একজন কর্মচারী বা গ্রাহককে বলার চেয়ে কিছু পরিস্থিতি বেশি অস্বস্তিকর, "না।" ব্যবসায়ীরা প্রায়ই মনে করেন যে অনুরোধগুলি মেনে চলতে অস্বীকার করা তাদের সম্পর্কে এবং তাদের সম্পর্কে খারাপ অনুভূতি সৃষ্টি করে, যা ভবিষ্যতের বিক্রয়কে প্রভাবিত করতে পারে। এমনকি খারাপ, যখন একটি ক্লায়েন্ট বা কর্মচারী একটি সিদ্ধান্ত আপিল আপনি নিজেকে একবার না, কিন্তু দুইবার বলে মনে হতে পারে। এই মুহুর্তে লেখক সঠিক টোন ব্যবহার এবং কত তথ্য প্রকাশ করতে চান সে বিষয়ে চিন্তিত, যাতে চিঠিপত্রটি আরও অনুসন্ধান বা আইনি ব্যবস্থাও ঘটায় না।
আপনার উত্তর দেওয়ার জন্য ব্যবহার করার জন্য কোম্পানির লাইটহেডের একটি টুকরা পান। আপীলের প্রতিক্রিয়া বিষয়টি সম্পর্কে চূড়ান্ত শব্দটি উপস্থাপন করে এবং সরকারী লেটারহেড ব্যবহার করে কর্তৃপক্ষের ছাপ প্রকাশ করতে সহায়তা করে।
তারিখ লিখুন, একটি স্থান এড়িয়ে যান এবং প্রাপকের পূর্ণ নাম এবং ঠিকানা টাইপ করুন।
অন্য স্থানটি ছেড়ে যান, "কোলন দ্বারা অনুসরণ করুন" প্রিয় Mr. / Ms. (অন্তর্নির্মিত নাম) টাইপ করুন। আপনি যদি বিশেষ দৃঢ়তা প্রয়োজন বোধ করেন তবে "প্রিয়" বাদ দিন এবং প্রাপকের নামটি কেবল টাইপ করুন। অন্য স্থান যান।
প্রথম অনুচ্ছেদের মধ্যে, আবেদনকারীকে যদি তার আবেদনটি মঞ্জুর করা হয় তবে তা সরাসরি জানান, এবং কেন সে তার অনুরোধ পেয়েছিল তা সংক্ষেপে ব্যাখ্যা করুন।
আপনি আবেদনটি না দিলে, আপনার ব্যবসায়ের আগ্রহের জন্য বা তার কঠোর পরিশ্রমের জন্য প্রাপককে ধন্যবাদ জানান এবং অনুচ্ছেদের শেষে তাকে খারাপ খবর দিন। অনুচ্ছেদের শেষে খারাপ সংবাদ পজিশনিং আপনাকে প্রথম ঘাটি নরম করার সুযোগ দেয়, যা প্রাপকের সৌজন্যে বজায় রাখতে সহায়তা করে। সংক্ষিপ্ত অনুরোধ অনুরোধ অস্বীকার করার জন্য যুক্তি ব্যাখ্যা করুন; প্রাপক নীতি পর্যালোচনা করতে পারে এবং দ্বিতীয় অনুমান করতে পারেন যে এত বিস্তারিত দেওয়ার এড়ানো।
দ্বিতীয় অনুচ্ছেদে অতিরিক্ত কোনও ফলোআপ তথ্য সরবরাহ করুন। যদি আপনি আবেদনটি প্রত্যাখ্যান করেন, তাহলে তাকে জানাবেন যে আপনার সিদ্ধান্তটি চূড়ান্ত এবং বিষয়টি বন্ধ হয়ে গেছে।
টাইপ করুন "শুভেচ্ছা," বা "আন্তরিকভাবে," এবং তিন লাইন স্পেস এড়িয়ে যান। চিঠিটি মুদ্রণ করুন এবং নীল বা কালো কালি আপনার নাম উপরে সাইন ইন করুন। আপনার রেকর্ডের জন্য চিঠি একটি কপি রাখা।
আপনার উত্তরের একটি রেকর্ড বজায় রাখতে এবং প্রত্যক্ষ প্রাপকের চিঠিটি পাওয়ার জন্য প্রত্যয়িত মেল দ্বারা চিঠি পাঠান। বিষয়টি আদালতে যায় যদি এই রেকর্ড গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে।
