একটি অভ্যন্তরীণ ব্যবসা চিঠি লেখা আপনার শ্রোতা বুঝতে এবং একটি নির্দিষ্ট লক্ষ্য ফোকাস জড়িত। কোন ব্যাপার বিষয়, শ্রোতা এবং স্বন বিবেচনার দ্বন্দ্ব, বিভ্রান্তি এবং ভুল তথ্য এড়ানোর জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। সাফল্য নিশ্চিত করার জন্য, একটি কাঠামো অনুসরণ করুন, সমস্ত প্রয়োজনীয় বিবরণ অন্তর্ভুক্ত করুন, এবং পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে proofread। এটি প্রায়ই অক্ষরের খসড়া এবং চূড়ান্ত পর্যালোচনার বিকাশের জন্য সময় নির্ধারণ করতে সহায়তা করে এবং লেখার সবচেয়ে কার্যকরী অংশ তৈরি করে। অতএব, সতর্কতা পরিকল্পনা এবং সময় ব্যবস্থাপনা উভয় লেখার প্রক্রিয়া গুরুত্বপূর্ণ দিক।
একটি সঠিক অভিবাদন তৈরি করুন
উপযুক্ত স্বর দিয়ে চিঠিটি খুলতে সঠিক অভিবাদন তৈরি করুন। চিঠিটি খুলতে "প্রিয়," "শুভেচ্ছা" বা "শুভ সকাল / বিকাল" ব্যবহার করুন এবং পাঠকের জন্য শ্রদ্ধা ও সহানুভূতি প্রদর্শন করুন। উদাহরণস্বরূপ: "প্রিয় সহকর্মীরা।"
একটি ভূমিকা তৈরি করুন। প্রবর্তনে, চিঠির বিষয় সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন যাতে পাঠক কী আশা করতে পারে তা বোঝে। আপনার ভূমিকা এই মত চেহারা হতে পারে:
আমাদের নতুন পার্কিং গ্যারেজে নির্মাণ শেষ হওয়ার পরে আপনারা অনেকেই অবাক হয়েছেন। আমি আপনাকে জানাতে পেরে আনন্দিত যে নির্মাণ এপ্রিলের প্রথম সপ্তাহে সম্পন্ন করা হবে।
একটি কার্যকর শরীরের অনুচ্ছেদ লিখুন এবং পাঠক জড়িত রাখা দৃশ্যত এটি সংগঠিত।
শরীরের অনুচ্ছেদের সর্বাধিক তথ্য রয়েছে, তাই সংস্থা বিশেষ করে গুরুত্বপূর্ণ। গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হাইলাইট বুলেট পয়েন্ট, সাহসী টেক্সট বা অন্যান্য কৌশল ব্যবহার করুন।
একটি সুখী শেষ সঙ্গে চিঠি বন্ধ করুন। এই তাদের সময় জন্য তাদের ধন্যবাদ দ্বারা পাঠক সঙ্গে একটি সঠিক স্বন স্থাপন জড়িত থাকে। পাঠকের আরও প্রশ্ন থাকলেও প্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা দরকার। উদাহরণ স্বরূপ:
আপনার সময় এবং ধৈর্য্যের জন্য আপনাকে ধন্যবাদ। আপনার যদি আরও কোন প্রশ্ন থাকে, তবে নীচের তালিকাভুক্ত ইমেল ঠিকানাতে পরিচালনার সাথে যোগাযোগ করতে দ্বিধা করবেন না।
চিঠি প্রিন্ট করুন এবং ত্রুটি জন্য এটি proofread। কোন ভুল বানান, বিরাম ত্রুটি বা ব্যাকরণগত ভুল খুঁজুন। অজানা শব্দ বা প্যাসিভ ভয়েস সংশোধন করতে এবং পুনরাবৃত্তি এড়ানোর জন্য অভিধান এবং থিসারাস ব্যবহার করুন।
পরামর্শ
-
অভ্যন্তরীণভাবে লেখার সময় মনে রাখবেন যে আপনার নথিটি কোম্পানির কেউ দেখতে এবং পড়তে পারে। অতএব, তথ্য সুষম, উদ্দেশ্যযোগ্য, অ্যাক্সেসযোগ্য এবং লিঙ্গ নিরপেক্ষ রাখা।
সতর্কতা
আপনি যদি আপনার ব্যবসায়িক অংশীদার বা সহকর্মীদের ভালভাবে জানেন তবে লেখালেখিতে একটি অনানুষ্ঠানিক বা কথোপকথন টোন এড়ান। দীর্ঘমেয়াদি সঙ্গে একটি নথি উত্পাদন লিখিত যোগাযোগ গুরুত্বপূর্ণ, এবং নৈমিত্তিক শব্দ এবং বাক্যাংশ সহজে misinterpreted হয়।
