বেশিরভাগ সংস্থাগুলিতে ক্রয় বিভাগটি সমালোচনামূলক কারণ এটি সমগ্র সংস্থার মোট ব্যয়ের একটি বড় শতাংশকে প্রতিনিধিত্ব করে এবং এটি পরিচালনা করার জন্য প্রয়োজনীয় পণ্য ও পরিষেবাদি সরবরাহ করে এমন সংস্থাকে রাখে। অযোগ্যতা এবং / অথবা ত্রুটিযুক্ত প্রক্রিয়াগুলির খরচগুলি খুব বেশি হতে পারে যেহেতু তারা সমগ্র সংস্থাকে প্রভাবিত করবে। এছাড়াও নগদ বিতরণ জড়িত থাকার কারণে ক্রয় ফাংশন জালিয়াতির বিশেষত দুর্বল হতে পারে। ক্রয় বিভাগের কার্যনির্বাহী নিরীক্ষা বর্জ্য, অযোগ্যতা এবং জালিয়াতি এড়াতে সংস্থাটির নিচের লাইনের মূল্য যোগ করে সাহায্য করতে পারে।
বার্ষিক ভিত্তিতে সমস্ত ফাংশন নিরীক্ষা করার চেষ্টা করার পরিবর্তে ক্রয় বিভাগের ফাংশনগুলির ঝুঁকি মূল্যায়ন পদ্ধতি গ্রহণ করুন। ক্রয় বিভাগের ফাংশন সনাক্ত করুন এবং প্রতিটি এক সাথে যুক্ত ঝুঁকি মূল্যায়ন। ঝুঁকি মূল্যায়ন ব্যবহার করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ কারণ এটি সীমিত অভ্যন্তরীণ নিরীক্ষা সংস্থানগুলিকে যেখানে তাদের সবচেয়ে বেশি প্রয়োজন সেগুলিতে রাখে।
ক্রয় বিভাগের অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ কাঠামো মূল্যায়ন। মূল্যায়ন জন্য COSO সমন্বিত ফ্রেমওয়ার্ক ব্যবহার করুন। এই মডেল দৃষ্টিভঙ্গি মধ্যে নিয়ন্ত্রণ রাখা সাহায্য করবে এবং নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক কার্যক্রম সঙ্গে নির্দিষ্ট নিয়ন্ত্রণ সম্পর্কিত সাহায্য করবে।
নিরীক্ষা অধীনে উচ্চ ঝুঁকি ব্যবসা কার্যক্রম সম্পর্কিত যারা নিয়ন্ত্রণ পরীক্ষা সঞ্চালন।নিয়ন্ত্রণের প্রক্রিয়া মানচিত্রগুলি গ্রহণ বা প্রস্তুত করুন এবং তারা কীভাবে কাজ করে তা যাচাই করতে প্রতিটি নিয়ন্ত্রণগুলির একটি ওয়াক-থ্রাস সঞ্চালন করুন। নিরীক্ষা করা ব্যবসা ক্রিয়াকলাপের জন্য ডেটা নমুনা নির্বাচন করুন এবং সম্পর্কিত নিয়ন্ত্রণগুলির সাথে সম্মতির জন্য পরীক্ষা করুন।
কোন দুর্বলতা বা নিয়ন্ত্রণ ব্যর্থতা সনাক্ত করতে নিয়ন্ত্রণ পরীক্ষার ফলাফল বিশ্লেষণ। ব্যবস্থাপনা এই ধরনের পরিস্থিতিতে সচেতন করা উচিত যাতে সংশোধনমূলক ব্যবস্থা যত তাড়াতাড়ি সম্ভব গ্রহণ করা যেতে পারে।
নিরীক্ষা অধীনে ব্যবসা কার্যক্রম বিস্তারিত তথ্যের জন্য বাস্তব পরীক্ষা সঞ্চালন। এই পরীক্ষা বিশ্লেষণাত্মক পদ্ধতি পাশাপাশি পরীক্ষার উৎস ডকুমেন্টেশন অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। যেহেতু কেনাবেচা বিভাগগুলি ক্যাশ বিতরণ শুরু করে জালিয়াতি একটি বড় উদ্বেগ, অডিটরগুলি বিশ্লেষণাত্মক পদ্ধতির অংশ হিসাবে জালিয়াতি সূচকগুলি এবং / অথবা বৈষম্যের জন্য সন্ধান করতে হবে।
ক্রয় বিভাগ পরিচালকদের সঙ্গে একটি প্রস্থান সম্মেলন পরিচালনা। ফলাফল এবং সমস্যাগুলি সমাধান করার প্রয়োজন এবং তাদের সমাধান করার বিষয়ে সুপারিশগুলি সরবরাহ করুন। যদি জালিয়াতি পাওয়া যায়, এটি কেনার বিভাগের বাইরে উচ্চ পরিচালনার কাছে রিপোর্ট করা উচিত। ক্রয় বিভাগের পরিচালকদের অতিরিক্ত তথ্য এবং / অথবা প্রমাণ যা অডিট ফলাফলগুলি পরিবর্তন করতে পারে এবং বাকি অডিট ফাইন্ডিং এবং সমস্যার সমাধান করার জন্য সংশোধনমূলক কর্ম পরিকল্পনা সরবরাহ করার সুযোগ প্রদান করে।
যথাযথ স্তরের ব্যবস্থাপনা এবং / অথবা পরিচালনা বোর্ডের নিরীক্ষা প্রতিবেদনটি লিখুন। রিপোর্টে ক্রয় বিভাগ পরিচালকদের থেকে সংশোধনমূলক কর্ম পরিকল্পনা অন্তর্ভুক্ত করুন।
