একটি সংগঠিত ও উন্নত মিটিং এজেন্ডা নিশ্চিত করে যে সকল গুরুত্বপূর্ণ বিষয়গুলি একটি প্রদত্ত সভায় আচ্ছাদিত হবে। একটি রূপরেখা কাঠামো সভাটির দিক নির্দেশনাকে সহায়তা করে যাতে আপনি এক বিষয় থেকে অন্যের দিকে তাকাতে না পারেন, যা ব্যবসাকে আরো কার্যকরীভাবে পরিচালিত করার অনুমতি দেয়। মিটিংয়ের আগে আপনার এজেন্ডা রূপরেখা শুরু করুন যাতে আপনি কয়েকটি ড্রাফ্ট তৈরি করতে পারেন এবং মিটিংয়ের আগে সেগুলি কী আশা করতে পারে তা জানাতে তাদের সামনে পাঠাতে পারেন।
সভায় কভার করতে আপনার প্রয়োজনীয় সমস্ত বিষয় লিখুন। যতটা সম্ভব বিস্তৃত হিসাবে শুরু করুন। উদাহরণস্বরূপ, "সময় নির্ধারণ" লিখুন, যা বিভিন্ন উপপাদ্য ধারণ করতে পারে। পূর্ববর্তী মিটিংগুলি, ইমেল এবং তথ্যগুলি আপনার কাছে থাকা সমস্ত প্রয়োজনীয় বিষয়গুলি নিশ্চিত করার জন্য আপনার কাছে থাকা কোনও নোট ব্যবহার করুন।
অন্যান্য মিটিং পরিকল্পক বা অংশগ্রহণকারীদের সঙ্গে যোগাযোগ করুন, এবং তারা মনোযোগ প্রয়োজন কোনো বিষয় আছে কিনা তা অনুসন্ধান করুন। প্রস্তাবিত বিষয় এবং আইটেমের জন্য তাদের একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা দিন যাতে আপনার যদি কোনও অনুসরণ-অনুসরণ গবেষণা বা চিঠিপত্র করার সময় থাকে তবে প্রয়োজনীয় রূপরেখাটি অন্তর্ভুক্ত করুন।
আপনার বিষয় সংগঠিত করুন। একটি বড় বিষয় অধীনে স্থাপন করা যেতে পারে যে বিষয় সন্ধান করুন। যদি না হয়, প্রতিটি সাধারণ বিষয় মাধ্যমে যান, এবং নির্দিষ্ট এজেন্ডা আইটেম মধ্যে যে বিরতি। উদাহরণস্বরূপ, একটি উত্পাদনের মিটিং এজেন্ডাটিতে "সময়সূচী" বিষয়টির অধীনে "রিহার্সাল দ্বন্দ্ব" এবং "তারিখগুলি মনে রাখতে" থাকতে পারে।
গুরুত্বের ভিত্তিতে আপনার প্রধান বিষয় একসঙ্গে রাখুন। উদাহরণস্বরূপ, কোন বিষয়গুলি তারা কত গুরুত্বপূর্ণ, তার বিষয়ে আলোচনা করার জন্য আপনাকে কত সময় এবং বিশেষ বিবেচনার জন্য যেমন প্রথম দিকে ছেড়ে যাওয়া সভাগুলোটির অংশ উপস্থাপনকারী ব্যক্তি হিসাবে তার উপর ভিত্তি করে কোন বিষয়গুলি প্রথমে যেতে হবে তা নির্ধারণ করুন।
গাঢ়, বড় ফন্ট, 14-থেকে-16-বিন্দু ফন্টের মধ্যে উল্লম্ব তালিকাতে আপনার প্রধান বিষয়গুলি টাইপ করুন। ইন্ডেন্ট বা ট্যাব একবার এবং প্রধান বিষয় নীচে সরাসরি প্রতিটি উপপাদ্য বুলেট। আপনি ইচ্ছা হিসাবে সংখ্যা বা subtopics সংখ্যা বা চিঠি লিখতে পারেন। প্রতিটি subtopic নীচে কোনো বিস্তারিত পয়েন্ট অন্তর্ভুক্ত করুন।
বুলেট এবং সেইসাথে আইটেমগুলি ইন্ডেন্ট করুন, তাই তারা ঠিক তার ডান উপপরিচালকের অধীনে বসতে। বেশিরভাগ সফ্টওয়্যার প্রোগ্রামগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইন্ডেন্ট, বুলেট এবং নম্বরটি যখন আপনি "এন্টার" এবং "ট্যাব" টি কোনও মূল বা উপপাদ্যের শেষে চাপবেন।
ডকুমেন্টের উপরের কেন্দ্রে সমস্ত প্রয়োজনীয় মিটিং তথ্য টাইপ করুন, মিটিংয়ের শিরোনাম এবং তারিখ, সময়, অবস্থান, আমন্ত্রিত ব্যক্তি বা প্রত্যাশিত অংশগ্রহণকারীদের এবং মিটিংয়ের সংগঠকের জন্য যোগাযোগের তথ্য, সম্ভবত আপনার।
প্রযোজ্য হলে প্রধান বা উপপাদ্যের পাশে প্রতিটি বিষয়টির উপস্থাপকের নাম লিখুন। আপনি প্রতিটি বিষয় প্রদান করছি কত সময় নোট। আপনি যথেষ্ট সময় দিতে নিশ্চিত করার জন্য উপস্থাপক সঙ্গে চেক করুন।
