চালান প্রাইভেটগুলি পণ্যগুলির ক্রেতাদের দেওয়া বিজ্ঞপ্তিগুলি তাদের জানাতে দেয় যে একটি চালান তার পথে চলছে। এই prealerts প্রধানত বিদেশী শিপিং সঙ্গে ব্যবহার করা হয়, যদিও শুধুমাত্র অন্যান্য দেশীয় অপারেশন সঙ্গে অন্যান্য অনেক কোম্পানি এই ব্যবহার করতে পারেন। একটি চালান prealert প্রায়ই প্রত্যাশিত আগমনের তারিখের কয়েক দিন আগে গ্রাহক পণ্য গ্রহণ গ্রাহক ফ্যাক্স বা ইমেল দ্বারা পাঠানো হয়। এই নোটিশ গ্রাহক সময় আগমনের জন্য প্রস্তুত করতে পারবেন।
একটি চালান prealert জন্য উদ্দেশ্য বুঝতে। অনেক কোম্পানি গ্রাহকের কাছে সৌজন্যে একটি prealert পাঠান। এটি গ্রাহকের প্রত্যাশিত চালানের সরবরাহের বিবরণ সম্পর্কে অবগত রাখে। আপনি যদি জাহাজের মালিকানায় এমন কোন সংস্থা হন তবে আপনার গ্রাহকদের এই ধরনের সৌজন্যে বিজ্ঞপ্তি দিন।
নোটিশ পাঠানোর জন্য আপনার পদ্ধতি নির্ধারণ করুন। চালান prealert নোটিশ পাঠানোর জন্য ব্যবহৃত সবচেয়ে সাধারণ পদ্ধতি ইমেল মাধ্যমে হয়।
বিজ্ঞপ্তি শিরোনাম। নোটিশ শীর্ষে শিরোনাম "চালান প্রারম্ভ" অন্তর্ভুক্ত করুন। যদি আপনি ইমেলের মাধ্যমে নোটিশ পাঠাচ্ছেন, তবে বিষয় লাইনটিতেও এটি লিখুন। একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি সহ গ্রাহককে বলছে যে এটি আদেশ হিসাবে কাজ করে যে আদেশগুলি তাদের পথে চলছে।
আদেশ বিবরণ রাষ্ট্র। একটি চালান prealert তথ্য বিভিন্ন কী টুকরা উচিত। গ্রাহককে এই বিজ্ঞপ্তিটি পাঠানোর বিষয়ে অবিলম্বে গ্রাহককে জানাতে এটি আপনার কোম্পানির নামটি স্পষ্টভাবে জানা উচিত। ব্যবহার করা হচ্ছে শিপিং পদ্ধতির ধরন, ট্র্যাকিং নম্বর এবং প্রত্যাশিত আগমনের তারিখ অন্তর্ভুক্ত করুন।
কোন কাস্টমস ক্লিয়ারেন্স তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। যখন পণ্য বিদেশে প্রেরণ করা হয়, সম্পন্ন করার জন্য প্রয়োজনীয় কয়েকটি গুরুত্বপূর্ণ নথি রয়েছে। এই ফর্ম সাধারণত পণ্য জাহাজী ও পরিবহক দ্বারা সম্পন্ন করা হয়। কাস্টমস নথি পণ্য কাস্টমস মাধ্যমে সাফ করতে সক্ষম হবে তা নিশ্চিত। একটি চালান prealert সঠিক ফর্ম সম্পন্ন হয়েছে গ্রাহক দেখাতে এই তথ্য অন্তর্ভুক্ত। এই ফর্ম সঠিকভাবে সম্পন্ন না হয়, চালানের সঙ্গে একটি সমস্যা হতে পারে।
অন্যান্য গুরুত্বপূর্ণ নথি সংযুক্ত করুন। একটি চালান প্রাইএলার্ট দিয়ে, অনেক সংস্থা প্রায়ই কিছু নথি সংযুক্ত করে, যার মধ্যে লডিং, বাণিজ্যিক চালান, প্যাকিং তালিকা বা উপাদান সুরক্ষা তথ্য শীট অন্তর্ভুক্ত হতে পারে, যা একটি MSDS হিসাবে উল্লেখ করা হয়।
আপনার যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। এই একটি চালানের prealert রয়েছে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ এক। কোন প্রশ্ন, উদ্বেগ বা সমস্যা দেখা দিলে গ্রাহকের কাছে এটি প্রাথমিকভাবে একটি ফোন নম্বর রয়েছে।
