গ্রাহক অভিযোগ তদন্ত কিভাবে

কীভাবে একটি কোম্পানি তদন্ত করে এবং গ্রাহকের অভিযোগগুলি পরিচালনা করে সেটি কীভাবে তার গ্রাহকদের এবং তার নিজস্ব ব্যবসায়িক খ্যাতিকে মূল্য দেয় সে সম্পর্কে একটি বড় চুক্তি বলে। যথাযথভাবে পরিচালনা করা, অভিযোগকারী গ্রাহকদের কোম্পানির সেরা মুখপাত্রের মধ্যে পরিণত হতে পারে, যখন ভুলভাবে পরিচালিত অভিযোগগুলি কোম্পানির চিত্রটিকে গুরুতর ক্ষতির সম্মুখীন হতে পারে। একটি অসন্তুষ্ট গ্রাহক আদালতের শেষ পর্যন্ত আনুষ্ঠানিক চার্জ সঙ্গে এগিয়ে যায় যখন এই ক্ষতি সবচেয়ে noticeable। এই খারাপ কেস পরিস্থিতিতে কমিয়ে আনতে, যথোপযুক্ত সৃষ্টিকর্তাগুলি যথাযথভাবে সমাধান করার জন্য কিছু পদক্ষেপ গ্রহণ করুন এবং অনুসরণ করুন।

অভিযোগ প্রথম তদন্ত আরও warrants নিশ্চিত করুন। ব্যাপারটির গুরুত্ব সম্পর্কে সিদ্ধান্ত নিন। উত্থান হতে পারে এমন সম্ভাব্য সমস্যার উপর আপনার সিদ্ধান্তকে ভিত্তি করুন, সেইসাথে যা ইতিমধ্যে সুস্পষ্ট। জনসাধারণের কাছ থেকে ঘুষ, স্ক্যাম প্রচেষ্টা সঙ্গে কোম্পানী সময় এবং সম্পদ আপ টাইম না।

যত দ্রুত সম্ভব অভিযোগ সহ সরাসরি জড়িত কোম্পানির কর্মচারীকে সাক্ষাত করুন। প্রথম কর্মীর দৃষ্টিকোণ থেকে সব তথ্য পেতে। পুরো ঘটনার মাধ্যমে কর্মীকে নেতৃত্ব দিন যাতে এটি ঘটেছে বলে মনে করা হয়। কর্মীর জ্ঞান সঙ্গে সাক্ষাত্কার রেকর্ড।

পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে অভিযোগকারী সাক্ষাত্কার। পুরো ঘটনাটি তাদের সম্পূর্ণ গল্প বলার জন্য তাদের জিজ্ঞাসা করে। গ্রাহক বলছে কি সাবধানে শুনতে সময় নিন। তাকে প্রধান প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করবেন না, বরং সরাসরি প্রতিক্রিয়া প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। পাশাপাশি এই এক্সচেঞ্জ রেকর্ড।

সাক্ষাত্কারের সময় গ্রাহকের সাথে একমত বা অসম্মতি করবেন না, এমনকি যখন আপনি জানেন যে তিনি এমন কিছু বলছেন যা সম্ভবত সত্য নয়। অভিযোগকারীর সাথে সহানুভূতি প্রকাশ করবেন না বা কোনও ফাঁদ বা প্রতিশ্রুতি দেবেন না। গ্রাহককে বলুন যে তার অভিযোগ পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে দেখানো হবে এবং কোম্পানী তার সমাধান নিয়ে শীঘ্রই তার সাথে যোগাযোগ করবে।

দুই বিভিন্ন অ্যাকাউন্ট তুলনা করুন। অভিযোগটি উত্থাপনকারী ঘটনা বা ঘটনাটির দুটি স্মৃতিচিহ্নগুলির মধ্যে কোনও বৈষম্যের নোট তৈরি করুন। দুটি ভিন্ন দৃষ্টিকোণ সমাধানের জন্য ব্যক্তিগতভাবে প্রতিটি পক্ষের সাথে সরাসরি কথা বলুন। যখন তারা পুনরায় রেকর্ড করা হয় তখন ইভেন্টগুলির সংস্করণগুলির যে কোনও পরিবর্তনগুলির দিকে নজর রাখুন এবং বিশেষ মনোযোগ দিন।

ডকুমেন্ট সবকিছু ঘটবে। সব রেকর্ড যদি, ভিডিও রেকর্ডিং ব্যবহার করুন। শরীরের ভাষা প্রমাণ শুধুমাত্র ভিডিও রেকর্ডিং মধ্যে প্রকাশ করা সুবিধা নিন।

ফিরে যান এবং সাবধানে সাক্ষাত্কার নিশ্চিত রাউন্ড গবেষণা। সেই সময়ে সেরা উপলব্ধ প্রমাণের উপর ভিত্তি করে গ্রাহকের অভিযোগটি কীভাবে সর্বোত্তমভাবে সমাধান করা যায় সে বিষয়ে আপনার সিদ্ধান্ত নিন। কোনও প্রতিষ্ঠিত কোম্পানির নীতি লঙ্ঘন না করে আপনি যদি তা করতে পারেন তবে আপনার সিদ্ধান্তে গ্রাহককে সন্তুষ্ট করার দিকে তাকাবেন। ন্যায্য, দৃঢ় এবং এগিয়ে যেতে প্রস্তুত, যদি কোম্পানির সিদ্ধান্তের সাথে প্রয়োজন হয়।