মেডিকেল রেকর্ড ফাইলিং সিস্টেম প্রদানকারীদের নিরাপদে তথ্য সংরক্ষণ এবং দক্ষতার জন্য এটি পুনরুদ্ধার করতে সক্ষম। ফাইলিং সিস্টেম রোগীর সনাক্তকরণযোগ্য তথ্য রক্ষা। একটি প্রদানকারীর স্বাস্থ্য সম্পর্কিত তথ্য যা প্রায়শই ব্যবহৃত হয় সেটি সুবিধার ধরন, তার আকার, রোগীর সংখ্যা এবং এটির রেকর্ডগুলির পরিমাণের উপর নির্ভর করে। কম রোগীদের জন্য বিশেষ যত্ন প্রদান করে এমন ছোট সুবিধাগুলি কাগজের রেকর্ডগুলি চয়ন করতে পারে, যখন একাধিক বিভাগ এবং অবস্থানগুলির সাথে বড় সংস্থা বৈদ্যুতিন রেকর্ড ব্যবহার করতে পারে। কিছু যত্ন প্রদানকারী কাগজ এবং ইলেকট্রনিক মেডিকেল রেকর্ড ফাইলিং সিস্টেম একটি সংকর ব্যবহার।
মেডিকেল রেকর্ডস: রোগী এবং প্রদানকারীর জন্য ভাল
মেডিকেল রেকর্ড রোগীদের জন্য মানের যত্ন সমর্থন করে এবং যারা যত্ন প্রদান করে সেগুলি সঠিকভাবে প্রদান করা হয় তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে। উপসর্গগুলি, রোগ নির্ণয় এবং চিকিত্সাগুলি নথিভুক্ত করে, সরবরাহকারী স্বাস্থ্যকর থাকতে এবং অসুস্থতার থেকে পুনরুদ্ধার করতে সহায়তা করতে চিকিৎসা ইতিহাসগুলি ব্যবহার করতে পারে। তারা আরও দ্রুত অর্থ প্রদান করতে পারে কারণ বীমা কোম্পানিগুলি প্রায়ই মানের যত্নের প্রমাণের প্রয়োজন বোধ করে।
স্বাস্থ্য বীমা পোর্টেবিলিটি এবং জবাবদিহিতা (এইচআইপিএএ) মানগুলি আপনার যত্ন সম্পর্কে কী এবং কীভাবে তথ্য ভাগ করা যায় সে সম্পর্কে নির্দেশিকা সরবরাহ করে আপনার গোপনীয়তা রক্ষা করতে সহায়তা করে। সমস্ত চিকিৎসা প্রদানকারীরা এই মানগুলি মেনে চলতে বাধ্য, কোনও ধরণের ফাইলিং পদ্ধতি তারা ব্যবহার করে না। নির্দিষ্ট তথ্য ভাগ করার জন্য, তারা আপনার লিখিত অনুমতি এবং একটি স্বাক্ষরিত রিলিজ ফর্ম প্রাপ্ত করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার পাশের প্রতিবেশী আপনার ডাক্তারকে কল করতে পারে না এবং আপনি রোগী কিনা তা খুঁজে বের করতে পারবেন না, আপনি একা ডাক্তারকে কেন দেখেছেন। এমনকি আপনার পত্নী আপনার চিকিত্সকের সাথে কথা বলতে সক্ষম হতে স্বাক্ষরিত মুক্তির ফর্মের প্রয়োজন। বীমা কোম্পানির সীমিত তথ্য অ্যাক্সেস আছে, যেমন বীমা বিলিং কোডগুলি, তবে আপনার যত্ন সম্পর্কে অন্য কোনও তথ্যের জন্য গোপনীয় নয়।
কাগজ সিস্টেম: বর্ণানুক্রমিক বা সংখ্যাসূচকভাবে সংগঠিত
কাগজ মেডিকেল রেকর্ডের জন্য ফাইলিং সিস্টেম স্থান প্রচুর নিতে। রঙ-কোডেড ফোল্ডারগুলির সাথে সজ্জা, ক্যাবিনেট এবং ড্রয়ারগুলি সাধারণ।
রেকর্ডগুলি সংরক্ষণ এবং রেকর্ডগুলি কীভাবে সংগঠিত করা যায় সেগুলির জন্য উপলব্ধ রৈখিক ফাইলিং ইঞ্চির পরিমাণের উপর ভিত্তি করে এই ধরণের সিস্টেমগুলি পরিবর্তিত হয়। রেকর্ড সাধারণত বর্ণানুক্রমিক বা সংখ্যাসূচকভাবে সংগঠিত হয়।
সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেম নিম্নলিখিত অন্তর্ভুক্ত।
- সোজা, বা ক্রমাগত, ফাইলিং: রোগীর সংখ্যা অনুযায়ী মেডিক্যাল রেকর্ডগুলি ক্রনিকোলজিতে জমা দেওয়া হয় (অর্থাত তারিখ-মাস-বছরের রেকর্ডে তারিখ)।
- টার্মিনাল অঙ্ক ফাইলিং: বিপরীত সংখ্যাসূচক ফাইলিং সিস্টেম হিসাবেও পরিচিত, এটি সোজা সংখ্যাসূচক বিপরীত যা রেকর্ডগুলির শেষ সংখ্যা (যেমন একটি তারিখ-মাস-বছরের রেকর্ডে বছরের) দ্বারা সাজানো হয়।
কাগজ ফোল্ডার সাধারণত লক দরজা পিছনে এবং লক ড্রয়ারস মধ্যে সংরক্ষিত হয়। অফিসের কর্মীরা রেকর্ড এবং রেকর্ডের অবস্থানের জন্য অনুরোধগুলি ট্র্যাক করে, যেমন একটি চেকআউট সিস্টেমের মাধ্যমে যার জন্য কেউ রেকর্ডের জন্য সাইন ইন করতে পারে। শুধুমাত্র সুপারভাইজার ঘন্টা হিসাবে, রেকর্ড হিসাবে অ্যাক্সেস করতে পারেন।
বৈদ্যুতিন ফাইলিং সিস্টেম: ভাগ করা সহজ
একটি ইলেকট্রনিক মেডিকেল রেকর্ড কাগজ চার্টের একটি ডিজিটাল সংস্করণ যা একটি অনুশীলনের মধ্যে একজন রোগীর ইতিহাস ধারণ করে। রোগী রোগ প্রতিরোধের জন্য রোগীদের সনাক্ত করতে, রোগীদের স্বাস্থ্যের উপর নজর রাখতে, তথ্য সন্ধান করতে এবং যত্নের মান উন্নত করতে রোগীদের সনাক্ত করতে একটি ইএমআর ব্যবহার করে।
একটি EMR দিয়ে, একটি ব্যবহারকারী শুধুমাত্র রেকর্ড থেকে প্রয়োজনীয় নির্দিষ্ট তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, যদি কোনও ব্যবহারকারীকে পূর্ণ রোগীর ইতিহাস দেখতে না হয় তবে সিস্টেম কেবলমাত্র সেই তথ্য অ্যাক্সেসের অনুমতি দেয় যা তাদের কাজ সম্পাদনের জন্য প্রয়োজন। EMR সিস্টেমগুলি অননুমোদিত ব্যবহারকারীদের চিকিৎসা ইতিহাসের মতো সুরক্ষিত স্বাস্থ্য তথ্য অ্যাক্সেস করতে বাধা দেওয়ার জন্য নিরাপত্তা ব্যবস্থা ব্যবহার করে। এটি নিশ্চিত করতে সহায়তা করে যে হিপায়া স্ট্যান্ডার্ডগুলি পূরণ করা হয়, একই সাথে অনুমোদিত দলগুলিতে অ্যাক্সেস সহজে করার অনুমতি দেওয়া হয়।
শক্তিশালী ইলেকট্রনিক স্বাস্থ্য রেকর্ড এছাড়াও প্রশাসনিক এবং বিলিং তথ্য অন্তর্ভুক্ত। EMRs যত্নের মান উন্নত করতে অনুশীলনের মধ্যে ভাগ করা যেতে পারে, তবে প্রদানকারী এবং সুবিধাগুলির মধ্যে রেকর্ড ভাগ করা এখনও HIPAA প্রবিধান অনুযায়ী করা উচিত। সিনার, এপিক, ম্যাককেসন এবং মেদাইটেকের মতো প্রধান সফ্টওয়্যার বিক্রেতা ফাইলিং সিস্টেম সরবরাহ করে যা ব্যবহারকারীদের নাম অনুসারে অনুসন্ধানের মাধ্যমে পৃথক রোগীদের জন্য তথ্য অ্যাক্সেস করতে দেয়। বৈদ্যুতিন ফাইলিং সিস্টেমগুলি ব্যবহারকারীদের রোগীদের গোষ্ঠীগুলির জন্য তথ্য দেখতে অনুমতি দেয়, যেমন ভাগ করা জনসংখ্যাতাত্ত্বিক বা চিকিৎসা ইতিহাস অনুসন্ধানের জন্য যাতে তারা সম্প্রদায়ের স্বাস্থ্যের উন্নতি করতে পারে - উদাহরণস্বরূপ, রোগ প্রতিরোধের জন্য কে কে চিহ্নিত করে তা সনাক্ত করে।
হাইব্রিড সিস্টেম: ইলেক্ট্রনিক এবং কাগজ রেকর্ডস মিশ্রন
কিছু চিকিৎসা অনুশীলন বৈদ্যুতিন রেকর্ড এবং কাগজ রেকর্ড ব্যবহার। তারা ডিজিটাল তথ্য মুদ্রণ করতে পারে, কাগজের রেকর্ড স্ক্যান করতে পারে এবং কোনও ধরণের সিস্টেম থেকে তথ্য অ্যাক্সেস করতে পারে, যাতে তাদের ইলেকট্রনিক এবং কাগজের সিস্টেমগুলি সামঞ্জস্যপূর্ণ হয়।
উদাহরণস্বরূপ, কিছু অনুশীলন যা EMRs ব্যবহার করে তাদের তথ্যগুলি কাগজের তথ্য স্ক্যান করে আপডেট করে। অথবা তারা ইলেকট্রনিক রেকর্ড থেকে তথ্য প্রিন্ট করবে যাতে রোগীকে চিকিত্সা করার সময় একটি যত্ন প্রদানকারী এটি কাগজে রাখতে পারে।
একটি সুবিধার নীতি এবং পদ্ধতিগুলি নির্ধারণ করা উচিত যে রেকর্ডের কোন অংশ কাগজ-ভিত্তিক হবে এবং কোন অংশ ইলেকট্রনিকভাবে সংরক্ষণ করা হবে। সমস্ত নতুন রেকর্ড যথাযথ বিন্যাসে দায়ের করা হয়। যদি রেকর্ডের একটি অংশ কাগজ-ভিত্তিক হয় তবে এটি ইলেকট্রনিক অংশটির অবস্থান উল্লেখ করা উচিত।
