একটি ভাল-পরিচালিত ফাইলিং সিস্টেম গুরুত্বপূর্ণ তথ্য দ্রুত অ্যাক্সেস করতে এবং সময় সংরক্ষণ করে একটি কোম্পানির অর্থ সংরক্ষণ করে। ব্যবসা, স্কুল, সরকারি সংস্থা এবং এমনকি দৈনন্দিন লোকেরা তাদের বিষয়গুলি সংগঠিত রাখতে ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করে। আপনার অফিসের জন্য চার বিভিন্ন ধরনের ফাইলিং সিস্টেমের মধ্যে চয়ন করুন। প্রতিটি তার নিজস্ব সুবিধা এবং অসুবিধা প্রস্তাব।
বর্ণানুক্রমিক ফাইলিং সিস্টেম
বর্ণমালা ফাইলিং সিস্টেমে, বর্ণমালার অক্ষর অনুযায়ী - নাম, কোম্পানী বা বিষয়টির নাম - নাম অনুযায়ী রেকর্ডগুলি পরিচালনা করুন। দুটি পৃথক পদ্ধতি দ্বারা এই ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করুন। টপিক্যাল বর্ণমালা ফাইলিং সিস্টেম, একটি অভিধান সিস্টেম হিসাবেও পরিচিত, বর্ণানুক্রমিক ক্রমে পৃথক রেকর্ড ফাইল করে। একটি ফাইলিং সিস্টেম কোম্পানি আনকমের মতে, এই ফাইলিং সিস্টেমগুলি 5000 এরও কম ফাইলের রেকর্ডগুলি সংরক্ষণ করার সময় ভাল কাজ করে।
আপনার সিস্টেমে অনেকগুলি ক্লায়েন্ট বা গ্রাহক একই নাম ভাগ করে নেওয়ার সময় এই সিস্টেমটি সমস্যাযুক্ত প্রমাণিত হয়। একটি ভৌগোলিক সিস্টেম ব্যবহার করুন - এটি একটি বিশ্বকোষ বা শ্রেণীবদ্ধ সিস্টেম হিসাবেও উল্লেখ করা হয় - রেকর্ডগুলির বৃহৎ পরিমাণ সংগঠিত করতে। এই সিস্টেমে, শহর, কাউন্টি বা রাষ্ট্রের মতো অবস্থানের উপর ভিত্তি করে বিস্তৃত বিভাগগুলির অধীনে গোষ্ঠীগুলিকে একত্রিত করে। প্রতিটি বিভাগের মধ্যে বিভাগ এবং ফাইলগুলি বর্ণানুক্রমিকভাবে সাজানো হয়।
সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেম
একটি সাংখ্যিক ফাইলিং সিস্টেম ব্যবহার করার সময়, প্রতিটি ফাইলের সংখ্যা নির্ধারণ করুন এবং সংখ্যার ক্রম সংখ্যার ব্যবস্থা করুন। একই নামে থাকা লোকেদের ফাইলগুলিতে বর্ণানুক্রমিক পদ্ধতিতে সদৃশ শিরোনাম থাকবে না। ফাইলগুলিতে বড় কোনও ফাইল পরিচালনা করার সময় ফাইলগুলির উপর কোনও নাম প্রদর্শিত হয় না এবং ভাল কাজ করার কারণে এই সিস্টেমটি আরও ভালো ফাইল গোপনীয়তাও সরবরাহ করে। ফাইলগুলি একটি সংখ্যা বরাদ্দ করার পরিবর্তে, ক্রোনিকাল সিস্টেম ব্যবহার করুন যা তারিখ অনুসারে ফাইল রাখে।
টার্মিনাল ডিজিট ফাইলিং সিস্টেম
টার্মিনাল ডিজিট ফাইলিং ব্যবহার করার সময়, ফাইল সংখ্যার ক্রমিক ক্রম অনুসারে বরাদ্দ করুন, তবে শেষ দুটি সংখ্যা অনুসারে তাদের ফাইল করুন। Ancom 17234 নম্বরের একটি ফাইল খুঁজে বের করার উদাহরণ দেয়। প্রথমে আপনি ফাইলিং সিস্টেমের 34 টি বিভাগে যান, তারপরে সে বিভাগের 72 টি ক্ষেত্রটি সন্ধান করুন এবং অবশেষে ফাইলটি সন্ধান করুন। 10,000 টির বেশি ফাইল রাখার সময় এই সিস্টেমটি ভাল কাজ করে।
আলফানিউমেরিক ফাইলিং সিস্টেম
আলফানিউমেরিক ফাইলিং সিস্টেমে ফাইলগুলি সংগঠিত করতে অক্ষর এবং সংখ্যা উভয় ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, ক্লায়েন্টের বসবাসকারী রাষ্ট্রকে নির্দেশ করার জন্য দুটি অক্ষর ব্যবহার করুন, তারপরে তার অ্যাকাউন্ট নম্বরটি উল্লেখ করার জন্য একটি সংখ্যা অনুসরণ করুন। এই একই অবস্থান থেকে বড় পরিমাণে ফাইল টেনে আনতে প্রয়োজন হলে সহজ প্রিস্টটিং করার জন্য অনুমতি দেয়।
