অনেক কোম্পানি অফিস সরবরাহ, ব্যবসা-সংক্রান্ত খাবার এবং ভ্রমণের খরচ সহ বিভিন্ন কেনাকাটাগুলির জন্য ক্রেডিট কার্ডগুলি ইস্যু করে। তবে, সময়ে সময়ে, কর্মচারীরা কোম্পানির ক্রেডিট কার্ডের অপব্যবহার করতে পারে, পরিবর্তে ভুল কাজের ধরন সম্পর্কিত ব্যয়গুলি বা ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য, নগদ অগ্রগতি, ব্যক্তিগত ভ্রমণ, বাড়ির সংশ্লিষ্ট খরচ এবং আরও অনেক কিছু সহ আরও খারাপের জন্য এটি স্যুইপ করে। একবার আপনি যদি একজন কর্মচারী অযোগ্যভাবে কোম্পানির ক্রেডিট ব্যবহার করেছেন তা খুঁজে পান, তাড়াতাড়ি কাজ করুন যাতে অন্যান্য কর্মচারীরা মামলা অনুসরণ করে না বা অপব্যবহার চলতে থাকে।
কোম্পানির ক্রেডিট রেকর্ডগুলি দেখুন কোন চার্জগুলি অনুপযুক্ত বা কোম্পানির সাথে সম্পর্কিত নয় তা নির্ধারণ করতে। তাদের হাইলাইট করুন এবং অর্থ বিভাগের জন্য কপি তৈরি করুন এবং, যদি প্রয়োজন হয়, কর্মচারীর কর্মীদের ফাইল। এটি আপনাকে কার্ডটির অপব্যবহারের পরিমাণ সম্পর্কে কেবলমাত্র একটি ধারণা দেয় না, তবে কর্মচারীর সাথে কথা বলার সময় আপনাকে ব্যবহারের জন্য একটি রেফারেন্স প্রদান করে।
আপনি কর্মচারী সঙ্গে কথা বলতে আগে মানব সম্পদ সঙ্গে কনফারেন্স। কর্মচারীকে চার্জ সম্পর্কে জিজ্ঞাসা করার সময় তাদের সাথে আপনার ঘরে থাকতে হবে। তাছাড়া, কর্মচারী ব্যক্তিগত ব্যবহারের জন্য কার্ডের অপব্যবহার করতে সম্মত হবেন কিনা তা তারা আপনাকে বলতে পারে, বিশেষ করে যদি তিনি জানেন যে এটি কোম্পানির নিয়মগুলির বিরুদ্ধে ছিল।
কর্মচারী সঙ্গে একটি বৈঠক সময়সূচী। তিনি কার্ড পেয়েছেন যখন তিনি কোম্পানির নির্দেশিকা একটি কপি পেয়েছেন কিনা জিজ্ঞাসা। কোম্পানি ক্রেডিট ব্যবহারের বিষয়ে নীতি সম্পর্কে সচেতন থাকলে এটি আপনাকে বলে। অভিযোগগুলি ইচ্ছাকৃতভাবে চার্জ করা হয়েছে কিনা সেগুলি ব্যাখ্যা করার জন্য এবং যদি চার্জগুলির জন্য এমনকি দায়ী হয়ে থাকে বা এটি ভুল ধরণের কেনাকাটাগুলির জন্য ভুল কার্ডটি ব্যবহার করার ক্ষেত্রে একটি মামলা করার সুযোগ দেয়, তাহলে তাকে একটি সুযোগ দিন। যদি কর্মটি দূষিত এবং ইচ্ছাকৃত ছিল, তাহলে আপনাকে শাস্তিমূলক পদক্ষেপ নিতে হবে। শৃঙ্খলার তীব্রতা তার সামগ্রিক রেকর্ডের পাশাপাশি চার্জযুক্ত পরিমাণে, তার বিবেচনার স্বীকারোক্তি এবং সে যে ক্ষমা প্রদর্শন করে তার উপর নির্ভর করে। আপত্তিজনক কথোপকথন দাখিল করার ক্ষেত্রে, আপনি যদি বিষয়টি আরও এগিয়ে নিতে চান তবে তার অনুমতি সহ কথোপকথনটি রেকর্ড করুন।
কর্ম যাই হোক না কেন পদক্ষেপ অপব্যবহার স্তর ফিট করে। যদি এটি কেবল অপ্রত্যাশিত অপব্যবহারের ব্যাপার হয়ে থাকে তবে কার্ড ব্যবহার সম্পর্কিত নির্দেশিকা পুনর্ব্যক্ত করুন এবং কর্মচারীর আরেকটি সুযোগ দিন। যদি চার্জগুলি উদ্দেশ্যমূলক ছিল, সেরা সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য এবং কর্মচারীর ইতিহাস এবং চার্জগুলির প্রকৃতি বিবেচনায় আপনার কোম্পানির নির্দেশিকাগুলি ব্যবহার করুন।যদি হাজার হাজার টাকা চার্জ হয় তবে এটি বেশিরভাগ রাজ্যে গ্র্যান্ড চুরি বলে বিবেচিত হয় এবং আপনার স্থানীয় পুলিশ বিভাগের সাথে যোগাযোগ করার জন্য এবং কর্মচারীর বিরুদ্ধে চার্জ করার জন্য তাদের কোন বিকল্প নেই।
ক্রেডিট কার্ড ব্যবহার সম্পর্কিত প্রতিষ্ঠান কঠোর নির্দেশিকা। ইনসাইড ইন্ডিয়ানা বিজনেস ওয়েবসাইটের মতে, প্রতি মাসে চার্জ চেক করুন এবং সন্দেহজনক মনে করেন এমন পতাকাগুলি চিহ্নিত করুন। নির্দিষ্ট পরিমাণ অর্থের উপর কোনও চার্জ করার আগে কর্মচারীদের জিজ্ঞাসা করার জন্য এটি একটি নিয়ম তৈরি করুন। আপনি কর্মচারীদের কাছে যে কার্ডগুলি দেন তার সংখ্যা সীমাবদ্ধ করুন, কেবলমাত্র এমন একটি কোম্পানি যা ক্রেডিট অ্যাকাউন্টটি নিয়মিতভাবে সংস্থার ক্রেডিট অ্যাকাউন্ট বজায় রাখতে সহায়তা করে।
