মেমো বিতরণ ব্যবহার করে আপনি আপনার ব্যবসার জায়গায় অন্য লোকেদের সাথে যোগাযোগ করতে পারেন এমন নির্দিষ্ট বিষয়গুলি রয়েছে। একটি মেমো সাধারণত সহকর্মী কর্মীদের কাছে কিছু গুরুত্বপূর্ণ যোগাযোগ করে এবং সাধারণত এটি কোম্পানির মধ্যে অন্তত একজন ব্যক্তির কাছে বিতরণ করা হয়। হারিয়ে যাওয়া ফাইলগুলির মতো প্রত্যেককে জরুরি কিছু সম্পর্কে জানাতে একটি মেমোও ব্যবহার করা যেতে পারে। হারিয়ে যাওয়া ফাইলগুলি ব্যবসায়ের ক্রিয়াকলাপকে প্রভাবিত করতে পারে এবং শ্রমিকদের সমস্যা সম্পর্কে সতর্ক হওয়া উচিত এবং যত তাড়াতাড়ি সম্ভব তারা কীভাবে সহায়তা করতে পারে।
হারিয়ে ফাইল সম্পর্কে মেমো জন্য শিরোনাম সম্পূর্ণ করুন। এই তারিখ, বিষয়, মেমো কে এবং এটি থেকে যারা জন্য একটি লাইন রয়েছে। এই লাইনগুলির "তারিখ," "বিষয়," "টু," এবং "থেকে।" লেবেলযুক্ত করা হয়েছে, অন্তত "হারিয়ে যাওয়া ফাইল" বলতে হবে তবে কোন ফাইলগুলি হারিয়েছে তাও বর্ণনা করতে পারে।
সরাসরি শিরোনাম অধীনে প্রথম অনুচ্ছেদে সংক্ষেপে সমস্যা ব্যাখ্যা করুন। এটি অবশ্যই কোন ফাইলগুলি হারিয়েছে, যেমন একটি নির্দিষ্ট ক্লায়েন্ট বা প্রকল্পের জন্য ফাইলগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। এতে আপনি কীভাবে ফাইলগুলি হারিয়েছেন তা বিশ্বাস করতে পারেন, যেখানে তারা হতে পারে এবং তাদের খুঁজে বের করা কতটা জরুরি তা অন্তর্ভুক্ত করতে পারে।
পরবর্তী বিভাগে সমস্যা সম্পর্কে আরও বর্ণনা করুন। এই সময়ে হারিয়ে ফাইল সম্পর্কে আরো বিস্তারিত পান। আপনি ক্লায়েন্ট বা প্রকল্প সম্পর্কে ফাইল সরবরাহ করতে পারেন বা ফাইলগুলি কর্মচারীদের দ্বারা কীভাবে দেখা যেতে পারে সে সম্পর্কে আরও তথ্য সরবরাহ করতে পারে। এই মুহুর্তে, একটি নির্দিষ্ট তারিখ ফাইল দ্বারা পাওয়া আবশ্যক দিতে।
মেমো প্রাপককে চূড়ান্ত বিভাগে আপনি কী করতে চান তা বলুন। এই নির্দিষ্ট অ্যাকশন আইটেমগুলি যেমন ডেটাবেস এক্স-এ অনুসন্ধান করা উচিত বা আপনার ব্যক্তিগত ফাইলগুলির মাধ্যমে আপনার কোম্পানির কম্পিউটার বা ফ্ল্যাশ ড্রাইভে হারিয়ে যাওয়া ফাইলগুলি সংরক্ষণ করা উচিত। ফাইলটি অবশ্যই পাওয়া যাবে এমন তারিখটি পুনরাবৃত্তি করুন।
মেমো প্রুফড। আপনি লিখিত রেকর্ড না থাকা ফাইলগুলির সম্পর্কে যে কোনও সংবেদনশীল তথ্য অন্তর্ভুক্ত করবেন না তা নিশ্চিত করুন। এছাড়াও, নিশ্চিত করুন যে আপনি হারিয়ে যাওয়া ফাইলগুলিকে স্পষ্টভাবে খুঁজে পাওয়ার গুরুত্ব উল্লেখ করেছেন।
