একটি পরিস্থিতি প্রতিবেদন ঠিক কি নাম বোঝায় তা হল: যাচাই, বাস্তব তথ্য সম্বলিত একটি প্রতিবেদন যা একটি ঘটনা বা পরিস্থিতির "কে, কি, কোথায়, কখন, কিভাবে এবং কিভাবে" একটি পরিষ্কার ছবি দেয়। বেশিরভাগ সংগঠনগুলি সঠিক রিপোর্ট এবং সঠিক সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় উচ্চতর ইনপুট এবং তথ্য সরবরাহকারীদের পরিস্থিতি প্রতিবেদনগুলি ব্যবহার করে। জরুরী ব্যবস্থাপনা সংস্থা, সরকারী সংস্থা, সশস্ত্র সেবা, ব্যবসা, আইন প্রয়োগকারী সংস্থার, মানবতাবাদী বেসরকারী সংস্থা এবং কূটনীতিকরা সমস্ত পরিস্থিতি রিপোর্টে নির্ভর করে।
যত তাড়াতাড়ি সম্ভব পরিস্থিতি পর্যবেক্ষণ করুন। অনুষ্ঠানটি প্রাকৃতিক দুর্যোগ হলে, দুর্যোগ এলাকাটি দেখুন এবং ভূমি, অবকাঠামো এবং জনসংখ্যার প্রভাব সম্পর্কে নোট করুন। একটি পরিস্থিতি প্রতিবেদন অবশ্যই সেই সমস্ত সম্পর্কিত তথ্য সরবরাহ করবে যা সেইসব তথ্যগুলিতে তাদের সিদ্ধান্তগুলি বজায় রাখবে। সাবধানে পর্যবেক্ষণ করুন। ধারণা এবং মতামত একটি পরিস্থিতির রিপোর্ট অন্তর্গত না।
যাদের সাথে আপনি তথ্য প্রয়োজন জড়িত সব মানুষের সাথে কথা বলুন। পরিস্থিতির প্রতিবেদনের প্রয়োজন বা উত্পাদনের প্রতিটি প্রতিষ্ঠান সম্ভবত এমন কর্মীদের তালিকাবদ্ধ করবে যাদের সাথে যোগাযোগ করা এবং বিতর্ক করা দরকার। প্রতি কথোপকথনের সময় ভাল নোট নিন কারণ আপনি এই তথ্যটি প্রতিবেদনটিতে অন্তর্ভুক্ত করবেন।
সংগ্রহ এবং তথ্য সংগ্রহ। লক্ষ্যটি একটি ইভেন্টের সম্ভাব্য সর্বাধিক বিস্তৃত চিত্র এবং সেই ইভেন্টটির ফলাফল দিতে হয়। উল্লেখ্য পরিস্থিতি সম্পর্কে প্রতিটি দৃষ্টিভঙ্গি সম্পর্কে বিস্তারিত বিবরণ: কী ঘটেছে, কার কাছে, সময়, তারিখ এবং অবস্থান, অবকাঠামো এবং স্থানীয় জনসংখ্যা কেমন প্রতিক্রিয়া দেখায় তার উপর প্রভাব। অনেক সংস্থার একটি পরিস্থিতি রিপোর্টের জন্য একটি আদর্শ বিন্যাস রয়েছে যা নির্দিষ্ট ধরণের তথ্য অনুরোধ করে। যদি এমন একটি বিন্যাস বিদ্যমান, এটি ব্যবহার করুন। এটি তথ্য সংগ্রহ দ্রুত এবং আরো সুনির্দিষ্ট করা হবে।
যৌক্তিক আদেশ রিপোর্ট রচনা। সব প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করুন। বিশেষণ এবং ক্রিয়াকাণ্ড এড়ানো, ঘটনা বর্ণনা করতে পরিষ্কার এবং সংক্ষিপ্ত শব্দভাণ্ডার ব্যবহার করুন। নিয়মিত অগ্রগতি প্রতিবেদনগুলি সম্ভবত প্রাথমিক পরিস্থিতি প্রতিবেদন অনুসরণ করবে, তাই আপনাকে অবশ্যই ভবিষ্যতে কী ঘটছে তা বর্ণনা করতে হবে, ভবিষ্যতে কী ঘটতে পারে তা নয়।
প্রতিবেদনের শুরুতে একটি কী হাইলাইট বা নির্বাহী সারাংশ বিভাগ অন্তর্ভুক্ত করুন, কিন্তু সমস্ত তথ্য সংগ্রহের পরে এবং যৌক্তিক আদেশে রাখা হয়। অনুমান এড়ানো, ঘটনা এবং পরিসংখ্যান ব্যবহার করুন। সারসংক্ষেপ বা হাইলাইট সেকশন ব্যস্ত উচ্চপদস্থদের জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ তথ্য প্রকাশ করতে হবে।
পরামর্শ
-
প্রতিবেদনের পাঠকদের মনে রাখুন এবং পরিস্থিতি সম্পর্কে তাদের কী জানা দরকার।
