ইলেকট্রনিক যোগাযোগের প্রযুক্তিগত অগ্রগতি সত্ত্বেও, ২015 সালের মধ্যে ফ্যাক্স মেশিনগুলি নথি প্রচারের একটি গুরুত্বপূর্ণ পদ্ধতি রয়েছে। ফ্যাক্স কভার শীট প্রাপককে কে ফ্যাক্স পেতে হবে এবং এর মধ্যে কী আছে তা সতর্ক করতে একটি গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে।
প্রেরক এবং রিসিভার
ফ্যাক্স কভার শীটের প্রাথমিক ফাংশনগুলির মধ্যে একটি হল প্রেরকের প্রেরক এবং প্রাপককে সনাক্ত করা। কভার শীটগুলি ঐচ্ছিক হলেও, মৌলিক যোগাযোগের তথ্যের অভাব হারিয়ে যাওয়া ট্রান্সমিশনের দিকে পরিচালিত করতে পারে। যদি অভিপ্রায়কারী প্রাপক ফ্যাক্সটি না নেয় তবে কভার শীটের "প্রাপক" সতর্কতা দস্তাবেজটিকে সঠিক ব্যক্তির কাছে পেতে সহায়তা করে। উপরন্তু, প্রেরকের নাম স্বীকার করে এমন একটি ফ্যাক্স প্রাপক ডকুমেন্টকে আরও দ্রুত সমাধান করতে পারে। অনেকেই তাদের পৃষ্ঠায় মুদ্রিত নাম এবং লোগো সহ টেমপ্লেট ভিত্তিক ফ্যাক্স কভার শীট আছে।
নথি বিবরণ
একটি সাধারণ ফ্যাক্স কভার শীট এছাড়াও ফ্যাক্স পাঠানো হয়, বা নথি এনক্লোজারের উপর মন্তব্য করার জন্য একটি বিভাগ আছে। কোনও প্রেরকের কাছে ট্রান্সমিশনটি গুরুতরভাবে নেবে কিনা সে সম্পর্কে উদ্বেগ প্রকাশ করে এই বিভাগটি দরকারী। যদি কোনও ব্যবসা একটি অযাচিত বিড প্রস্তাব জমা দেয়, উদাহরণস্বরূপ, কভার শীট সামগ্রীগুলির মাধ্যমে পড়ার প্রাপকের সুবিধাটি বর্ণনা করতে পারে। নথির বিবরণ প্রাপককে স্মরণ করিয়ে দিতে পারে যে ফ্যাক্সড উপকরণ পূর্ববর্তী আলোচনা বা চুক্তি অনুসরণ করে।
তারিখ এবং পৃষ্ঠা নম্বর
সংক্রমণের তারিখ এবং পাঠানো পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা কভার শীটের সাধারণ উপাদান। উভয় রেকর্ডkeeping এবং সঠিকতা জন্য গুরুত্বপূর্ণ। একটি ফ্যাক্স একটি তারিখ একটি প্রেরক একটি নির্দিষ্ট নির্দিষ্ট সময়সীমার জমা পূরণ করে প্রমাণ দেয়। অসম্পূর্ণ ট্রান্সমিশনগুলির বিরুদ্ধে সুরক্ষা করার জন্য ফ্যাক্সগুলিতে পৃষ্ঠাগুলির সংখ্যা খুবই গুরুত্বপূর্ণ। একটি কভার শীট বলতে পারে, "কভার শীট সহ 5 পৃষ্ঠা।" এই প্রাপক পাঁচটি মোট পৃষ্ঠা ধারণ করা উচিত যে প্রাপক সতর্ক। যদি কেউ অনুপস্থিত থাকে, প্রাপক প্রেরককে অসম্পূর্ণ নথিতে সতর্ক করতে পারে।
অতিরিক্ত তথ্য
একটি ফ্যাক্স কভার পৃষ্ঠাটি নির্দিষ্ট নথিগুলির সাথে গোপনীয়তা এবং নিরাপত্তা প্রকাশ প্রকাশের জন্যও ব্যবহৃত হয়। সরকারী সংস্থাগুলি, আর্থিক প্রতিষ্ঠানগুলি এবং আইনী অফিসগুলি সেই সংস্থার মধ্যে রয়েছে যা গোপনীয়তা বা গোপনীয়তা বিবৃতিগুলির একটি কভার শীটের উপর থাকতে পারে। এই বিবৃতি প্রাপক প্রান্তিক সূক্ষ্ম প্রকৃতির সতর্ক করে এবং গোপনীয় নথি সুরক্ষার মধ্যে জবাবদিহিতা নিশ্চিত করতে সাহায্য করে। ফ্যাক্সগুলি আইনগতভাবে নিয়ন্ত্রক বা নিয়ন্ত্রক প্রয়োজনীয়তাগুলিতে প্রাপককেও বাঁধতে পারে। কিছু কোম্পানি মেমো-মত নথি পাঠাতে ফ্যাক্স ট্রান্সমিশন ব্যবহার করে এবং এক পৃষ্ঠার সংক্ষিপ্ত বা সংক্ষিপ্ত বার্তা সহ কেবলমাত্র কভার শীট অন্তর্ভুক্ত করে।
