আপনি যদি একজন উত্সাহী কর্মচারী হন এবং আপনি লক্ষ্য করেন যে আপনার কাজের কিছু পদ্ধতি উন্নত করা যেতে পারে তবে আপনি নতুন পদ্ধতিগুলি উপস্থাপনের প্রস্তাবটি লেখার বিষয়ে বিবেচনা করতে পারেন। এই ধরনের প্রস্তাব পত্র (বা ইমেল) একটি অভ্যন্তরীণ প্রস্তাব হিসাবে শ্রেণীবদ্ধ করা যেতে পারে। অভ্যন্তরীণ প্রস্তাব লেখা বাইরের বেশী লেখার চেয়ে একটু ভিন্ন। যেহেতু আপনি একই সংগঠনে কাজ করছেন এমন লোকেদের কাছে লেখার কারণে আপনি আপনার অভ্যন্তরীণ শব্দটি ব্যবহার করতে পারেন এবং গোপনীয় তথ্য ব্যবহার সম্পর্কে কম সংবেদনশীল হতে পারেন।
আপনার প্রস্তাব জন্য একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন। শ্রোতাদের নির্ধারণ করুন যাকে আপনি প্রস্তাবটি সম্বোধন করবেন। আপনি যদি আপনার প্রতিষ্ঠানকে একটি নতুন অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম পরিচয় করিয়ে দিতে চান, উদাহরণস্বরূপ, অ্যাকাউন্টিং বিভাগের সাথে যোগাযোগ করুন, সম্ভবত প্রধান হিসাবরক্ষক অ্যাকাউন্ট। এছাড়াও, আপনার প্রস্তাবের উদ্দেশ্য নির্ধারণ করুন - উদাহরণস্বরূপ, নির্দিষ্ট অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম বাস্তবায়ন। উপরন্তু, পাঠকদের জুতা নিজেকে রাখুন। আপনার প্রস্তাবটি গ্রহণ করা উচিত এমন শ্রোতাগুলিকে আপনি কিভাবে সন্তুষ্ট করতে পারেন তা এই আপনাকে আরও ভালভাবে বুঝতে সহায়তা করবে।
প্রস্তাব লিখতে শুরু করুন। খুব তাড়াতাড়ি, আপনার চিঠি উদ্দেশ্য স্পষ্টভাবে এবং পরিষ্কারভাবে রাষ্ট্র। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "আমি এই চিঠিটি লেখার জন্য অ্যাকাউন্টিং বিভাগকে এবিসি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম বাস্তবায়ন করার বিষয়ে জিজ্ঞাসা করতে বলছি।"
আপনার প্রতিষ্ঠানের বর্তমান পদ্ধতি বর্ণনা করুন। বর্তমান পদ্ধতিতে কোন অযোগ্যতা দেখান। উদাহরণস্বরূপ, বর্তমান অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমটি খুব বেশি সময় ব্যয় করতে পারে। উপরন্তু, এটি ব্যয়বহুল ত্রুটি করতে পারে।
নতুন পদ্ধতির একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ প্রদান করুন। তারা পুরোনো বেশী থেকে আলাদা হবে কিভাবে রূপরেখা। প্রথম, মাত্র কয়েক বাক্য আপনার প্রস্তাব বর্ণনা। তারপরে, প্রয়োজনীয় হতে পারে হিসাবে অনেক বিস্তারিত দিতে। যাইহোক, প্রস্তাব চিঠি সংক্ষিপ্ত এবং সংক্ষেপে রাখা।
প্রস্তাবিত নতুন পদ্ধতি বাস্তবায়ন সমর্থন করে যে আর্গুমেন্ট দিন। নতুন পদ্ধতি প্রতিষ্ঠানের কাছে আনতে পারে যে সুবিধা সুস্পষ্টভাবে তালিকা। সম্ভাব্য বেনিফিটগুলি উচ্চ উত্পাদনশীলতা, উত্পাদিত পণ্য বা পরিষেবাদির উন্নত মানের, কাঁচামালের বৃহত্তর সঞ্চয় এবং বর্ধিত কর্মচারী মনোবল অন্তর্ভুক্ত করতে পারে।
প্রযোজ্য হলে, কোনও নথির সাথে আপনার প্রস্তাবটি ব্যাকআপ করুন। উদাহরণস্বরূপ, নতুন পদ্ধতিগুলি আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে বা আপনার শিল্পের মধ্যে অন্যত্র পরীক্ষা করা হতে পারে। সমস্ত সমর্থক নথি পরিষ্কারভাবে চিহ্নিত করুন এবং প্রস্তাব পত্রের পাঠ্যতে তাদের অর্থ নির্দেশ করুন।
আপনার প্রতিষ্ঠানের প্রস্তাবিত পদ্ধতিগুলি কীভাবে প্রয়োগ করা যেতে পারে তার বিশদ বিবরণ দিন। আপনি যদি একটি নতুন অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম প্রবর্তন করার প্রস্তাব দেন, বাস্তবায়নের পর্যায়ে সম্পন্ন করা যেতে পারে। কিছু সময়ের জন্য, নতুন এবং পুরানো সিস্টেম একযোগে পরিচালিত হতে পারে। নতুন পদ্ধতি পরীক্ষা করার পরে, পুরানো সিস্টেম পর্যায়ক্রমে আউট হতে পারে।
আপনি এটি জমা দেওয়ার আগে প্রস্তাব চিঠি পড়তে অন্য কেউ পেতে। সমালোচনার জন্য জিজ্ঞাসা করুন। প্রস্তাব আলোচনা এবং এটি উন্নত করা যেতে পারে যেখানে পয়েন্ট সনাক্ত। প্রস্তাবটিকে আরো দৃঢ় করার জন্য প্রস্তাবটি কয়েকটি বাক্য পরিবর্তন করুন।
আপনার প্রস্তাব জমা দিন।
পরামর্শ
-
সহজ ভাষা ব্যবহার করুন। আপনি যদি নির্দিষ্ট শর্তাদি ব্যবহার করতে চান তবে তাদের সংজ্ঞা দিন, যদি না আপনি নিশ্চিত হন যে প্রস্তাবটি পড়া ব্যক্তি তাদের সাথে পরিচিত। এছাড়াও, স্পষ্ট এবং বিন্দু যে সংক্ষিপ্ত বাক্য পছন্দ করুন।
