অধিকাংশ মানুষের জন্য, হতাশা জীবন একটি অংশ। অনুভূতি এতই সাধারণ যে অনেকে অভিযোগ ছাড়াই আবেগকে গ্রাস করে, ধীরে ধীরে বিরক্তির উত্থাপক পুলকে খাওয়ায়। তারা আপত্তিকর পক্ষের জন্য অজুহাত সৃষ্টি করতে পারে, নিজেদেরকে বলছে, "তারা যা করতে পারে তার জন্য তারা যথাসাধ্য চেষ্টা করছে।" এটি সত্য হতে পারে, কিন্তু সামান্য গঠনমূলক সমালোচনার কারণে কেউ কখনও আঘাত করে না। ব্যবসা এবং হতাশা অক্ষর প্রাপ্ত অন্যান্য সংস্থা শীঘ্রই তা উন্নতির জন্য রুম করতে তাদের সেরা স্বার্থে বুঝতে। বলার অপেক্ষা রাখে না, "চটচটে চাকা গ্রীস পায়।"
আপনার তথ্য সংগঠিত করুন। আপনি যে ব্যক্তি বা কোম্পানিকে হতাশার চিঠি লেখেন তা যদি তারা আপনার ব্যর্থ হয়েছে তা স্পষ্টভাবে ব্যাখ্যা না করে তবে তাদের ব্যবসা বা ব্যক্তিগত অনুশীলনগুলিকে উন্নত করতে পারে না। চিঠিটি লেখার আগে, আপনি ক্রমাগত ক্রমবর্ধমান পরিস্থিতিতে সংগঠিত হবেন এমন পরিস্থিতিতে একটি তালিকা আছে। আপনি যদি অন্যান্য সূত্র থেকে অফিসিয়াল ডকুমেন্টেশন আছে, আপনার চিঠি শুরু করার আগে যারা সহজ আছে।
আপনার অভিযোগ তালিকা। আপনার প্রত্যাশাগুলি কী এবং কীভাবে তারা পূরণ হয়নি তা পরিষ্কারভাবে ব্যাখ্যা করুন। প্রয়োজন হলে অন্যান্য উত্স থেকে ডকুমেন্টেশন ব্যবহার করুন।
অভিযোগ আপনি কিভাবে অনুভূত ব্যাখ্যা। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি বারবার কঠোর গ্রাহক পরিষেবা সম্পর্কে ফাস্ট ফুড কোম্পানির কাছে লেখেন, তবে ব্যাখ্যা করুন যে আপনার অর্থ এবং পৃষ্ঠপোষকতা তাদের প্রতিষ্ঠানের মধ্যে মূল্যবান না বলে মনে করে।
দয়াশীল হত্তয়া.মনে রাখবেন যে আপনার চিঠিটি কোন ব্যক্তি বা প্রতিষ্ঠানকে উন্নত করতে সহায়তা করা, তাদের হ্রাস না করা। আপনি সহজভাবে উপায়গুলি নির্দেশ করছেন যা আপনি মনে করেন যে তারা আরও ভালোভাবে সম্পাদন করতে পারে। একটি কোম্পানির কাছে হতাশার একটি চিঠি লেখার সময়, মনে রাখবেন যে চিঠিটি পড়ার ব্যক্তিটি সম্ভবত সেই ব্যক্তি হবে না যার সাথে আপনার অভিযোগ রয়েছে। অভদ্র বা কদর্য হতে না; চিঠি ধরনের স্বর রাখা, বা খুব কমপক্ষে, পেশাদারী।
উন্নতির জন্য পরামর্শ করুন। এখন আপনি সমস্যাটি লক্ষ্য করেছেন, সমাধানগুলির দিকে নির্দেশ করে সহায়তা করুন।
আপনার চাহিদা উপস্থাপন। আপনার অভিজ্ঞতার জন্য আপনি যদি পুনরুদ্ধারের যোগ্য মনে করেন তবে হতাশার একটি চিঠিটি জিজ্ঞাসা করার স্থান। আপনি সরাসরি প্রত্যর্পণ বা ভবিষ্যতে ছাড় বা মুক্ত পরিষেবা চাইতে চাইছেন কিনা তা নির্দেশ করে যে আপনার দাবিগুলি গ্রাহকের হিসাবে আপনাকে ধরে রাখার দিকে দীর্ঘতর পদক্ষেপ নেবে।
চিঠি টাইপ করুন। আপনার হতাশা পেশাগত উপস্থাপনা প্রাপক জানাতে হবে যে আপনি গুরুতর।
চিঠি কপি করুন। আপনার চিঠিটি যদি হারিয়ে যায়, বিতর্কের বিষয় হয়ে যায়, অথবা হতাশা অক্ষরের দীর্ঘ শৃঙ্খলে প্রথম হয়ে যায় তবে আপনার রেকর্ডগুলির জন্য আপনার একটি অনুলিপি থাকা উচিত। আপনি যদি আপনার চিঠির সাথে অন্যান্য নথি অন্তর্ভুক্ত করেন তবে সেই নথির কপি তৈরি করুন এবং কপি পাঠান। সর্বদা নিজের জন্য মূল নথি রাখুন।
