একটি ব্যবসা চালানোর সময়, আপনি কি ধরনের অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করতে চান তা সিদ্ধান্ত নিতে হবে। আপনি একটি ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম বা একটি কম্পিউটারাইজড এক ব্যবহার করে নির্বাচন করতে পারেন। কম্পিউটারাইজড সিস্টেমগুলি সুবিধাজনক হলেও, ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি সরবরাহ করতে পারে এমন কিছু স্বতন্ত্র সুবিধা রয়েছে।
দূষিত তথ্য এড়াতে
একটি ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করার সুবিধাগুলির মধ্যে একটি হল যে আপনি যখন আপনার প্রয়োজন তখন আপনার দস্তাবেজ সর্বদা উপলব্ধ হবে। আপনি কম্পিউটারাইজড সিস্টেম ব্যবহার করার সময় এটি সবসময় হয় না। যখন আপনি একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করেন, তখন অনেকবার ডেটা দূষিত হয়ে যাবে এবং আপনি আর তথ্যটি অ্যাক্সেস করতে পারবেন না। সেই সময়ে, আপনি সম্ভাব্য বছরের বৎসর মূল্যের ডেটা হারাতে পারেন যা আপনার ব্যবসার জন্য আপনার প্রয়োজন।
সদৃশ ত্রুটি
একটি ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করার সময়, আপনি সদৃশ ত্রুটি সম্পর্কে চিন্তা করতে হবে না। একটি কম্পিউটারাইজড সিস্টেমের সাথে, আপনি ভুল ফাইলটি অনুলিপি করবেন এবং সংখ্যায় পুরানো সেট ব্যবহার করবেন। একটি ম্যানুয়াল সিস্টেমের সাথে, আপনি কেবল এটির মধ্যে আপনার ডেটা সহ একটি বই আছে। তথ্য ডুপ্লিকেটিং একটি খুব জড়িত প্রক্রিয়া, যা ঘটতে পারে না। এই আপনাকে ভুল তথ্য ব্যবহার এড়াতে সাহায্য করে।
পরিবর্তন করা
ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলির আরেকটি সুবিধা হলো এগুলি পরিবর্তন করা সহজ। যখন আপনি আপনার লেজারে একটি এন্ট্রি পরিবর্তন করতে চান, তখন আপনি কেবল একটি ইরেজারটি খোলেন এবং এন্ট্রি মুছে ফেলেন। তারপর আপনি খালি নতুন এন্ট্রি লিখতে পারেন। আপনার কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে কোনও এন্ট্রি পরিবর্তন করার প্রয়োজন হলে, আপনাকে একটি পাসওয়ার্ড টাইপ করতে এবং এটি পরিবর্তন করার আগে উপযুক্ত ফাইলটি সন্ধান করতে হবে। এটি অতিরিক্ত সময় লাগে এবং সমস্যা তৈরি করতে পারে।
অভিগম্যতা
একটি ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করার আরেকটি সুবিধা হল যে এটি যে কোনও তথ্যের জন্য সহজেই অ্যাক্সেসযোগ্য। উদাহরণস্বরূপ, ব্যবসায় মালিকরা অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার এবং এটিতে তথ্য পরিচালনা করতে তাদের অ্যাকাউন্টিং কর্মীদের উপর নির্ভর করতে পারে। যদি মালিকদের সিস্টেমের কিছু ডেটা অ্যাক্সেসের প্রয়োজন হয় তবে তাদের অ্যাকাউন্টিং বিভাগ থেকে কারো কাছে এটির জন্য অপেক্ষা করতে হবে। একটি ম্যানুয়াল সিস্টেমের সাথে, তারা সহজে বইটি দেখতে এবং তথ্যটি নিজেই পেতে পারে।
