একজন কর্মচারী, সরবরাহকারী বা নীতিধারারকে যখন তাদের চুক্তি পুনর্নবীকরণ করা হচ্ছে না তা বিজ্ঞাপনের সময়, আপনাকে একটি পুনর্নবীকরণযোগ্য চিঠি পাঠাতে হবে। কৌশল এবং পেশাদারিত্বের সাথে এই চিঠিটি লেখার সময় এবং হৃদরোগ উল্লেখ না করার জন্য একটি বিচিত্র বিচ্ছেদ সহজতর করতে পারে। এটি একটি কিছুটা চতুর কৌশল; অ পুনর্নবীকরণের অক্ষর অবশ্যই দৃঢ়ভাবে বিবৃত অবস্থান এবং প্রাপকের আবেগগুলির সংবেদনশীলতার মধ্যে ভারসাম্যপূর্ণ হওয়া আবশ্যক।
স্পষ্টভাবে আপনার উদ্দেশ্য রাষ্ট্র
পরিষ্কারভাবে আপনার উদ্দেশ্য রাষ্ট্র। অচলতা পরে বিভ্রান্তির জন্য দরজা খুলতে পারেন। প্রশ্নে ব্যবসা বা প্রতিষ্ঠানের নাম উল্লেখ করার পরে, পাঠকটি পুনর্নবীকরণ করা হচ্ছে তা ব্যাখ্যা করুন। আরো সংবেদনশীল বিষয়গুলির জন্য, যেমন একটি কাজের অবস্থান, চিঠিটি একটি ফোন কল বা ব্যক্তিগত মিটিংটি সংক্ষিপ্তভাবে পুনর্নবীকরণের কারণ ব্যাখ্যা করে অনুসরণ করা উচিত।
উদাহরণ:
আপনি এই চিঠিটি পেয়েছেন কারণ আপনি বর্তমানে আমাদের অফিসের জন্য একটি মাসিক কফি পরিষেবা সরবরাহ করছেন যা আমাদের আগামী মাসে কার্যকর বাতিল করতে হবে।
ব্যাকস্টোরি প্রদান করুন
অ পুনর্নবীকরণের জন্য একটি সৎ কারণ দিন। আপনার প্রাপক সিদ্ধান্তের জন্য একটি বৈধ ব্যাখ্যা প্রাপ্য। অনেক ক্ষেত্রে, কারণটি নীতির পরিবর্তন, বাজেটের কাট, বা অবস্থানের নিয়মিত অবসান হিসাবে সহজ হতে পারে। সিদ্ধান্ত দুর্বল কর্মক্ষমতা উপর ভিত্তি করে ছিল, একটি উদাহরণ দিয়ে তাই বলে। Cattiness বা overly অভিযোগমূলক বিবৃতি এড়াতে; পরিবর্তে, শান্ত এবং পেশাদারী থাকা। ভুল সিদ্ধান্ত বা খারাপ কর্মক্ষমতা কোনো বিবৃতি ব্যাক আপ আপনি নির্দিষ্ট ঘটনা রিপোর্ট আছে নিশ্চিত হন সিদ্ধান্ত সিদ্ধান্ত আসতে হবে।
উদাহরণ:
কাজের দক্ষতা আপনার কর্মক্ষমতা, বিশেষত সময়কাল এবং কাজের প্রতি প্রতিশ্রুতির কারণে আপনাকে অ পুনর্নবীকরণ করা হচ্ছে।
উপলব্ধ বিকল্প আলোচনা
প্রাপক উপলব্ধ অপশন ব্যাখ্যা করুন। একটি নীতি পরিবর্তনের জন্য, বিকল্প এবং সমাপ্তির নির্দিষ্ট তারিখ দিন। একটি কর্মক্ষেত্রে বা সরবরাহকারীর চুক্তি পুনর্নবীকরণের ক্ষেত্রে, শুধুমাত্র সময়সীমা দেওয়ার জন্য নয়, তবে অবশিষ্ট ছুটির সময় এবং দায়িত্বগুলির বিষয়ে নির্দেশাবলী সমালোচনামূলক। এটি একটি সুযোগ, আপনি চয়ন করা উচিত, প্রাপক অ-পুনর্নবীকরণ আবেদন করার প্রক্রিয়া সম্পর্কে অবহিত। আরও তথ্যের জন্য সেই প্রক্রিয়ার দায়িত্বে থাকা ব্যক্তি বা উপযুক্ত ওয়েবসাইটের লিঙ্কের জন্য যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করুন।
উদাহরণ:
অনুগ্রহ করে মনে রাখবেন যে আমাদের সাথে আপনার সেবা কার্যকর ফেব্রুয়ারী 1 বন্ধ করবে। যদিও আমাদের বর্তমানে আপনার পরিষেবাগুলির প্রয়োজন নেই, আমরা ভবিষ্যতে আমাদের বাজেট বাড়ানোর মতো ভবিষ্যতেও হতে পারি, তাই অনুগ্রহ করে আমাদের সাথে বছরের পরের দিকে আবার চেক করুন যেভাবে আমরা আমাদের পুনঃমূল্যায়ন করব চাহিদা.
রাজত্ব গণনা
নম্র ব্যবহার কর. অনেক ক্ষেত্রে, একটি পুনর্নবীকরণ প্রাপকের কাছে অবাক হয়ে আসে এবং এটি একটি কঠিন চিঠি পড়তে পারে কারণ এটি প্রায়শই একটি বড় জীবন বা রাজস্ব পরিবর্তনকে প্রতিনিধিত্ব করে। কর্মচারী, নীতিধারক বা সরবরাহকারীকে তাদের সময় এবং ব্যবসায়ের জন্য অবদানের জন্য ধন্যবাদ এবং যেখানে উপযুক্ত, তাদের ভবিষ্যতের প্রচেষ্টায় ভাগ্য কামনা করুন। যাইহোক, সিদ্ধান্ত সম্পর্কে কোন ভুল বা সন্দেহের প্রতি ইঙ্গিত করবেন না কারণ এটি প্রাপকের কাছে সিদ্ধান্ত নিতে পারে যে সে সিদ্ধান্তটি প্রতিযোগিতা করবে বা এমনকি আদালতেও নেবে।
উদাহরণ:
আপনি আমাদের ব্যবসার জন্য মূল্যবান অবদান জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আমরা ভবিষ্যতে প্রচেষ্টার উপর আপনি ভাগ্য কামনা করি।
সঠিক ফরম্যাট
আপনার নাম এবং অবস্থান সঙ্গে চিঠি সাইন ইন করুন। আপনার শিরোনাম এবং যোগাযোগের তথ্য দিন যাতে প্রাপক সিদ্ধান্তে আপনার কর্তৃত্ব বুঝতে পারবেন এবং প্রশ্নগুলির সাথে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে সক্ষম হবেন। যদি আপনি কেবল নীতি পরিবর্তনের প্রতিবেদন করছেন, তবে নন-পুনর্নবীকরণটি সেই নীতি অনুসারে হয় এবং এটি রেফারেন্সের জন্য সংযুক্ত করুন।
ছোট মুদ্রণ পড়ুন নিশ্চিত হতে হবে
আপনি যদি ব্যক্তি বা পরিষেবাদির সাথে লিখিত চুক্তি করেন তবে আপনি পুনর্নবীকরণের জন্য চয়ন করছেন, সূক্ষ্ম মুদ্রণটি পড়তে ভুলবেন না। চুক্তির অবসান কীভাবে এবং কখন আপনি শেষ করতে পারেন তা সম্পর্কে স্পষ্টতা থাকতে পারে যাতে আপনি চুক্তির পরিস্থিতি ভঙ্গ করতে না পারেন। এটি যদি স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনর্নবীকরণের চুক্তি হয়, যেমন একটি মাসিক পরিষেবাদির জন্য, এটি বাতিল করার এবং উপযুক্ত বিভাগে পাঠানোর জন্য আপনার অনুরোধ লিখতে লিখুন। আপনি পরিষেবা শেষ করতে চান তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। কেন আপনি কারণ অন্তর্ভুক্ত করতে চান তাহলে এটা আপনার উপর। আপনি যদি পুনর্নবীকরণের সময়ের আগে বাতিল না করেন তবে আপনি বাতিলকরণ ফি দিয়ে আটকে থাকতে পারেন, সুতরাং আপনি যখন স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুনর্নবীকরণ চুক্তিতে প্রবেশ করবেন তখন বাতিল করার জন্য কোনও নির্দিষ্ট সময়সীমা নোট করুন।
