কাগজপত্র একটি ব্যবসা জীবনের একটি সত্য। একটি নথি নিয়ন্ত্রণ প্রকল্প গঠন শ্রেণীবিভাগ, প্রক্রিয়াকরণ এবং নথির রক্ষণাবেক্ষণের জন্য একটি টেমপ্লেট সরবরাহ করে। ডকুমেন্ট কন্ট্রোল সিস্টেমগুলি নথি সংরক্ষণ এবং ক্যাটালগ করার জন্য ইমেজিং এবং তথ্য সিস্টেম প্রযুক্তি ব্যবহার করার জন্য ম্যানুয়াল ডকুমেন্ট ফাইলিংয়ের পরিকল্পনাগুলি থেকে ব্যাপ্ত।
সনাক্ত
ডকুমেন্ট কন্ট্রোল লাইব্রেরী বিজ্ঞান ও অফিস প্রশাসন শৃঙ্খলা মিশ্রন। এটি প্রকল্প ফাইল কাঠামো তৈরি করতে প্রতিফলিত হয়। একটি ক্যাটালগের অনুরূপ, একটি ডকুমেন্ট কন্ট্রোল সিস্টেমের মধ্যে আরও বিস্তারিত প্রকল্প কাঠামো, শ্রেণীবদ্ধকরণ এবং নিরাপত্তা স্তরগুলিতে নথি সনাক্তকরণ, নিয়ন্ত্রণ সংখ্যা নির্ধারণ করা এবং অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। ব্যবসায়গুলি প্রায়ই ইমেজিং সিস্টেমগুলি ব্যবহার করে যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডেটা স্ট্রাকচারগুলি তৈরি করে, এইভাবে এটি কম্পিউটার প্রযুক্তির ব্যবহার করে নথিগুলি খুঁজে পেতে এবং সনাক্ত করতে আরও কার্যকর করে তোলে।
আয়তন
একটি নথি নিয়ন্ত্রণ প্রকল্প সিস্টেমের আকার পরিবর্তিত হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, একটি বড় সিস্টেমে, ডকুমেন্ট কন্ট্রোলটি বিভিন্ন ক্রিয়াকলাপগুলিতে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে যেমন সংরক্ষণাগার পরিষেবা, রেকর্ড সংরক্ষণ পরিষেবা এবং নথি সংরক্ষণ পরিষেবা।
প্রভাব
একটি কার্যকরী ডকুমেন্ট কন্ট্রোল কৌশলগত পরিকল্পনা নথি শ্রেণীবিভাগ এবং পরিচালনা করার জন্য নিরীক্ষা সিস্টেম অন্তর্ভুক্ত। ডকুমেন্ট কন্ট্রোল ফাংশনের উপর ভিত্তি করে স্ট্যান্ডার্ড অপারেটিং পদ্ধতি নথির সঠিক রক্ষণাবেক্ষণ এবং ডকুমেন্ট পরিচালনা সমর্থনকারী সিস্টেমগুলির জন্য উল্লেখ করা যেতে পারে।
