ডাকযোগে বা ইমেলের মাধ্যমে তারা পাঠানো হয় কিনা, ব্যবসায়িক অক্ষর সবসময় একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস এবং শৈলী অনুসরণ করে। বিন্যাসটি দ্রুত বিন্দুতে পৌঁছায় এবং আপনার পাঠককে আপনি যে সারসংকলনগুলি অন্তর্ভুক্ত করেছেন সেগুলি যেমন একটি সারসংকলন, একটি স্বাক্ষরিত চুক্তি বা প্রদত্ত চালানগুলির কপিগুলি সম্পর্কে আপনার পাঠককে বলে। আপনার চিঠির শরীরের সংযুক্তিগুলি বর্ণনা করা এবং আপনার চিঠির নীচে তাদের উল্লেখ করা হল প্রাপককে কেন আপনি লেখেন এবং কী অতিরিক্ত সামগ্রী পাঠানো হয়েছে তা বুঝতে সহায়তা করার একটি পেশাদার উপায়।
আপনি লেখার কারণ পাঠক বলুন
একটি ভাল লেখা লিখিত চিঠিটি আপনি কেন লিখছেন তা ব্যাখ্যা করে একটিও বাক্য দিয়ে শুরু হয়। প্রাপককে আপনি কী এবং কতগুলি দস্তাবেজ সংযুক্ত করছেন এবং কেন আপনি তাদের অন্তর্ভুক্ত করছেন তা বলুন। আপনাকে "সহকারী ব্যবস্থাপকের অবস্থানের জন্য আমার সারসংকলন বন্ধ করা", যেমন "আমার সহিত সাম্প্রতিক অর্থপ্রদান নিশ্চিত করার জন্য প্রাপ্ত চিঠির একটি অনুলিপি" হিসাবে শুরু হওয়া উচিত।
খুব আনুষ্ঠানিক হচ্ছে এড়ানো
আপনার ব্যবসায়ের চিঠি লেখার মধ্যে আরো বেশি আনুষ্ঠানিক বাক্যাংশ অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত নয় "অনুগ্রহ করে সংযুক্ত করুন …" যদিও এটি ব্যাকরণগতভাবে ভুল নয়, তবে প্রথাগত লিখিত ভাষাটি সাধারণত একাডেমিক জার্নাল, অফিসিয়াল ডকুমেন্টস এবং স্থানগুলিতে যেখানে গম্ভীরতা বৃদ্ধির প্রয়োজন হয় সেগুলিতে ব্যবহৃত হয়। সাধারণ নিয়ম হিসাবে, আপনার দৈনন্দিন ব্যবসায়ের চিঠিপত্র এবং ইমেলগুলিতে অতিরিক্তভাবে আনুষ্ঠানিক ভাষা এড়ান।
আপনার স্বাক্ষর নীচে সংযুক্তি বা পরিবেষ্টনের তালিকা
স্বাক্ষর তালিকা পরে চিঠি নীচে নীচে সংযুক্তি তালিকা সঠিক জায়গা। আপনি যদি ইমেল পাঠাচ্ছেন, স্বাক্ষরের পরে ডবল স্থান এবং তারপরে সংযোজনকে সংক্ষিপ্ত সংকেত সহ উদ্ধৃত করুন যেমন "সংযুক্তি: জেনের কে ডি। এর জন্য পুনরায় শুরু করুন।" আপনি যদি ডাক সার্ভিসের মাধ্যমে একটি চিঠি পাঠাচ্ছেন তবে আপনি সংক্ষেপে বর্ণিত একটি সংকেত যুক্ত করবেন স্বাক্ষর অধীনে দুই লাইন ঘিরা। আপনি "এনক্লোজার" শব্দটি লিখতে পারেন (উদাহরণ: "এনক্লোজার: মাসিক মার্কেট সারাংশ") অথবা সাধারণ ব্যবসায়ের সংক্ষিপ্তসার "এনএন।" ("এনকে: জন কে ডো জন্য রেজিউম) ব্যবহার করুন।
ব্যবসার ইমেইল জন্য অতিরিক্ত টিপস
নাম সংযুক্তি কিভাবে: একটি ব্যবসা ইমেল পাঠানোর সময় বিন্যাস গুরুত্বপূর্ণ। সংযুক্তির ফাইল নাম আপনার ইমেল সম্পর্কিত হতে হবে। আপনার নাম, বিষয় সংক্ষিপ্ত বিবরণ এবং ইমেল তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার সংযুক্তি একাধিক পৃষ্ঠা আছে, সেইসাথে নির্দেশ করুন।
দক্ষতার সাথে সংযুক্ত করুন ফটো: আপনি যদি ফটোগুলি পাঠাচ্ছেন তবে নিশ্চিত করুন যে আপনার ফটোগুলিগুলি কী প্রাসঙ্গিক এবং শুধুমাত্র ছোট বা মাঝারি-আকারের আকারে আপনার প্রাপকের কম্পিউটার বা ডিভাইসে ডাউনলোড করবে তা দেখানোর জন্য।
সবকিছু অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না: আপনি লিফলেট সীল বা প্রেরণ বোতাম টিপুন তার আগে, আপনার এনক্লোজারগুলি লিফলে থাকে বা আপনি আপনার ইমেলগুলিতে আপনার নথি সংযুক্ত করেছেন তা নিশ্চিত করুন। অনেক নিয়োগকর্তা এবং অন্যান্য ব্যবসাগুলি এমন চিঠিগুলি প্রত্যাখ্যান করতে পারে যা অনুরোধযুক্ত সংযুক্তিগুলি অন্তর্ভুক্ত করে না। এটি প্রেরক নির্লজ্জ ছাপ দেয়।
