তাত্ক্ষণিক যোগাযোগ প্রযুক্তি এই দিনে এমনকি, আনুষ্ঠানিক ব্যবসা অক্ষর এখনও লেখা হয়। কোনও ব্যক্তি বা ব্যবসায় একটি ইমেল বা ফ্যাক্স পাঠানোর পরিবর্তে একটি চিঠি লিখতে পারে এমন অনেকগুলি কারণ রয়েছে। একটি ব্যবসা চিঠি পাঠানোর সময়, তিনটি প্রধান অংশ - শুরু, মধ্যম এবং শেষ - সঠিকভাবে লেখা উচিত।
শুরু
চিঠির শুরুতে তথ্য সরাসরি চিঠির বার্তা সম্পর্কিত নয়। তারিখ শীর্ষে প্রদর্শিত হবে। প্রেরক এবং প্রাপকের ঠিকানা পরবর্তী টাইপ করা হয়; তবে পাঠকের শিরোনাম বা শিরোনামটিতে প্রেরকের ঠিকানা প্রদর্শিত হলে, এটি টাইপ করার দরকার নেই। এই রেফারেন্স লাইন অনুসরণ করা হয় - "RE:" হিসাবে দেখা যায় - যা চিঠির বার্তা সম্পর্কিত চিঠির শুরু বিভাগের অংশ। এটি এক থেকে আট শব্দের মধ্যে বার্তা সংক্ষিপ্ত বিবরণ। তারপরে, চিঠিটি সম্বোধন করা হয়েছে এমন একটি অভিবাদন বা অভিবাদন অবশ্যই হতে হবে। এটি সাধারণত "প্রিয় স্যার:" বা "কার কাছে এটি উদ্বেগযুক্ত হতে পারে:" অভিবাদনের পর একটি কোলন সহ; ব্যক্তিগত চিঠি শুভেচ্ছা পরে একটি কমা ব্যবহার করুন, কিন্তু ব্যবসায়িক অক্ষর সবসময় একটি কোলন ব্যবহার।
মধ্যম
চিঠিটির মাঝামাঝিটি সাধারণত অক্ষরের দেহ হিসাবে পরিচিত। এটা মৌলিক বার্তা রয়েছে। প্রথম বাক্য বিষয় হওয়া উচিত পরিচয় করিয়ে দেওয়া উচিত। বিস্তারিত এবং বিবেচনা পয়েন্ট আসে। অবশেষে, একটি উপসংহার আছে। চিঠি শরীর বিন্দু এবং সংক্ষিপ্ত হতে হবে। প্রেরক এবং গ্রহীতার মধ্যে ব্যক্তিগত আইটেম বা বিষয়গুলি ব্যবসায়িক চিঠির অংশ হিসাবে অন্তর্ভুক্ত করা উচিত নয়।
শেষ
একটি অক্ষরের কয়েকটি মৌলিক উপাদান রয়েছে যা এটি শেষ করে। একটি সানন্দে অভিবাদন, যেমন "আন্তরিকভাবে" বা "সেরা শ্রদ্ধা," উপযুক্ত। তারপরে, আপনি প্রেরকের নাম মুদ্রণ করুন। প্রেরকের শিরোনামটি একই নামে বা সরাসরি নীচের লাইনটিতে অন্তর্ভুক্ত করুন। ক্লোজিং অভিবাদন এবং প্রেরকের নামের মধ্যে স্থান প্রায় দুই ইঞ্চি ছেড়ে দিন; এই স্থান প্রেরকের স্বাক্ষর জন্য। প্রেরকের কাছে যদি কেউ টাইপ করে এবং চিঠিটি প্রস্তুত করে, সে ব্যক্তি প্রেরকের নাম এবং শিরোনামের নীচে স্বীকার করা যেতে পারে। এই কাজ করার বিভিন্ন উপায় আছে। সবচেয়ে সাধারণ উপায়টি প্রেরকের প্রাথমিক অক্ষরে মূল অক্ষরে টাইপ করা, একটি স্ল্যাশ টাইপ করুন (/) এবং প্রস্তুতকারীর প্রাথমিকগুলি টাইপ করুন (যেমন, এবিসি / ডিফ)। চিঠিপত্র শেষে পরিবেশন করা উচিত। "এনক্লোজার (3)" শব্দটির সাথে টাইপ করুন 3 টি মেইলিংয়ের মধ্যে অন্তর্ভুক্ত পরিবেষ্টনের সংখ্যা।
চিঠি মেইলিং
চিঠিটি পুরোপুরি একটি ব্যবসা-আকারের খামে ভর্তি করার জন্য মোটা হয়। পরিবেষ্টনের অক্ষরে stapled হয় না। ব্যবসায়ের অক্ষর প্রাপকের নাম হস্তলিখিত পরিবর্তে লিফলে সম্মুখের দিকে টাইপ করা আছে। অনেক ব্যবসা একটি কোম্পানির লোগো এবং ঠিকানা দিয়ে পরিকল্পিত প্রাকপ্রকাশ খামখেয়াল আছে। এই সবচেয়ে পেশাদার খুঁজছেন। ছোট ব্যবসা স্টিক-অন প্রিন্টিন্টেড ঠিকানা লেবেল ব্যবহার করতে পারে। এই গ্রহণযোগ্য হয়, রিটার্ন ঠিকানা টাইপ করা হয়। হস্তাক্ষর পেশাদার বিবেচিত হয় না এবং এড়ানো হবে।
