আধুনিক জীবনগুলির মতো অনেক ক্ষেত্রেই কম্পিউটারগুলি ব্যক্তিগত অর্থের জন্য এবং ছোট এবং বড় ব্যবসার জন্য অ্যাকাউন্টিংয়ের উপায় রূপান্তরিত করেছে। ম্যানুয়াল এন্ট্রিগুলির অবিরাম সারি এবং হাতে গণনা করার পরিবর্তে, কম্পিউটারগুলি প্রাথমিক ডেটা একবার প্রবেশ করার পরে অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়াটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি করেছে। কিন্তু কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং অসুবিধাহীন নয়, এবং কম্পিউটার এবং অ্যাকাউন্টিং উভয় কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করার আগে বিবেচনা করা উচিত।
বর্ধিত উত্পাদনশীলতা
কম্পিউটার দক্ষতার জন্য বিখ্যাত, এবং অ্যাকাউন্টিং এই নিয়ম কোন ব্যতিক্রম। কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিংয়ের ব্যবহার ডুপ্লিকেটিং এন্ট্রি, হ্যান্ড লিখিত লেজার এবং নোট এবং ম্যানুয়াল ক্যালকুলেশনগুলি, স্টাফ সময় বাঁচায় এবং একই স্টাফগুলিকে বড় সংখ্যক লেনদেন এবং প্রতিবেদন পরিচালনা করার অনুমতি দেয়।
স্বয়ংক্রিয় রিপোর্ট জেনারেশন
প্রতিটি সময় তাদের প্রয়োজনীয় মান অনুযায়ী আর্থিক প্রতিবেদন তৈরি করতে বাধ্য হওয়ার পরিবর্তে, কম্পিউটারাইজড একাউন্টিং অ্যাকাউন্ট ব্যালেন্স, ট্রায়াল ব্যালেন্স, সাধারণ লেজার, মুনাফা এবং ক্ষতি বিবৃতি এবং অন্যান্য সাধারণ রিপোর্টিংয়ের প্রয়োজনীয়তাগুলির প্রায়শই অবিলম্বে তৈরির জন্য সরবরাহ করে।
উন্নত বিশুদ্ধতা
সঠিক অ্যাকাউন্টিংয়ের জন্য অনেকগুলি গণনার প্রয়োজন হয়, তাই কম্পিউটারগুলি মানুষের ত্রুটির একটি আদর্শ সমাধান। যদিও ডাটা এন্ট্রিয়ে ত্রুটিগুলি এখনও তৈরি করা যেতে পারে, কম্পিউটারের হিসাবগুলি কোম্পানির প্রতিবেদনগুলির নির্ভুলতা এবং নির্ভরযোগ্যতা বাড়ায়।
নমনীয়তা এবং timeliness
কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং ডেটা ম্যানিপুলিউটিংয়ে এক্সেল করে এবং প্রতিবেদন এবং ডেটা বিশ্লেষণের মধ্যে একটি নমনীয়তা সরবরাহ করে যা ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং মেলে না। যতক্ষণ না, তথ্যটি সময়মতভাবে প্রবেশ করা পর্যন্ত, আপডেট হওয়া প্রতিবেদনগুলিকে অবিলম্বে জেনারেট করা যেতে পারে যা কোম্পানির সর্বশেষ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে।
তথ্য সুরক্ষা সহজ
যে তথ্যটি দূষিত হয় বা প্রতিবেদনগুলি ক্ষতিগ্রস্ত হয় বা হারিয়ে যায়, সেক্ষেত্রে কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং ব্যাকআপ থেকে তাত্ক্ষণিক পুনরুদ্ধার সরবরাহ করে, যাতে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হারিয়ে যায় না তা নিশ্চিত করে। ডিজিটাল ব্যাকআপগুলি গুরুত্বপূর্ণ তথ্যের অতিরিক্ত সুরক্ষার জন্য- বা অফ-সাইটে রক্ষণাবেক্ষণ করা যেতে পারে।
স্টাফ সন্তুষ্টি
ম্যানুয়াল একাউন্টিংয়ের সাথে জড়িত রুটিন কাজগুলি অনেকগুলি দূর করে, কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের বিস্তৃত কাজগুলিতে ফোকাস করতে দেয় এবং বিরক্তিকর, পুনরাবৃত্তিমূলক কাজগুলি যেমন ম্যানুয়াল গণনার মতো সময় ব্যয় করে। ফলস্বরূপ, কর্মীদের বৃহত্তর চাকরি সন্তুষ্টি আশা করতে পারেন।
প্রাথমিক খরচ
অনেক সুবিধার সত্ত্বেও, কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিংয়ের একটি অসুবিধাটি সিস্টেম প্রতিষ্ঠার প্রাথমিক খরচ। কম্পিউটারের দাম বছরের পর বছর নাটকীয়ভাবে পতিত হয়েছে, অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যয়বহুল রয়ে গেছে এবং হাজার হাজার ডলার খরচ করতে পারে।
কর্মী প্রশিক্ষণ
কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে কর্মীদের জন্য অতিরিক্ত প্রশিক্ষণ খরচ বহন করে এবং এটি ব্যবহার করার আগে সিস্টেমটি স্থাপন করতে সময় লাগানোর জন্য কর্মীদের জন্য নির্দিষ্ট সফ্টওয়্যার প্রশিক্ষণ প্রয়োজন।
বিশ্বাসযোগ্যতা
কম্পিউটারাইজড একাউন্টিং সিস্টেমগুলি কম্পিউটারের ভাইরাস, পাওয়ার ব্যর্থতা এবং হার্ডওয়্যার ব্যর্থতার মতো সমস্যাগুলিকে দুর্বল করে তোলে যা নির্ভরযোগ্যতা এবং সিস্টেমের প্রাপ্যতা প্রভাবিত করতে পারে। কম্পিউটার সমস্যা সংশোধন করা সময় এবং উত্পাদনশীলতা হারানো হবে।
স্থাপনার সমস্যা
ব্যবসায়ের জন্য কঠিন অসুবিধা অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার সঠিকভাবে সেট আপ করতে ব্যর্থতার কারণে বা ব্যবসায়িক চাহিদাগুলি পূরণ করতে ভুল সফ্টওয়্যার প্যাকেজ নির্বাচন করতে পারে।অপর্যাপ্ত বা ভুল রিপোর্ট করা হতে পারে, সমস্যার সমাধান করতে বা একটি নতুন সফ্টওয়্যার সমাধান স্থাপনের জন্য সময় হারিয়ে যাওয়ার প্রয়োজন।
