প্রতিটি ব্যবসা সময়-সময়ে অভিযোগ চিঠি পায়। তাদের প্রতিক্রিয়া অবিলম্বে এবং পেশাগতভাবে আপনি আপনার গ্রাহকদের সঙ্গে ভাল সম্পর্ক বজায় রাখতে সাহায্য করতে পারেন।
সঠিক বিভাগ
যথাযথ বিভাগ থেকে আপনার চিঠি পাঠান যাতে নিশ্চিত হয় যে আপনার গ্রাহক জানেন যে সঠিক ব্যক্তিরা সমস্যাটির বিষয়ে জানেন এবং পরিস্থিতিটির সমাধান করছেন। কোম্পানির লটারহেডে চিঠিটি ফরম্যাট করুন এবং ঐতিহ্যগত ব্যবসা পত্র অনুসরণ করুন বিন্যাস নির্দেশিকা.
পরামর্শ
-
যথাযথ ট্র্যাকিং নিশ্চিত করার জন্য চিঠিতে অভিযোগ নম্বর, স্টোর বা অর্ডার নম্বর বা গ্রাহকের অ্যাকাউন্ট উল্লেখ করুন।
স্বীকার করুন এবং empathize
গ্রাহকের হতাশা স্বীকার, এবং যদি আপনি ভুল হয়, ক্ষমাপ্রার্থী। সমস্যা সমাধান এবং গ্রাহকদের সুখী রাখার জন্য আপনার কোম্পানির প্রতিশ্রুতিকে জোরদার করুন। উদাহরণস্বরূপ, "আপনি ভুল অর্ডার পেয়েছেন শুনে আমি দুঃখিত। এবিসি কোম্পানির শীর্ষ মানের সেবা প্রদান এবং ভুল সংশোধন করার অঙ্গীকার আমাদের রয়েছে।"
ঠিক কর
আপনি কি করছেন বর্ণনা করুন অভিযোগ ঠিকানা এবং সমস্যা সংশোধন করা। উদাহরণস্বরূপ, "আমি আপনার শিপিং বিভাগকে রাতারাতি আপনার প্রতিস্থাপন করার নির্দেশ দিয়েছি", অথবা "আমাদের শোরুমে আপনার কাছে যে অকর্মণ্য ছিল তার কর্মচারী সেই অনুযায়ী দোষারোপ করা হয়েছে।"
ধন্যবাদ বল
সমস্যার ক্ষেত্রটি আপনার মনোযোগে আনতে গ্রাহকের ধন্যবাদ এবং গ্রাহকের পৃষ্ঠপোষকতার জন্য আপনার উপলব্ধিটি নোট করুন। উদাহরণস্বরূপ, "এই বিষয়টি আমাদের মনোযোগে আনতে আপনাকে ধন্যবাদ। আমরা আপনার ব্যবসার প্রশংসা করি এবং আশা করি এই ঘটনাটি ভবিষ্যতে আমাদের কোম্পানিতে আপনার বিশ্বাসকে প্রভাবিত করবে না।"
অতিরিক্ত মাইল যান
গ্রাহক কিছু অতিরিক্ত প্রদান করে আপনার প্রতিক্রিয়া মিষ্টি। উদাহরণস্বরূপ, একটি উপহার কার্ড, একটি বিনামূল্যে পাস বা অন্য যেটি আপনাকে দেখায় সেটি কেবল পরিস্থিতির জন্য দুঃখিত নয়, তবে একজন গ্রাহক হিসাবে ব্যক্তিটিকে রাখার জন্য প্রতিশ্রুতিবদ্ধ। উদাহরণস্বরূপ, "আমি দুঃখিত আপনার প্রযুক্তিগত সমস্যাগুলির কারণে আপনার চলচ্চিত্রটি কমে গেছে। সংযুক্ত, অনুগ্রহ করে চারটি পরিপূরক চলচ্চিত্র পাস এবং বিনামূল্যে পপক্রন এবং নরম পানীয়গুলির জন্য একটি ভাউচার খুঁজুন।"
যখন অভিযোগ frivolous হয়
যদি কোন গ্রাহক একটি ভয়ানক অভিযোগ শুরু করে তবে তাদের হতাশাকে স্বীকার করুন আপনি কর্ম গ্রহণ করা হবে না কেন ব্যাখ্যা। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোন গ্রাহক কোনও আইটেমের জন্য অভিযোগ করেন তবে সেগুলি স্টক আউট, উদ্ধৃত সীমিত উৎপাদন বা ভারী চাহিদা। যদি অভিযোগটি এমন একজন কর্মচারীর সম্পর্কে হয় যিনি গ্রাহকের সাথে আচরণে কোম্পানির নির্দেশিকা অনুসরণ করে থাকেন তবে কোম্পানির নীতি ব্যাখ্যা করুন। উদাহরণস্বরূপ, "আমি বুঝতে পেরেছি যে আপনি হতাশ হয়েছিলেন আমরা A-14 উইন্ডশীল্ডের ওয়াইপারগুলির বাইরে ছিলাম, আইটেমটি ক্লিয়ারেন্সে ছিল এবং বন্ধ হয়ে গেছে। এজন্যই আমাদের সহযোগী বলেছিলেন যে তিনি আপনার জন্য কোন অতিরিক্ত ওয়াইপস অর্ডার করতে পারবেন না।"
