কার্যকরী যোগাযোগ ব্যবস্থা একটি সফল ব্যবসা একটি অবিচ্ছেদ্য অংশ। প্রতিযোগিতামূলক এবং উত্পাদনশীল থাকা, একটি কোম্পানী অবশ্যই তার নিজস্ব কর্মচারী, পাশাপাশি গ্রাহকদের, বিক্রেতাদের এবং অন্যান্য পেশাদারদের সাথে সংশ্লিষ্ট এবং যোগাযোগের জন্য সংগঠিত, কার্যকরী পদ্ধতির বিকাশ করতে হবে। সৌভাগ্যক্রমে, ব্যবসায়িক যোগাযোগ সময়ের সাথে সাথে বিকশিত হয়েছে এবং বিভিন্ন ধরণের ব্যবসায়িক বার্তাগুলি অন্তর্ভুক্ত রয়েছে, যা সহজ এবং চেষ্টা-এবং-সত্য থেকে প্রযুক্তিগতভাবে পরিশীলিত।
ব্যবসা ফোন বার্তা
যদি আপনার ব্যবসায়ের একাধিক ব্যক্তি থাকে তবে আপনাকে অন্তর্মুখী ফোন বার্তাগুলি রেকর্ড এবং বিতরণ করার সেরা উপায় নির্ধারণ করতে হবে। কিছু ব্যবসা কেউ ফোন ফোনে স্ক্রিন করতে, কলার থেকে বার্তাগুলি লিখে এবং তাদের উদ্দেশ্যে যে কর্মীদের উদ্দেশ্যে সেগুলি বিতরণ করে। অন্য ব্যবসায়গুলি একটি স্বয়ংক্রিয় ভয়েস মেইল সিস্টেম ব্যবহার করে যেখানে কলার তাদের বার্তাগুলিকে ভয়েস রেকর্ডিং হিসাবে ছেড়ে দেয়। ভয়েস মেইল দিয়ে, প্রতিটি কর্মচারী তার নিজের বার্তা ট্র্যাক রাখার জন্য দায়ী। কিছু ছোট ব্যবসা শুধুমাত্র পৃথক কর্মচারী পরিবর্তে, কোম্পানির পৃথক বিভাগের জন্য ভয়েস মেইল বক্স সেট আপ।
অফিস মেমো
স্মারকলিপিগুলি (মেমোস) একটি ধরণের চিঠিপত্র কর্মচারী তাদের নিজস্ব বিভাগের মধ্যে বা একই কোম্পানির বিভাগগুলির মধ্যে যোগাযোগ করতে ব্যবহার করতে পারে। Memos সাধারণত প্রকৃতির সংক্ষিপ্ত এবং বহিরাগত লিখিত ব্যবসা চিঠিপত্র আনুষ্ঠানিক বিন্যাস নেই। যাইহোক, memos একটি বিন্যাস এবং সাধারণ গঠন আছে। প্রতিটি ব্যবসা ফরম্যাট মেমোসের নিজস্ব পছন্দগুলি, তবে সাধারণভাবে, মেমো প্রাপক, প্রেরক এবং শীর্ষে বিষয়টিকে, মাঝে মাঝে গাঢ় টাইপসেটে দেখায়। বার্তাটি শরীরের সাধারণ টাইপেটে এই তথ্য নীচে। কর্মচারী ব্যক্তিগতভাবে মেমো প্রদান করতে পারেন বা কোম্পানির আন্তঃ-অফিসে মেল বিতরণ ব্যবহার করতে পারেন। কিছু পেশার মধ্যে, যেমন আইনী ও স্বাস্থ্যসেবা ক্ষেত্রগুলিতে, লোকেরা অন্যান্য পেশাদারদের সংক্ষিপ্ত বার্তা পাঠাতে এবং কিছু ক্ষেত্রে ক্লায়েন্টদের কাছে মেমো ব্যবহার করে। লোকেরা এই ধরনের মেমো মেল, ইমেল এবং ফ্যাক্স দ্বারা পাঠাতে পারে।
ব্যবসা ইমেল
আজ, অনেক ব্যবসা প্রতিষ্ঠানের সাথে সাথে গ্রাহকদের, বিক্রেতাদের এবং অন্যান্য ব্যবসার সাথে যোগাযোগের উপায় হিসাবে ইমেল চিঠিপত্র ব্যবহার করে। যদি ব্যবসায়টি একটি ওয়েবসাইট থাকে তবে কর্মচারীদের কোম্পানির ডোমেন নাম সহ ইমেল ঠিকানা থাকতে পারে যেমন "[email protected]।" ইমেল চিঠিপত্র হস্তলিখিত চিঠিপত্রের চেয়ে কম আনুষ্ঠানিক হতে পারে, এটির সুবিধা এবং অসুবিধাগুলির একটি সত্য। তাদের কর্মীদের কোম্পানির ইমেল ঠিকানাগুলি ব্যবহার করার অনুমতি দেয় এমন অনেক ব্যবসা কোম্পানির ইমেলের জন্য অভিন্ন মান স্থাপন করতে এটি কার্যকর। কোম্পানি শুধুমাত্র ব্যবসায়িক উদ্দেশ্যে কর্মচারীদের ব্যবহারের সীমাবদ্ধ করতে পারে এবং কঠোরভাবে নিয়ন্ত্রণ করে যে কোন কর্মচারী কোনও ইমেল সংযুক্তি ডাউনলোড করতে পারে। যদি ব্যবসায়টির কর্মচারীদের সাথে গোপনীয়তা চুক্তি থাকে তবে এই চুক্তিটি সম্ভবত কর্মচারীদের 'কোম্পানির ইমেল চিঠিপত্রের ব্যবহারে প্রসারিত হবে। একটি কোম্পানির ইমেল ঠিকানার সাথে সঙ্গতিপূর্ণ সময় একটি কর্মী একটি ইতিবাচক আলোতে কোম্পানী প্রতিনিধিত্ব করার জন্য একটি কর্মচারী প্রয়োজন তার অধিকার মধ্যে ভাল। কিছু ব্যবসা তাদের ইমেলে স্বয়ংক্রিয় ইমেল স্বাক্ষর যুক্ত করতে একটি কোম্পানি ইমেল ব্যবহার করে এমন কর্মচারীদের প্রয়োজন হতে পারে। এই স্বাক্ষরটি কোম্পানির কর্মচারী এর সম্পূর্ণ নাম এবং শিরোনাম, পাশাপাশি ব্যবসায়িক নাম, ফোন নম্বর, ওয়েবসাইট এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত হতে পারে।
আমার স্নাতকেরআমার স্নাতকের
পেশাগত ব্যবসা চিঠিপত্র একটি দীর্ঘ এবং আনুষ্ঠানিক ইতিহাস আছে। ব্যবসায়গুলি প্রায়শই একটি লাইটহেড নকশা কমিশন করে যা সমস্ত ব্যবসা চিঠিপত্র মুদ্রিত হয়। লটারহেড নকশা কোম্পানির লোগো এবং সাধারণ যোগাযোগের তথ্য যেমন কোম্পানির মেলিং ঠিকানা, ফোন এবং ফ্যাক্স নম্বর এবং ওয়েবসাইট ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। কিছু কোম্পানি কোম্পানির মধ্যে ব্যক্তিদের জন্য প্রধান লেটারহেড টেমপ্লেট কাস্টমাইজ করে, যোগাযোগের তথ্যগুলিতে ব্যক্তিগত এক্সটেনশন এবং পৃথক ইমেল ঠিকানা যুক্ত করে। লিখিত ব্যবসা চিঠিপত্র একটি আনুষ্ঠানিক গঠন আছে। যদিও সঠিক বিন্যাসটি পরিবর্তিত হতে পারে তবে সাধারণভাবে তারিখটি উপরের অক্ষরে যায় এবং প্রাপকের পূর্ণ নাম, শিরোনাম, কোম্পানি এবং মেইলিং ঠিকানা তারিখের নিচে থাকে। প্রাপকের নাম এবং ঠিকানাের পাশে আপনাকে "বিষয়:" একটি বিষয় লাইন বা ক্ষেত্রের লেবেল যুক্ত করতে হবে না। লিখিত ব্যবসা চিঠিপত্রটি শুরুতে প্রেরকের নাম সহ, "আন্তরিকভাবে", যেমন শুরুর দিকে "প্রিয়", প্রাপকের নাম অনুসরণ করে এবং শেষ পর্যন্ত সালাম বন্ধ করার জন্য খোলা স্যালুটেশনগুলি ব্যবহার করে। প্রেরক ব্যক্তিগত স্পর্শের জন্য চিঠি হস্তান্তরিত করতে পারেন। চিঠির প্রেরক ব্যতীত অন্য কেউ যদি এটি লিখে বা টাইপ করে, তবে টাইপস্ট্রেটারটি প্রেরকের প্রাথমিক, একটি কোলন এবং স্বাক্ষরের নীচে তার নিজের প্রাথমিক অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত। একাধিক প্রাপককে একই চিঠি পাঠানো হলে, এটি প্রধান প্রাপকের কাছে সম্বোধন করা উচিত, তারপরে অন্যান্য সমস্ত প্রাপককে "সিসি" অক্ষরের পাশে ইমেলের নীচের অংশে উল্লেখ করা উচিত যা "কার্বন অনুলিপি" হিসাবে দাঁড়িয়ে থাকে।
