ইভেন্টের আকারের উপর নির্ভর করে, একটি ইভেন্ট প্রকল্পের পরিকল্পনা করার সময় এবং অর্থ বিনিয়োগের প্রয়োজন হয়। সফলভাবে একটি ইভেন্ট পরিকল্পনা করার চাবিটি শক্তিশালী সাংগঠনিক দক্ষতা বা একটি বুদ্ধিমান দল ভাড়া করা হয়। ইভেন্ট প্রকল্পের উদাহরণ কর্মশালা, বিতর্ক এবং প্রচার।
একটি দল তৈরি করুন। প্রতিটি দলের সদস্য শক্তিশালী সাংগঠনিক এবং যোগাযোগ দক্ষতা থাকা উচিত, পাশাপাশি নিয়মিত অগ্রগতি আপডেট মিটিং জন্য উপলব্ধ করা উচিত।
নির্দিষ্ট সময়সীমার সাথে একটি করণীয় তালিকা তৈরি করুন। এই চেকলিস্ট ইভেন্ট প্রকল্পের জন্য সম্পন্ন করা প্রয়োজন যে সব কাজ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। দলের একটি সদস্য প্রতিটি টাস্ক বরাদ্দ করুন। ইভেন্ট এবং জটিলতার ধরন অনুসারে, সংগঠিত থাকার জন্য একটি প্রকল্প পরিচালনা সফটওয়্যার বা স্প্রেডশীট ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি স্প্রেডশীট ব্যবহার করে আপনি একটি কলামটি টাস্ক হতে পারেন, পরবর্তীটি এটির জন্য নির্ধারিত হয় এবং তারপরে নির্দিষ্ট সময়সীমা। চেকলিস্টে অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত বিক্রেতা নিয়োগের, নির্দিষ্ট সরবরাহের আদেশ, অবস্থান সংরক্ষণ করা, স্পিকারের ফ্লাইট সংরক্ষণ করা, খাদ্য সরবরাহ, বিপণনের উদ্যোগ এবং প্রচারগুলি যা করা দরকার তা ব্যবস্থা করা উচিত।
অগ্রগতি মনিটর। দলের সদস্যদের সাথে নিয়মিতভাবে যাচাই করুন যে তারা কর্মগুলি সম্পূর্ণ করার জন্য নির্ধারিত সময়সূচী এবং আপনি অসামান্য কিছু সম্পর্কে সচেতন। একটি প্রকল্প পরিচালনা সফ্টওয়্যার বা স্প্রেডশীট ব্যবহার করে, প্রতিটি সদস্য এর অগ্রগতি সঙ্গে এটি আপডেট করুন।
বাজেট প্রস্তুত করুন। বাজেটে ব্যয় হওয়া উচিত যা প্রত্যাশিত, এবং অপ্রত্যাশিত ব্যয়গুলির জন্য খরচ বহন করা উচিত। খরচ উপর বাস্তবসম্মত হতে এবং নিশ্চিত যে প্রতিটি দলের সদস্য পূরণ করা হবে বাজেট পূরণ করা আবশ্যক। একটি দল সদস্য তালিকা আইটেমের জন্য বাজেটের উপর হতে হবে, তাহলে পূর্ব অনুমোদনের জন্য তাদের আগাম আপনাকে রিপোর্ট করতে হবে।
