আপনি একটি বড় বা জটিল কার্যকলাপের জন্য দায়ী হলে একটি ইভেন্ট-পরিকল্পনা কমিটি সহজেই আসতে পারে। কমিটিটি প্রাথমিকভাবে গঠন করা উচিত যাতে এটি শুরু থেকে শুরুতে পরিকল্পনাতে অংশ নিতে পারে। সময়সীমা এবং নিয়োগ কমিটির সদস্যদের সেট করার সময় সীসা নিন।
অনুষ্ঠানের কয়েক মাস আগে কমিটির পরিকল্পনা শুরু করুন। কমিটি কত ঘন ঘন মিলিত হবেন এবং সর্বনিম্ন সভায় সভাপতিত্ব করবেন যাতে লোকেরা বিরক্ত না হয়। ইভেন্ট কাছাকাছি পায় হিসাবে অতিরিক্ত মিটিং সময়সূচী।
কমিটিতে যোগ দিতে জনগণের সাথে যোগাযোগ করার আগে কমিটির সদস্যদের দায়িত্ব প্রতিষ্ঠা করুন এবং কোনও উপমোট পরিকল্পনা করুন।
কমিটিতে যোগ দিতে জনগণকে আমন্ত্রণ জানান। ইভেন্টে আগ্রহ দেখিয়েছেন এমন ব্যক্তিদের দিকে মনোযোগ দিন অথবা একই ইভেন্টগুলির পরিকল্পনা করার অভিজ্ঞতা রয়েছে। ব্যক্তির কাছে জিজ্ঞাসা করুন এবং সেই বিন্দুতে আপনি পরিকল্পিত সমস্ত বিবরণ ব্যক্তিকে দিন। তাদের কমিটিতে যোগ দেওয়ার জন্য এবং তাদের প্রথম বৈঠকের বিস্তারিত স্মরণ করিয়ে তাদের ইমেল পাঠান।
প্রথম সভায় যোগাযোগের তথ্য সহ প্রতিটি সদস্য একটি সংক্ষিপ্ত ফর্ম পূরণ করুন। মিটিং সময়সূচী পর্যালোচনা এবং ইভেন্ট এবং কোন বর্তমান সম্পদ বা সমস্যা সম্পর্কে বিবরণ প্রদান। আপনার সাহায্যের প্রয়োজন কোথায় এবং কী সিদ্ধান্ত নেওয়া দরকার তা নির্দেশ করুন। উপমোটগুলি আনুন এবং গোষ্ঠীকে তাদের দায়িত্বে নিযুক্ত করে তা নির্ধারণ করতে দিন। প্রথম বৈঠকের শেষে উপমন্ত্রীর চেয়ার নির্ধারণ করুন।
