একটি ফ্যাক্স, যা ফ্যাক্সিমিল নামেও পরিচিত, স্ক্যান করা কাগজের নথির বৈদ্যুতিন সংক্রমণ। পাঠানো নথির কোনও ফরম্যাট হতে পারে, তবে এটি অবশ্যই একটি ফ্যাক্স কভার শীট দিয়ে আগেই থাকা উচিত। এই ফ্যাক্স কভার শীট ফর্ম্যাটিং সামান্য পরিবর্তিত হতে পারে, কিন্তু কিছু অপরিহার্য উপাদান আছে যা সবসময় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
অপরিহার্য উপাদান
কিছু আইটেম সবসময় ফ্যাক্স কভার লেটারে অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত, যেমন প্রাপকের নাম, ফ্যাক্স হওয়া পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা, কভার লেটার এবং তারিখ সহ। এছাড়াও আপনার নাম, ফ্যাক্স নম্বর এবং ফোন নম্বর অন্তর্ভুক্ত করুন।
অন্যান্য স্ট্যান্ডার্ড উপাদান
অপ্রাসঙ্গিক অন্যান্য আইটেমগুলি কিন্তু আপনার ফ্যাক্স কভার শীটগুলিতে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে প্রাপকের যোগাযোগের তথ্য, ফ্যাক্সের বিষয় এবং প্রাপকের কাছে আপনার যে কোনও নোট। আপনি অতিরিক্ত প্রেরকের তথ্য যেমন আপনার ব্যবসার নাম বা ওয়েবসাইটের URL অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
একটি স্ট্যান্ডার্ড নমুনা বিন্যাস ব্যবহার করুন
আপনি একটি ফ্যাক্স কভার অক্ষর পাঠানোর সময় একটি আদর্শ বিন্যাস ব্যবহার করুন, এবং টেমপ্লেট প্রায় সব শব্দ-প্রক্রিয়াকরণ প্রোগ্রামে উপলব্ধ। একটি সাধারণ বিন্যাসে প্রাপকের নাম, ফ্যাক্স এবং বাম দিকের ফোন এবং ডান পাশে প্রেরকের নাম, ফ্যাক্স এবং ফোন তালিকাভুক্ত করা হয়েছে, এই দুটি বিভাগগুলির নীচে অতিরিক্ত উপাদানগুলি রয়েছে।
