গ্রাহক সেবা কল একটি সাধারণ বিন্যাস অনুসরণ করুন। গ্রাহককে কীভাবে বিনীত হতে হবে এবং প্রয়োজনীয় তথ্য প্রাপ্ত করার জন্য স্ক্রিপ্ট প্রতিনিধিকে দেখায় তা নিশ্চিত করুন। অন্যদিকে, প্রতিনিধিত্বহীন নমনীয়তা ছাড়াই গ্রাহকের চাহিদাগুলি সমাধান করার জন্য নমনীয়তা অনুমতি দেয়।
একটি অভিবাদন অন্তর্ভুক্ত করুন, কোম্পানির শনাক্ত করুন যাতে গ্রাহক জানেন যে সে কোথায় ফোন করছে, এবং প্রতিনিধিটি তার নাম এবং প্রস্তাব গ্রাহকের সহায়তা দিতে বলে। উদাহরণস্বরূপ, "ACME সরঞ্জাম কল করার জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। এটি জোনাথন। আমি কিভাবে আপনাকে সাহায্য করতে পারি?"
সক্রিয় শ্রবণ দক্ষতা ব্যবহার উত্সাহিত করুন। গ্রাহকের কাছ থেকে তথ্য খোঁজার জন্য এবং গ্রাহকের চাহিদাগুলি স্পষ্ট করার জন্য প্রতিনিধি বিবেচনার অনুমতি দিন। উদাহরণস্বরূপ, কর্মচারী যেমন বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করে বলে, "যদি আমি আপনাকে সঠিকভাবে বুঝতে পারি, আপনি যা বলছেন তা হল …." স্ক্রিপ্টটিতে এমন একটি বিন্দু অন্তর্ভুক্ত করুন যা গ্রাহক পরিষেবা প্রতিনিধি ফাইলটিতে গ্রাহকের তথ্য যাচাই করে। গ্রাহক তথ্যের যাচাই করার জন্য Verbiage হতে পারে, "আপনার ঠিকানা এখনও 1234 মেইন স্ট্রিট?" অথবা "আপনার টেলিফোন যোগাযোগ নম্বর যাচাই করুন।"
প্রতিনিধি প্রয়োজন গ্রাহকের চাহিদা পুনঃস্থাপন। গ্রাহকের কাছে যে কোনও অনুরোধ আছে কিনা সেটি অন্তর্ভুক্ত করুন, গ্রাহককে কল করার জন্য গ্রাহককে ধন্যবাদ জানান এবং তারপরে কলটি আনুষ্ঠানিকভাবে বন্ধ করুন। উদাহরণস্বরূপ শব্দটি নিম্নরূপ হতে পারে: "জনাব জোনস, আপনাকে 1234 মেইন স্ট্রিট, অ্যাপলটন, আইওয়াতে পাঠানো চারটি ক্যাটালগ দরকার। আমি কি আপনাকে সাহায্য করতে পারি এমন অন্য কিছু আছে? ACME সরঞ্জাম কল করার জন্য ধন্যবাদ। গুডবাই।"
পরামর্শ
-
সর্বাধিক ঘন ঘন কলিং কলগুলি বুঝতে গ্রাহকের পরিষেবা দলের সাথে কাজ করুন। এটি বিভ্রান্তিকর না তা নিশ্চিত করার জন্য গ্রাহকদের এবং ভূমিকা পালনকারী প্রতিনিধিদের স্ক্রিপ্ট পরীক্ষা করুন। প্রতিনিধির প্রতিষ্ঠানের গ্রাহক পরিষেবা দর্শনকে অনুসরণ করে তা নিশ্চিত করার জন্য গ্রাহক পরিষেবা কলগুলিতে সময়মত নজর রাখুন।
সতর্কতা
প্রতি ঘটনা জন্য একটি স্ক্রিপ্ট তৈরি করার চেষ্টা করবেন না। প্রতিনিধিটিকে কিছু নমনীয়তা এবং গ্রাহকের কাছ থেকে তথ্য পেতে এবং গ্রাহকের চাহিদাগুলি স্পষ্ট করার জন্য সর্বোত্তম উপায়গুলির জন্য পরামর্শ প্রদান করুন।
