কল সেন্টার এজেন্টগুলি হ'ল সমাধান বিশেষজ্ঞরা যাদের প্রত্যেক কল সহ অন্যদের উপর প্রভাব ফেলার সুযোগ রয়েছে। আপনি যে উত্তরগুলি আশা করছেন তার উত্তরগুলির জন্য আপনি কলারের সংযোগ, এবং তাই কল সেন্টার শিষ্টাচার এবং ব্যক্তিগত ব্যবস্থাপনা দক্ষতা আপনার সাফল্যের মূল। আপনার গ্রাহক ইন্টারেকশনগুলি আরো উপভোগ্য করার জন্য বন্ধুত্বপূর্ণ পরিষেবা প্রদানের জন্য একটি ভাল হ্যান্ডেল বিকাশ করুন, যখন কাজ-সম্পর্কিত চাপটি কাটাতে হয়।
হাসি ভাল ফোন শিষ্টাচার
যখন লোকেরা সাহায্যের জন্য একটি গ্রাহক পরিষেবা কল সেন্টারকে কল করে, তখন সাধারণত তারা কোনও সমস্যার সম্মুখীন হয় বা উদ্বেগ প্রকাশ করে। এটি গ্রাহককে মানসিক ত্রাণ দিয়ে সরবরাহ করে এবং লাইনের অন্য প্রান্তে হাসতে হাসতে শুনতে আশা করে। একটি বোনাস হিসাবে, হাসি আপনার মস্তিষ্কের সেরোটোনিন বৃদ্ধি করে, যা আপনাকে সুখী এবং কম চাপ অনুভব করতে সহায়তা করে। হ্রাসকৃত চাপ সারা দিন জুড়ে প্রতিটি গ্রাহকের পক্ষে বন্ধুত্বপূর্ণ এবং সহায়ক হতে পারে, অথবা স্থিতিস্থাপকতার সাথে চাপ সৃষ্টি করতে সহজ করে তোলে।
বিরতি ছাড়া শুনুন
যেসব গ্রাহক তীব্র বা উদ্বিগ্ন বোধ করছেন তারা অন্য কিছু থেকে বেশি শোনাতে চায়। সঠিক ফোন শিষ্টাচার বাধা ছাড়া গ্রাহকদের শুনতে হয়। গুরুত্বপূর্ণ বিবরণ মনে রাখার জন্য আপনার সিস্টেমে বা কাগজে নোট নিন এবং সর্বোত্তমভাবে সেগুলি পরিবেশন করুন। যখন আপনি গ্রাহকদের চাহিদাগুলি সাবধানে শুনেন, তখন আপনি ভাল ফোন শিষ্টাচার অনুশীলন করছেন, কিন্তু এটি তাদের ভালভাবে পরিবেশন করা, সমাধান খুঁজে বের করতে এবং তাদের প্রয়োজনীয়তা পূরণকারী সহায়ক তথ্য ভাগ করে তোলে।
পরিচয় এবং সম্পর্ক
সবার জন্য যত্ন নিতে ভালবাসে সবাই, বিশেষ করে গ্রাহকদের যারা প্রশ্ন এবং উদ্বেগ আছে। কথোপকথন আপনার কোম্পানির সাথে গ্রাহকের সম্পর্ক উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ রাখুন। আপনার গ্রাহক বা কোনও পূর্ববর্তী কথোপকথন সম্পর্কে গ্রাহক তথ্যের তথ্যটি ব্যবহার করুন, গ্রাহককে যে তথ্যটি ইতিমধ্যে ভাগ করা হয়েছে তা পুনরাবৃত্তি করার পরিবর্তে। এটি একটি ভাল কল সেন্টার শিষ্টাচার যা তার উদ্বেগ যাচাই করতে এবং আপনার আওয়াজটি তার আশ্বস্ত করতে এবং কোনও উত্তেজনা ছড়িয়ে দেওয়ার স্বর ব্যবহার করতে পারে।
হোল্ড এবং উপযুক্তভাবে স্থানান্তর ব্যবহার করুন
গ্রাহকরা তাদের সময় মূল্য যারা সংস্থা এবং কল সেন্টার প্রশংসা করি। আপনি সুপারভাইজার বা সহকর্মীকে প্রদান করার সময় হোল্ড বাটনটি ব্যবহার করুন, তবে দীর্ঘক্ষণ ধরে গ্রাহককে ছেড়ে দেওয়ার বিষয়ে সতর্ক হবেন না। সঠিকভাবে আপনার দক্ষতার মধ্যে থাকা বিষয়গুলির বিষয়ে বন্ধুত্বপূর্ণ আত্মবিশ্বাসের সাথে কাজ করে, তবে অন্য বিভাগ বা সুপারভাইজারের দ্বারা ভাল পরিবেশিত জিনিসের জন্য, যত তাড়াতাড়ি সম্ভব মোট কল সময়টি রাখতে গ্রাহকের দ্রুত স্থানান্তর করা নিশ্চিত করুন।
পরিষ্কারভাবে এবং অনুসরণ আপ যোগাযোগ করুন
আপনার কল সময় স্পষ্টভাবে যোগাযোগ করুন এবং ভয়েস একটি বন্ধুত্বপূর্ণ স্বন ব্যবহার নিশ্চিত করুন। যদিও আপনার কোম্পানির স্ক্রিপ্ট থাকতে পারে, তবুও আপনার সুপারভাইজার আপনাকে অন্যথা করার জন্য জিজ্ঞাসা না করা পর্যন্ত শব্দ-জন্য-ওয়ার্ড গাইডের পরিবর্তে একটি রেফারেন্স পয়েন্ট হিসাবে ব্যবহার করুন। এটি ফোন শিষ্টাচার এবং গ্রাহক সন্তুষ্টি আসে যখন প্রামাণিক যোগাযোগ স্বর্ণ তার ওজন মূল্য।
আপনি সমাধান তদন্ত করা হয় যখন আপনার গ্রাহক অবগত রাখুন। আপনি তাকে ধরে রাখা এবং আপনি কতক্ষণ হতে হবে তাকে বলুন আগে তাকে জানাতে। আপনি যদি অন্য গ্রাহকের কাছে আপনার গ্রাহককে স্থানান্তর করেন তবে তাকে এবং কার কাছে জানাবেন। গ্রাহককে সংযোগ বিচ্ছিন্ন করার ক্ষেত্রে গ্রাহককে সরাসরি কল করার জন্য সরাসরি লাইন ফোন নম্বর দিন। সম্ভব হলে, গ্রাহকের কাছে আপনার সহকর্মীকে পরিচয় করিয়ে দেওয়ার জন্য এবং আপনার সহকর্মীকে গ্রাহকের প্রয়োজনীয়তার বিষয়ে সংজ্ঞায়িত করার জন্য লাইনটিতে থাকুন।
গ্রাহকের সমাধানটি যদি আপনাকে অতিরিক্ত পদক্ষেপ নিতে হয় তবে তাকে জানাতে হবে যে সে একটি ফলো-আপ ইমেল আশা করতে পারে, অথবা তার উদ্বেগ একটি নির্দিষ্ট দিন বা সময় দ্বারা সমাধান করা হবে। কিছু পরিবর্তন হলে, আপডেটের সাথে গ্রাহকের সাথে অনুসরণ করুন।
অনুগ্রহ করে এবং ধন্যবাদ
দয়া করে এবং ফোন শিষ্টাচার সম্পর্কে দীর্ঘ পথ যেতে আপনাকে ধন্যবাদ, বিশেষ করে যখন একটি হাসি সঙ্গে বলেন। আপনার কথোপকথনের শুরুতে এবং শেষে কল করার জন্য আপনার গ্রাহককে ধন্যবাদ জানাতে ভুলবেন। যখন আপনার গ্রাহকের কাছ থেকে তথ্য প্রয়োজন হয়, তখন অনুরোধ করার সময় দয়া করে সেটি ব্যবহার করুন এবং তারপরে ধন্যবাদ। যখন আপনি কোনও গ্রাহককে ধরে রাখা বা স্থানান্তরিত করতে চান, তখন নিশ্চিত করুন যে আপনি ব্যবহার করছেন এবং প্রক্রিয়াটির সময় আপনাকে ধন্যবাদ। মৌলিক বিনয় গ্রাহকদের মূল্যবান মনে করতে সাহায্য করে, যা তারা আপনার কোম্পানির সাথে তাদের সম্পর্ক চালিয়ে যেতে চায়।
প্র্যাকটিস মানসিক ব্যবস্থাপনা
কখনও কখনও গ্রাহকরা আপনাকে কল করার আগে রাগান্বিত হয়, অথবা অবশেষে একজন ব্যক্তির সাথে কথা বলার আগে তারা দীর্ঘ সময়ের জন্য ধরে রাখতে পারেন। যাই হোক না কেন, মাঝে মাঝে গ্রাহকদের রাগ পেতে এবং তাদের শান্ত হারাতে। পরিস্থিতিটি ছড়িয়ে দেওয়ার জন্য আপনার মানসিক পরিচালনার দক্ষতা অনুশীলন করার সময় এবং আপনার চাপের মাত্রা যতটা সম্ভব কম রাখুন। আপনি শুনতে হিসাবে গভীর এবং ধীরে ধীরে শ্বাস। নোটগুলি গ্রহণ করুন এবং একই ধরণের দয়ার সাথে গ্রাহককে সেবা করুন যা আপনি অন্য কোনও কলকারকে দেখান। প্রায়ই, আপনার শান্ত এবং যত্নশীল প্রতিক্রিয়া একটি তীব্র পরিস্থিতি ছড়িয়ে দিতে প্রয়োজন হয়। যদি সম্ভব হয়, তীব্র কলহের পরে কিছু চাপ চাপিয়ে দেওয়ার জন্য একটি স্বল্প বিরতি নিন এবং একটি ইতিবাচক মনের মধ্যে ফিরে আসুন এবং আপনার পরবর্তী কলকারী তাদের উপযুক্ত যোগ্য যত্ন গ্রহণ করে তা নিশ্চিত করুন।
