গ্রাহক পরিষেবা সাধারণত বর্তমান বা সম্ভাব্য গ্রাহকের সাথে যোগাযোগের প্রথম দিক। কিভাবে কোম্পানি প্রতিনিধি গ্রাহকের সাথে মিথস্ক্রিয়া করে সেটি বিক্রয় বা বিক্রির মধ্যে পার্থক্য, অথবা ফেরত, সন্তুষ্ট গ্রাহক হতে পারে। কোনও নির্দিষ্ট শব্দবিধি নেই যা অন্যের চেয়ে ভাল তবে গ্রাহকের সাথে কথা বলার সময় কিছু উপাদান রয়েছে যা অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
ভূমিকা
প্রতিনিধিকে অবশ্যই একজন আহ্বানকারীকে অভিনন্দন জানাতে হবে, কোম্পানির নাম উল্লেখ করতে হবে, নিজেকে পরিচয় দিতে এবং সহায়তা করতে প্রস্তাব দিতে হবে। এটি নিশ্চিত করে যে গ্রাহক যে কোম্পানীটি যোগাযোগ করছেন, তিনি যে ব্যক্তি কথা বলছেন এবং তিনি সহায়তা করতে ইচ্ছুক তা জানেন। নমুনা verbiage হয়, "হাই। এবিসি কোম্পানির সাথে যোগাযোগ করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমার নাম জনাথন। আমি কিভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারেন?" যদি গ্রাহক সেবা মুখোমুখি হয়, কেবল বলুন, "হাই, আমি কিভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি?"
শোধন
প্রায়ই, গ্রাহকরা বুঝতে বা শুনতে কঠিন। এই ক্ষেত্রে, প্রতিনিধি স্পষ্ট প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে, তারপর গ্রাহকের অনুরোধ পুনঃস্থাপন। উদাহরণস্বরূপ, ব্যবহারযোগ্য একটি শব্দটি হ'ল, "যদি আমি আপনাকে সঠিকভাবে বুঝতে পারি, মিসেস স্মিথ, আপনি যা বলছেন তা হল (গ্রাহকের উদ্বেগগুলি পুনরায় উল্লেখ করুন)। এটা কি সঠিক?" প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করে এবং গ্রাহকের চাহিদাগুলি পুনরায় উল্লেখ করে, এটি দেখায় যে প্রতিনিধিটি সক্রিয়ভাবে গ্রাহককে শোনাচ্ছে।
বন্ধ
কথোপকথন বন্ধ করার সময়, গ্রাহকের অনুরোধটি পুনঃস্থাপন করুন, অতিরিক্ত সহায়তা প্রদানের প্রস্তাব করুন, তারপরে মিথস্ক্রিয়া শেষ করুন। গ্রাহকের প্রয়োজনীয়তাগুলি পুনঃস্থাপন করা তার প্রতিনিধিকে কলটির কারণ বুঝতে পারে। অতিরিক্ত সহায়তার জন্য প্রস্তাবটি তাকে কোম্পানির সাথে মিথস্ক্রিয়া শেষ করার আগে অতিরিক্ত অনুরোধ করার সুযোগ দেয়। বন্ধ করার জন্য ব্যবহার করা যায় এমন Verbiage: "মিসেস স্মিথ, আপনি আজ আরো দুটি সিডি অনুরোধ করেছেন। আমরা তাদের 123 মুখ্য সেন্ট অ্যানটাউন, মার্কিন যুক্তরাষ্ট্র 12345 এ প্রেরণ করব। আমি কি আপনাকে সাহায্য করতে পারি এমন অন্য কিছু আছে?" এবিসি কোম্পানি এবং একটি ভাল দিন আছে। বিদায়। " মুখোমুখি মিথস্ক্রিয়াগুলির জন্য, কেবল বলুন, "আপনাকে ধন্যবাদ" অথবা, যদি গ্রাহক এখনও দোকানটি ব্রাউজ করছেন তবে "যদি আপনাকে সহায়তা প্রয়োজন হয় তবে দয়া করে আমাকে জানান।"
পেমেন্ট তথ্য
গ্রাহক পেমেন্ট তথ্য প্রদান করে, গ্রাহকের কাছে পেমেন্ট তথ্য পুনরাবৃত্তি করুন। ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার করা হয়, কার্ডের নাম যাচাই করুন, কার্ড নম্বর এবং গ্রাহকের কাছে মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখটি পুনরাবৃত্তি করুন। উদাহরণস্বরূপ, "স্মিথ স্মিথ, কার্ডটির নাম জেন মি। স্মিথ। ভিসা কার্ড নম্বর 1২34 4567 7890 0123 এবং মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখ 0511।" গ্রাহক সেবা মুখোমুখি হলে, "মিস স্মিথ, অনুগ্রহ করে প্রাপ্তির স্বাক্ষর করুন" বলতে উপযুক্ত হতে পারে।
অনুপ্রেরিত
যখন গ্রাহক ফলোআপ প্রয়োজন হয়, গ্রাহকের প্রত্যাশা সেট করুন। তাকে জানতে দিন কে, কখন এবং কেন কেউ তার সাথে যোগাযোগ করবে। যেমন শব্দটি ব্যবহার করুন, "মিসেস স্মিথ, আমি সফ্টওয়্যারের লাইসেন্স নম্বর পেতে ২5 জুন ২3 টায় আপনাকে যোগাযোগ করব।"
পরামর্শ
গ্রাহকদের বিনীত এবং নম্র হতে। গ্রাহকদের সাথে কথা বলার সময় "দয়া করে" এবং "আপনাকে ধন্যবাদ" ব্যবহার করতে দ্বিধা করবেন না। মাঝে মাঝে, গ্রাহকরা অবমাননাকর হতে পারে। গ্রাহকদের আপনার প্রতি অপবিত্র ভাষা ব্যবহার করার অনুমতি দেবেন না। সেই ক্ষেত্রে, কলারটিকে হোল্ডে রাখুন অথবা গ্রাহকের কাছে সুপারভাইজার বা পরিচালকের সাথে যোগাযোগ করার অনুমতি দিন।
