আপনি যদি কোন কমিটিতে থাকেন এবং আপনার সভায় আলোচনার জন্য একটি প্রতিবেদন তৈরি করতে চান, তবে আপনি সভাটির জন্য প্রস্তুত এবং কমিটির প্রতিবেদনটি কীভাবে লিখবেন তার মূল বিষয়গুলি বোঝার জন্য এটি গুরুত্বপূর্ণ। কয়েকটি ধাপ অনুসরণ করার পরে আপনি শুরু থেকে শুরু করতে পারেন এবং আপনার কমিটির অগ্রগতি পর্যবেক্ষণকারী ব্যক্তি বা গোষ্ঠীকে দেওয়ার জন্য আপনার একটি সম্পূর্ণ প্রতিবেদন প্রস্তুত থাকবে।
আপনার কমিটির সভায় আপনার সাথে একটি কলম এবং কাগজ বা একটি ল্যাপটপ আনুন। শিরোনাম এবং মিটিংয়ের দৈর্ঘ্য সহ তারিখ, সময়, অংশগ্রহণকারীদের রেকর্ড করুন। এজেন্ডা বিষয়গুলি লিখুন এবং কোনও নির্দিষ্ট সময় ব্যতীত কী আলোচনা করা হয়েছে তা লিখুন। যারা সম্মত হয়েছে এবং যারা রাজি হয়েছে, কারণ, এবং মিটিংয়ের সময় ঘটেছিল অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ তথ্য। যদি কোন কমিটির বিষয় নিয়ে একমত না হয় এবং কমিটি ভবিষ্যতের সভায় আলোচনায় টেবিলে যাওয়ার সিদ্ধান্ত নেয় তবে নিশ্চিত হোন যে আপনি এই বিষয়ে এবং যখন কমিটি আবার বিষয়টি নিয়ে মিলিত হবে তখন সেটি লক্ষ্য করুন।
আপনার নোটগুলি থেকে একটি প্রতিবেদন বিকাশ করুন যা সভার পর্যালোচনাটি আরও বিস্তারিতভাবে পর্যালোচনা করে, সমস্ত তথ্য একটি সংগঠিত বিন্যাসে প্রদান করে। আপনি একটি কভার পৃষ্ঠার সাথে শুরু করতে চাইতে পারেন যার মধ্যে তারিখ, সময়, মিটিংয়ের দৈর্ঘ্য এবং কে উপস্থিত ছিলেন।
কমিটির সভায় প্রথম আলোকে আলোচনা চালিয়ে যাওয়া, পাশাপাশি কমিটির ভোট সম্পর্কিত তথ্যসহ আলোচনা ও সিদ্ধান্ত নিয়ে কী বিস্তারিত আলোচনা হয়েছিল। প্রতিটি বিষয় মাধ্যমে যান এবং একই কাজ। কমিটির ধরণ এবং মিটিংয়ের কারণের উপর নির্ভর করে আপনি যদি কোন ক্রিয়া অনুসরণ না করেন বা কোনও পদক্ষেপ নির্ধারিত না হয় তবে সম্ভাব্য ঝুঁকি সম্পর্কিত বিষয়গুলি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। কমিটি আবার দেখা হবে যখন লিখুন। তালিকার নীচে রিপোর্ট পাবেন যারা একটি তালিকা লিখুন।
নথিটি বিরামচিহ্ন এবং ব্যাকরণগত ত্রুটির মুক্ত হওয়া নিশ্চিত করার জন্য প্রতিবেদনটি পড়ুন। সামগ্রীটি সঠিক কিনা তা নিশ্চিত করার জন্য কমিটির প্রতিবেদনটি দেখুন এবং আপনার নোটগুলির সাথে আবার চেক করুন। একটি সম্পূর্ণ মিটিং রিপোর্ট শেষ করার আগে প্রয়োজন হিসাবে নথির সংশোধন।
প্রতিলিপি তৈরি করুন এবং অংশগ্রহণকারীদের পাশাপাশি পরিচালক বোর্ড, অন্যান্য কমিটি, ম্যানেজার বা অন্যান্যদের প্রতিবেদনের কাছে রিপোর্ট সরবরাহ করুন।
পরামর্শ
-
আপনি যদি সাক্ষাতের রেকর্ড টেপ করতে পছন্দ করেন, তাহলে নিশ্চিত করুন যে মিটিংয়ের ট্যাপ করার আগে আপনার প্রতিটি কমিটির সদস্যের অনুমতি আছে।
সতর্কতা
ফিল্টার এড়াতে বিষয়টি বন্ধ করে এমন প্রতিবেদনটি এড়ানোর জন্য এড়িয়ে যান এবং ঘটনাগুলিতে আটকে যান। কমিটির কেউ যদি তাদের সন্তানদের সম্পর্কে কথা বলতে শুরু করে, উদাহরণস্বরূপ, কমিটির কিছু কাজ যেমন সন্তানদের জন্য একটি পাঠ্যক্রম প্রোগ্রামের সাথে সম্পর্কিত না হওয়া পর্যন্ত এটি অন্তর্ভুক্ত করবেন না।
