একটি সম্মেলন কক্ষ কোম্পানির কার্যনির্বাহীদের দ্বারা সভা অনুষ্ঠিত এবং সহকর্মী কর্মীদের বা পরিদর্শন ব্যবসায়ীদের জন্য ইভেন্ট হোস্ট করার জন্য ব্যবহৃত হয়। কনফারেন্স রুমের সেটআপটি লোকজনকে কিভাবে মিটিংয়ের সম্মুখীন হতে পারে সেগুলি ব্যাপকভাবে প্রভাবিত করতে পারে, কারণ পিছনে বসে থাকা লোকেরা ঘরের সামনের দিকে যা যা চলছে তা শুনতে বা দেখতে পাবে না। কনফারেন্স রুম সেটআপ করা শুরু করার আগে, প্রদত্ত স্থানটির জন্য কোন সেটআপ সেরা কাজ করে তা নির্ধারণ করতে স্থান বিশ্লেষণ করুন। জড়িত সবাই এই উপস্থাপনা বা ঘটনা সময় একই অভিজ্ঞতা থাকবে।
আপনি স্থান নকশা শুরু করার আগে কনফারেন্স রুম কাছাকাছি হাঁটা। ঘরের সামনে সব বৈদ্যুতিক আউটলেটগুলি খুঁজে বের করুন, যেমন বৈদ্যুতিক কক্ষের প্রয়োজন হতে পারে। প্রজেক্টর এবং পর্দার কাজ করার জন্য বিদ্যুৎ প্রয়োজন হতে পারে, তাই আউটলেটগুলি উপলব্ধ যেখানে রুম সামনে সেট আপ। ভবনে তারতম্য কমানোর জন্য এটি করা হয়, কারণ লোকেরা কনফারেন্স রুমে ঘুরে বেড়াতে তাদের উপর ভ্রমণ করতে পারে।
স্থানটির আকার বিশ্লেষণ করুন এবং সংস্থার প্রয়োজনীয়তার সাথে আকার তুলনা করুন। যদি কোম্পানী একযোগে 20 জন বা তারও কম লোকের সাথে মিটিংয়ের জন্য একটি স্থান সন্ধান করে, তবে নির্দিষ্ট সময়গুলিতে শত শত লোককে রাখার জন্য প্রয়োজনীয় স্থান থেকে টেবিল এবং চেয়ারগুলির সেটআপ ভিন্ন। উত্থাপিত সারিগুলির সাথে থিয়েটার-শৈলী সেটআপ ব্যবহার করে U- আকৃতির সেটআপের বিরোধিতায় শত শত মানুষের পক্ষে আরও কার্যকর হতে পারে, কারণ U- আকৃতির কনফিগারেশন 20 জন বা তারও কমের জন্য উপযুক্ত। একমাত্র কনফারেন্স টেবিল শুধুমাত্র তখনই ব্যবহার করা উচিত যখন কোম্পানি শুধুমাত্র একবারে কমপক্ষে 15 জন ব্যক্তিকে হোস্ট করার পরিকল্পনা করছে, কারণ টেবিলের এক প্রান্তে থাকা কর্মচারীরা বিপরীত দিকে বসে থাকা লোকজনকে শুনতে সক্ষম হবেন।
স্থান টেবিল এবং চেয়ার যোগ করার আগে সামনে একটি উপস্থাপনা পর্দা বা প্রজেক্টর যোগ করুন। সমস্ত বৈদ্যুতিক ডিভাইস প্লাগ এবং দেয়াল বরাবর বা কার্পেট নীচে তারের লুকান।
কনফারেন্স রুমের জন্য আপনি পছন্দসই কনফিগারেশনে টেবিলগুলি স্থাপন করুন। যদি আপনি U-আকৃতি পদ্ধতিটি ব্যবহার করেন তবে টেবিলগুলি একসাথে বন্ধ করা উচিত। থিয়েটার সেটআপ উত্থাপিত বাক্স বা প্ল্যাটফর্ম উপর স্থাপন করা টেবিল প্রয়োজন। আপনি টেবিল যোগ শুরু করার আগে প্ল্যাটফর্ম পছন্দসই স্থান মধ্যে রাখুন।
স্থান কাছাকাছি ঘুরুন এবং টেবিলের পিছনে নিজেকে পরীক্ষা করুন যদি প্রতিটি সীট বাধা ছাড়া রুমে সামনের দিকে দেখার শর্তে গ্রহণযোগ্য। কাউকে এমন জায়গায় বসবেন না যেখানে তিনি সামনে দেখতে পারবেন না। চেয়ারে চেয়ার যোগ করার আগে এটি করুন, কারণ রুমের চেয়ার এবং টেবিলগুলির সাথে সেটআপটি পরিবর্তন করা আরও কঠিন হতে পারে।
কনফারেন্স রুমের সকল চেয়ার যোগ করুন এবং মেঝে স্থান সংরক্ষণ করতে টেবিলগুলির নীচে চেয়ারগুলি আটকান। এই কনফারেন্স রুম বড় এবং আরো সংগঠিত চেহারা করা হবে।
একটি ইভেন্টের আগে পানি, কলম, কাগজ প্যাড এবং সম্ভবত সম্ভাব্য ফল বোতল যোগ করুন।
