কনফারেন্স কল চলাকালীন সঠিক নোটগুলি গ্রহণ করা নিশ্চিত করতে পারে যে আপনার কী আলোচনা করা হয়েছে তার একটি স্পষ্ট রেকর্ড আছে। শোনার সময় শোনার চেয়ে শোনা এবং যতটা গুরুত্বপূর্ণ তা শোনার সময় যতটা সম্ভব সম্ভব নোট গ্রহণ করা ভাল। আপনি সবসময় ফিরে যান এবং গুরুত্বপূর্ণ হাইলাইটগুলি পরে টেনে আনতে পারেন তবে প্রাথমিকভাবে উপস্থাপিত একটি আপাতদৃষ্টিতে উল্লেখযোগ্য বিবরণ কথোপকথনে পরে আরও বেশি গুরুত্ব দিতে পারে।
কল রেকর্ড
অনেক কনফারেন্স কল পরিষেবাদি আপনাকে কল রেকর্ড করতে দেয়। আপনি যদি রেকর্ডিং করেন তবে কলটির শুরুতে কলটি রেকর্ড করা সমস্ত অংশগ্রহণকারীদের সতর্ক করতে হবে। কলটির রেকর্ডিং থাকার ফলে আপনি ফিরে যেতে এবং আপনার যত বার প্রয়োজন তা কলটি পর্যালোচনা করতে পারবেন, তা নিশ্চিত করে আপনি গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ মিস করবেন না। আপনি কল রেকর্ড করতে পারেন যা পদ্ধতি প্রদানকারী দ্বারা পরিবর্তিত হয়। আপনার প্রদানকারীর কাছ থেকে রেকর্ডিং সম্মেলন কল জন্য অনুরোধ নির্দেশাবলী।
অংশগ্রহণকারীদের কল করুন
কল শুরু হলে কনফারেন্স কল কে আছে তা নোট করুন। কলের সময় কী বলবে এবং আপনার নোটে তৈরি ব্যক্তিকে গুরুত্বপূর্ণ বিবৃতিগুলি কারা বলে তা মনোযোগ দিন। কল করার সময় ব্যক্তিরা কোনও কাজ বা প্রকল্পগুলির নজর রাখে এবং কাদের নিয়োগ আছে তার নোট রাখুন। যদি আলোচনা করা হয়, তাহলে প্রতিটি কার্যভার কী প্রয়োজন তা নিয়ে নোট নিন।
কথোপকথনের বিষয়
কথোপকথনের প্রতিটি আলাদা বিষয় এবং প্রত্যেকের মধ্যে উপ-বিষয়গুলির ট্র্যাক রাখুন। একটি কল এজেন্ডা থাকলে, কোন বিষয়গুলি আচ্ছাদিত ছিল এবং কী আলোচনা করা হয়েছিল তা নোট করুন। এজেন্ডা আপনার নোট জন্য একটি রুক্ষ রূপরেখা হিসাবে পরিবেশন করতে পারেন। কল সময় উপস্থাপিত কোন আপডেট, খবর, সমাধান এবং ধারনা নোট করুন। প্রাকৃতিক কথোপকথন বেশ কিছুটা কাছাকাছি লাফাতে পারে, তবে বিষয় অনুসারে নোটগুলি ফরম্যাট করার চেষ্টা করছে তাদের পর্যালোচনা করার জন্য সহায়ক হবে।
ফরম্যাট ফাইনাল নোট
আপনার আসল নোটগুলি কলটি পূরণ করার পরে সম্ভবত দৃশ্যমান। কলগুলিতে আচ্ছাদিত বিভিন্ন বিষয় সম্পর্কিত বিভাগগুলিতে নোটগুলি সংগঠিত করুন। আপনার নোট পুনর্বিবেচনার সময় কারা কথা বলছে তা চিহ্নিত করুন। কলটির সময় বা সিদ্ধান্তের প্রধান বিষয়গুলির মধ্যে কী সম্পাদন বা সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছিল তা হাইলাইট করার সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে। নথির শুরুতে এই সারাংশটি অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি কল করার সময় কোন কাজগুলি বরাদ্দ করা হয়েছিল এবং তাদের জন্য দায়ী কে একটি তালিকা ভাগ করতে পারেন। এই সিনিয়র কর্মকর্তাদের বিস্তারিত নোট পড়ার ছাড়া, কল সময় ঘটেছে কি জন্য একটি দ্রুত রেফারেন্স করতে পারবেন।
