কোন সেট ফ্যাক্স বিন্যাসে প্রতিটি পরিস্থিতি ফিট করে। তবে, কিছু সাধারণ নির্দেশিকা অনুসরণ করে ফ্যাক্সের প্রাপককে ফ্যাক্সে দ্রুত তথ্য সনাক্ত করতে সহায়তা করবে। এই নির্দেশিকাগুলি নিশ্চিত করবে যে ফ্যাক্সের মাধ্যমে প্রাপক কোনও সমস্যায় পড়বে না এবং যখন আপনি এটি পাঠাতে সমস্যাগুলি এড়াবেন।
আপনার ফ্যাক্স 10 থেকে 12 পৃষ্ঠা দীর্ঘ রাখুন। অনেক ছোট অফিস ফ্যাক্স মেশিন একযোগে অনেক পৃষ্ঠা পরিচালনা করতে পারে না। বড় ফ্যাক্সগুলি ফ্যাক্স মেশিনগুলির সাথে ভাগ করা ফোন লাইনগুলিকেও সংযুক্ত করে। আপনি যদি 10 থেকে 1২ টি পৃষ্ঠা পাঠাতে থাকেন তবে একাধিক ব্যাচগুলিতে আপনার ফ্যাক্সটি ভেঙ্গে ফেলুন। প্রাপককে আপনার কাছ থেকে একাধিক ফ্যাক্স আশা করতে বলুন।
কম পৃষ্ঠাগুলি অর্জন করতে আপনাকে সহায়তা করার জন্য পৃষ্ঠা মার্জিন বা ফন্ট আকার সামঞ্জস্য করুন। যাইহোক, মনে রাখবেন যে ছোট্ট ফন্টের আকার পড়তে খুব সহজ নাও হতে পারে এবং ছোট মার্জিনগুলি পুনরায় শুরু করার মতো অপ্রাসঙ্গিক দেখতে পারে। অন্তত একটি 11-পয়েন্ট ফন্ট ব্যবহার করুন।
সম্ভব যখন একটি ব্যবসা-অক্ষর বিন্যাসে ফ্যাক্স লিখুন। মার্জিন বাম এবং ডান দিকে এক ইঞ্চি এবং উপরের এবং নীচে, যদি সম্ভব হয় তাহলে দেড় ইঞ্চি হওয়া উচিত। একক স্থান আপনার অক্ষর, অনুচ্ছেদের মধ্যে ডবল ব্যবধান। সালামের আগে প্রেরক এবং গ্রহীতার জন্য উপরের এবং ঠিকানা ব্লকের একটি ডেটলাইন অন্তর্ভুক্ত করুন। প্রেরকের ঠিকানা ব্লক প্রথম যায়।
আপনার ফ্যাক্স সঙ্গে একটি কভার পৃষ্ঠা অন্তর্ভুক্ত করুন। কভার পৃষ্ঠায় নির্দিষ্ট বিন্যাস ফর্ম্যাট অনুসরণ করতে হবে না তবে এটি প্রেরকের এবং প্রাপকের যোগাযোগের তথ্য, ফ্যাক্সের কতগুলি পৃষ্ঠা রয়েছে এবং ফ্যাক্স কী কী বলছে সে বিষয়ে একটি বিষয় লাইন অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। ফ্যাক্স সংক্রান্ত কোন ব্যক্তিগত মন্তব্যের জন্য কয়েক লাইন যোগ করুন। যোগাযোগের তথ্য ব্যক্তি এবং কোম্পানির নাম, বিভাগের নাম, ঠিকানা, ইমেল ঠিকানা এবং ফোন নম্বর অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। কভার লেটারটি পড়তে সহজ হওয়া উচিত যাতে প্রাপক দ্রুত এটির তথ্য খুঁজে পেতে পারেন।
যদি সম্ভব হয়, গ্রাফিক্স সঙ্গে ফ্যাক্স প্রেরণ করা এড়িয়ে চলুন। তারা প্রেরণ এবং গ্রহণ করার জন্য অনেক সময় নেয়, এবং তারা কালি অনেক বর্জ্য। এছাড়াও, তারা সাধারণত কমপক্ষে-মানের মুদ্রণের কারণে ফ্যাক্সগুলিতে খুব ভাল দেখায় না।
