কর্মসংস্থান ও শ্রম আইন লঙ্ঘন ছাড়া কর্মচারী কর্মীদের ফাইল কিভাবে বজায় রাখা যায়

যে সময় থেকে একজন নিয়োগকর্তার চাকরির অবসান হওয়ার সময় একজন সম্ভাব্য কর্মচারীর সাথে তাদের প্রথম যোগাযোগ আছে, কর্মচারী সম্পর্কিত লিখিত রেকর্ড প্রতিটি কর্মচারীর নামে কর্মচারী কর্মীদের ফাইলে রাখা উচিত। সঠিকভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা এই কর্মসংস্থান ফাইলগুলি সম্ভবত নিয়োগকর্তাকে চাকুরী ও শ্রম আইন লঙ্ঘনের মতো ভবিষ্যত দায় থেকে ভুলভাবে পরিত্যাগ করা বা কর্মসংস্থান বৈষম্যের সুরক্ষা করতে পারে।

আইটেম আপনি প্রয়োজন হবে

• ফাইল ক্যাবিনেটের লকিং বা সীমিত প্রবেশাধিকার দিয়ে একটি নিরাপদ রুম

• ফাইল ফোল্ডারস

আপনি কর্মচারী কর্মীদের ফাইল রাখা প্রয়োজন বুঝতে। এই কর্মক্ষেত্রে কি ঘটেছে তার কোম্পানির কর্মচারী এবং রেকর্ড। কর্মীদের ফাইলগুলিতে রক্ষিত রেকর্ডগুলি ভবিষ্যত আইনী কার্যক্রমে নিয়োগকর্তাকে সুরক্ষিত রাখতে এবং নীতি সমস্যা, বেতন এবং সুবিধা সম্পর্কিত বিষয়গুলি, কাজের কর্তব্য এবং দায়িত্ব, শৃঙ্খলাবদ্ধ বা সংশোধনমূলক পদক্ষেপ এবং অভিযোগগুলির উপর ভুল বোঝাবুঝিগুলি পরিষ্কার করতে সহায়তা করতে পারে।

তাই একজন কর্মচারী কর্মী ফাইল মধ্যে যেতে হবে? নিম্নোক্ত নথি এবং রেকর্ডগুলি প্রত্যেক কর্মচারীর উপর মানব সম্পদ পেশাদার, বা পরিচালকদের দ্বারা রক্ষণাবেক্ষণ করা উচিত। কাজের বিবরণী চাকরীর আবেদন চাকরির প্রস্তাব আইআরএস ফর্ম W-4 কর্মচারী হ্যান্ডবুকের প্রাপ্তি (প্রায়ই হ্যান্ডবুকের একটি অনুলিপি রাখার জন্য একটি ভাল ধারণা, বিশেষত যখন এটি সময়-সময়ে পরিবর্তিত হতে পারে। এইভাবে সবাই জানেন যে কর্মচারী স্বাক্ষরিত হ্যান্ডবোর্ডের শর্তাবলী কী করে।) দেওয়া কোন কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন কর্মচারী সুবিধা সাইন আপ ফর্ম পুরস্কার কর্মচারী সম্পর্কে অভিযোগ এবং অভিনন্দন প্রাপ্ত শাস্তিমূলক কর্ম বা সতর্কতা * উপস্থিতি রেকর্ড এটি প্রত্যেকটি ভিন্ন ধরনের রেকর্ড তার নিজস্ব ট্যাব আছে বাঞ্ছনীয়।

মেডিকেল রেকর্ড এবং ইমিগ্রেশন ফর্ম পৃথক ফাইল রাখা উচিত। যেহেতু আপনি একজন ব্যক্তির অভিবাসন স্থিতির উপর ভিত্তি করে কর্মসংস্থান সিদ্ধান্ত নিতে পারবেন না, তারা মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে কাজ করার অধিকার আছে বলে ধরে নেওয়া এবং যুক্তরাষ্ট্রীয় সরকারের আই -9 পর্যালোচনা করার অধিকার রয়েছে, সম্ভবত এটি আলাদা রাখা ভাল। এছাড়াও, যতক্ষন না মেডিকেল রেকর্ডগুলি উদ্বিগ্ন, আমেরিকানরা ডিসএবিলিটি অ্যাক্ট (এডিএ) তে গোপনীয়তা এবং পোস্টের অ্যাক্সেসের জন্য ডাক্তারি রেকর্ডগুলিতে অ্যাক্সেসের জন্য খুব কঠোর নিয়ম রয়েছে, তাই এটি একটি পৃথক ফাইলে রাখা এবং সীমিত সহ মন্ত্রিসভা ফাইল করা আবশ্যক। অ্যাক্সেস। এডিএ সুপারভাইজারদের কাছে এই রেকর্ডগুলিতে তথ্য প্রকাশের সীমাবদ্ধ করে, যতক্ষন কর্মচারী তাদের কর্তব্যের উপর প্রয়োজনীয় সীমাবদ্ধতা বা থাকার প্রয়োজন হয়; জরুরী চিকিৎসা সেবা ক্ষেত্রে ফার্স্ট এইড কর্মীদের; এবং সীমিত পরিস্থিতিতে সরকার ও বীমা কর্মকর্তারা।

তথ্যটি ভুল যে কোম্পানিটি নোটিশে অবিলম্বে কর্মচারীর কর্মীদের ফাইলের ভুল তথ্য সংশোধন করা জরুরি।

কর্মীদের কর্মীদের ফাইলগুলি লক করা উচিত এবং কেবলমাত্র সেই ব্যক্তিদের কাছে উপলব্ধ করা উচিত যাদের বৈধ ব্যবসা আছে তাদের ফাইলটিতে অ্যাক্সেস থাকা দরকার। একটি পরিচালক বা প্রথম লাইন সুপারভাইজারকে প্রচার এবং শৃঙ্খলাবদ্ধ ক্রিয়াকলাপ সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য অ্যাক্সেসের প্রয়োজন হতে পারে। বৈধ ব্যবসা ছাড়া যে কেউ ফাইল অ্যাক্সেস করতে চাইলে এটি দেখতে চায়, তাদের একটি বৈধ সাবপেনা প্রয়োজন। অন্যথা, কর্মচারীর গোপনীয়তা অধিকার লঙ্ঘন করা যেতে পারে।

সাধারণভাবে, কর্মচারীকে কর্মচারীর কাছ থেকে উপযুক্ত অনুরোধ ব্যতিরেকে কর্মচারীকে কোনও কর্মচারীর কাছে প্রকাশ করার প্রয়োজন নেই। এটি সম্ভবত একটি ভাল ব্যবসায়িক অনুশীলন, তবে কর্মচারীদের তাদের ফাইলের কী কী তা জানাতে রাখা। এই ভাবে, আপনার কোনও সীমাবদ্ধ কর্মচারী নেই, যখন তারা শৃঙ্খলাবদ্ধ বা বাতিল হয়ে যায়। এই সাধারণ নিয়ম ব্যতিক্রম ব্যতিক্রম ফেয়ার ক্রেডিট রিপোর্টিং অ্যাক্ট (FCRA) এর বিধান। আপনি যদি ক্রেডিট রিপোর্টে থাকা কোনটির উপর প্রতিকূল পদক্ষেপ গ্রহণ করেন তবে এটি আপনাকে কর্মচারী বা সম্ভাব্য কর্মচারীদের জানাতে হবে।

তাদের কর্মীদের ফাইলের কর্মচারীদের কাছে নোটিশের ইস্যু থেকে পৃথক অ্যাক্সেসের সমস্যা। অনেক রাজ্যের নিয়োগকর্তা কর্মচারী, এবং সাবেক কর্মীদের, তাদের কর্মচারী কর্মীদের ফাইল অ্যাক্সেস দিতে প্রয়োজন। এটি গুরুত্বপূর্ণ, মানব সম্পদ পেশাদার বা ব্যবসায়ীর মালিক হিসাবে, আপনি এই বিষয়ে আপনার রাষ্ট্রের আইন সম্পর্কে নিজেকে পরিচয় দেন। যদিও সাধারণ নিয়ম হিসাবে, কর্মচারী দ্বারা অ্যাক্সেস যুক্তিসঙ্গত হতে হবে এবং ব্যবস্থাপনাটির সদস্যকে অবশ্যই কিছু না নেওয়া বা পরিবর্তন করার জন্য উপস্থিত থাকতে হবে। কিছু রাষ্ট্র আইন কর্মচারী কপি করতে অনুমতি দেয়, তারা যদি, কোম্পানির কাছ থেকে কেউ আছে কপি। কর্মচারী তাদের কর্মীদের ফাইল দেখতে পারেন কি সীমা হতে হবে। যদি রেফারেন্স অক্ষর, অপরাধমূলক তদন্ত এবং অন্য কোনও গোপনীয়তা অধিকারের লঙ্ঘন করতে পারে এমন অন্যান্য তথ্য সংবেদনশীল বিষয়গুলি থাকে তবে এটিকে অ্যাক্সেস অস্বীকার করা যেতে পারে। কর্মচারী এর কর্মীদের ফাইলের মধ্যে পৃথক আইটেমগুলির অধীনে এই আইটেমগুলিকে রাখতে এখানে একটি ভাল ধারণা। কিছু রাষ্ট্র আইন কর্মচারী শাস্তিমূলক কর্ম বা মূল্যায়ন করতে rebuttals জমা দিতে পারে।

পরামর্শ

• রাষ্ট্রের আইনের একটি অনুলিপি রাখুন, যদি আপনার রাজ্যে কেউ থাকে, কর্মচারী কর্মীদের ফাইলগুলি পোস্ট বা সহজে অ্যাক্সেস করতে, যেখানে এই ফাইলগুলি রাখা হয়। এটি কী এবং কি অনুমোদিত নয় তার উপর পরিচালন এবং কর্মচারীর মধ্যে যে কোন দ্বন্দ্ব এড়াতে পারবে।

সতর্কতা

রক্ষণাবেক্ষণ এবং তাদের কর্মীদের রেকর্ডের অ্যাক্সেসের সময় প্রত্যেক কর্মচারীকে অবশ্যই একই আচরণ করা উচিত। অনুশীলন কোন বিচ্যুতি কোম্পানী মামলা করতে পারেন। আপনার কর্মচারী কর্মীদের ফাইলগুলি কীভাবে বজায় রাখতে হবে সে বিষয়ে আপনার কোন সন্দেহ থাকলে, একজন আইনজীবির সাথে পরামর্শ করুন।