সেই দিনগুলো যখন অ্যাকাউন্টেন্টরা কাগজ খাতা বই এবং অ্যাকাউন্টিং এন্ট্রি রেকর্ড করার জন্য ধারালো পেন্সিল ব্যবহার করেছিলেন। কম্পিউটারাইজড একাউন্টিং অনেকগুলি সংস্থাগুলিতে ফর্মূল 100 টি কোম্পানি থেকে একত্রে একক solopreneur ব্যবসাগুলিতে সর্বদা সাধারণ হয়ে উঠেছে।
ইন্টারনেট এবং ডেস্কটপ ভিত্তিক উভয় সিস্টেমের প্রাপ্যতার কারণে অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারের খরচ হ্রাস পেয়েছে এবং কিছু বিক্রেতারাও বিনা মূল্যে অনলাইন বুককিং সিস্টেমগুলি অফার করে। যদিও এই সিস্টেমে কিছু সীমাবদ্ধতা থাকতে পারে, যেমন তালিকাগুলি ট্র্যাক করতে সক্ষম না হওয়ার কারণে, তারা সাধারণত পরামর্শ বা অন্যান্য পরিষেবা-সম্পর্কিত সংস্থাগুলির মতো ছোট বা পরিষেবা-ভিত্তিক ব্যবসায়গুলির জন্য যথেষ্ট কার্যকারিতা সরবরাহ করে।
একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম কি?
কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমে মাসিক রিপোর্ট, বার্ষিক আর্থিক বিবৃতি, ট্যাক্স রিটার্ন তথ্য এবং আপনার কোম্পানির ক্রিয়াকলাপ, দক্ষতা এবং মুনাফা বিশ্লেষণের জন্য ব্যবহৃত অন্যান্য প্রতিবেদন কনফিগারেশনের জন্য আর্থিক আউটপুট উৎপাদন করার লক্ষ্যে আপনার সমস্ত কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং লেনদেনগুলি ট্র্যাক করার জন্য ডিজাইন করা সফ্টওয়্যার রয়েছে।
বিনামূল্যে বা কম খরচে অনলাইন সফ্টওয়্যার সিস্টেমগুলি আপনার নির্দিষ্ট ব্যবসায়ের জন্য কাস্টমাইজযোগ্যতা দেয় না তবে বড় কোম্পানিগুলি কম্পিউটারের অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম সফ্টওয়্যার প্যাকেজটি ব্যবহার করে যা কোম্পানির মেইনফ্রেম কম্পিউটার সার্ভারগুলিতে ইনস্টল করা হয়েছে এবং বেশ কয়েকজন ব্যবহারকারীর কাছে উপলব্ধ করা হয়েছে।
এই ধরনের বড় আকারের কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারটি প্রায়শই কাস্টমাইজেবলির একটি বৃহত ডিগ্রি নিয়ে আসে। কোম্পানিগুলি বিশ্বের বিভিন্ন অংশে অবস্থিত একাধিক মুদ্রা, ব্যবসায়িক সংস্থাগুলি এবং পণ্যগুলির বিভিন্ন সেট বিক্রি করে এমন সংস্থাগুলির শাখায় মিটমাট করার জন্য ডিজাইন করা সফ্টওয়্যার থাকতে পারে। এছাড়াও, আর্থিক প্রতিবেদনগুলির একটি অ্যারে তৈরি করতে এটি কাস্টমাইজ করা যেতে পারে যা বিশেষ করে কোম্পানির শিল্প এবং পরিচালনামূলক ব্যঞ্চারগুলির দিকে নজর রাখে এমন কী কর্মক্ষমতা মেট্রিকগুলি গণনা করে।
কে কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করে?
মনে হচ্ছে যে ব্যবসায়ের যে কেউ প্রায়শই কোন কম্পিউটারের অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করতে পারে, যেহেতু প্রায়শই কোনও আকার এবং সংস্থার ধরন অনুসারে উপযুক্ত সমাধানগুলি উপলব্ধ। উদাহরণস্বরূপ, একটি খুব জনপ্রিয় অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার, কুইকবুক, বহু বছর ধরে ছোট ছোট থেকে মাঝারি আকারের সংস্থার দ্বারা ব্যবহৃত হয়েছে। কোম্পানিটি তার সফ্টওয়্যারের অনলাইন এবং ডেস্কটপ সংস্করণ উভয়ই অফার করে এবং সফ্টওয়্যার মোটামুটি লাভজনক মূল্যে একটি উপযুক্ত পরিমাণে কাস্টমাইজেশনকে মঞ্জুর করে।
সিস্টেম সেট আপ করা হচ্ছে
একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সিস্টেম সেট আপ জড়িত কাজ আপনার ব্যবসার আকার এবং কাঠামো উপর নির্ভর করে পরিবর্তিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কোনও কর্মচারীর সাথে পরামর্শদাতা হিসাবে কাজ করেন না তবে আপনি সরাসরি ক্লায়েন্টের জন্য ব্যয় করা আপনার ঘন্টাগুলি রেকর্ড করতে, আপনার সমস্ত ক্লায়েন্টদের নাম এবং ঠিকানা তথ্য সংরক্ষণ, চালান উত্পাদন এবং রেকর্ড করতে অনলাইন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করতে শুরু করতে পারেন। আপনার ক্লায়েন্টদের থেকে পেমেন্ট।
আপনি যদি 30 দিনের মধ্যে ক্লায়েন্টদের অর্থ প্রদানের অনুমতি দেন, উদাহরণস্বরূপ, অফ-অফ-শেলফ অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারটি প্রাপ্তির অ্যাকাউন্টগুলি অন্তর্ভূক্ত থাকে, আপনাকে লেনদেনগুলি রেকর্ড করার অনুমতি দেয় এবং তারপরে গ্রাহকদের কারণে আপনার সমস্ত অসামান্য পেমেন্ট তারিখ সহ আপনি চালান জারি করেছেন যাতে আপনি আপনার অসামান্য চালানের বয়স দেখতে পারেন।
আরো জটিল ক্রিয়াকলাপগুলির সাথে একটি সংস্থার জন্য, সর্বাধিক সফ্টওয়্যার আপনাকে অ্যাকাউন্টের কোডগুলি এবং আপনার কোম্পানির অনন্য এবং বিভাগের প্রকারের বিভাগগুলির অ্যাকাউন্টগুলির একটি চার্ট ডিজাইন করতে দেয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক ইউনিট বা বিভাগগুলির জন্য এন্ট্রি রেকর্ড করলে ডেটা সংগঠিত রাখতে সহায়তা করতে পারে। এটি আপনাকে আপনার সিস্টেম ডিজাইন করার পদ্ধতির উপর নির্ভর করে, ইউনিট বা বিভাগ দ্বারা আপনার কোম্পানির মুনাফা দেখার জন্য আর্থিক বিবরণী বা প্রতিবেদনগুলির একটি সেট তৈরি করার অনুমতি দেবে।
সিস্টেমের মধ্যে নগদ বনাম আয়কর অ্যাকাউন্টিং
আপনি অ্যাকাউন্টিং লেনদেনগুলি বেশিরভাগ অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যারে নগদ বা অ্যাক্রুলাল ভিত্তিতে রেকর্ড করতে পারেন। সহজভাবে রাখুন, নগদ এবং আহরণ অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের মধ্যে প্রধান পার্থক্য অ্যাকাউন্ট প্রাপ্তির এবং অ্যাকাউন্ট প্রদেয় উপস্থিতি উপস্থিত। ক্যাশ এবং অ্যাক্রুয়াল অ্যাকাউন্টিং আপনার নগদ রসিদগুলি আপনার বিক্রয় খরচ এবং আপনার অর্থ প্রদানের জন্য ব্যয় করা অর্থের সময়কাল রেকর্ড করার উপর ভিত্তি করে পৃথক।
আপনি যখন জিনিষের জন্য অর্থ প্রদান করেন বা নগদ অর্থ প্রদান করেন, তখন বিক্রয় এবং খরচ রিয়েল টাইমে রেকর্ড করা হয়। আপনি যখন অ্যাক্রুলাল অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করেন তখন আপনি যখন তাদের উপার্জন করেন তখন আপনি তাদের উপার্জন এবং ব্যয়গুলি বিক্রি করেন তখনও আপনি বিক্রয় রেকর্ড করেন, এমনকি যদি আপনি বিক্রয় রাজস্ব না পান বা এখনও ব্যয়টি প্রদান করেন। উদাহরণস্বরূপ, একটি সংগ্রহস্থল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের মধ্যে, আপনি বছরের শেষে শেষে অর্থ প্রদানের জন্য একটি বীমা নীতির জন্য অর্থ জমা করতে প্রতিটি মাসে একটি এন্ট্রি করবেন। আপনি প্রিপেইড বীমা নামে একটি সম্পত্তির অ্যাকাউন্টে এই এন্ট্রি রেকর্ড করবে। আপনি লেনদেনটি রেকর্ড করবেন যেমন যদি অর্থটি ইতিমধ্যে আপনার কোম্পানির নগদ অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স হ্রাস করে এবং প্রতি মাসে আপনার প্রিপেইড বীমা অ্যাকাউন্টের ব্যালেন্স বাড়িয়ে ব্যয় করে।
ট্যাক্স রিটার্ন ক্যাশ বা সমৃদ্ধ বেসিস?
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করার জন্য ভাল কারণ তথ্য সংগ্রহ এবং রিপোর্টিং ফাংশন অন্তর্ভুক্ত। যখন করের সময় আসে তখন আপনার সংস্থার ফেডারেল এবং রাজ্য ট্যাক্স আয়গুলি সঠিকভাবে এবং কার্যকরীভাবে সম্পন্ন করার জন্য সফ্টওয়্যার আপনার উপার্জন এবং খরচের ডেটা সংগ্রহ করা আরও সহজ করে।
আপনি আপনার ট্যাক্স রিটার্ন বজায় রাখার জন্য ব্যবহার করা অ্যাকাউন্টিং ডেটা আপনার কোম্পানির আকার এবং আপনার চয়ন করার জন্য চয়ন করা অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতির উপর নির্ভর করে, নগদ বা অ্যাক্স্রিয়াল ভিত্তিতে হতে পারে। আইআরএসের কিছু নিয়ম আছে যা নগদ বা জমা অ্যাকাউন্টিং আপনার ব্যবসার সর্বোত্তম ফিট করে কিনা তা আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে সহায়তা করবে।
উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কোম্পানী প্রতি বছরে $ 1 মিলিয়ন কম উপার্জন করে তবে আপনি অ্যাকাউন্টিংয়ের নগদ পদ্ধতি ব্যবহার করতে পারেন। যদিও আপনার কাছে জায় আছে তবে, আইআরএস আপনাকে বিশেষভাবে আপনার ব্যবসার জায় অংশের জন্য অ্যাক্রুলাল বেস অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করতে বাধ্য করে। কয়েকটি ব্যতিক্রম থাকলে, আপনার ব্যবসা যদি একটি সি কর্পোরেশন হয় তবে আইআরএসের জন্য আপনাকে অ্যাক্রুলাল ভিত্তিতে অ্যাকাউন্টিং ব্যবহার করতে হবে যাতে আপনি আপনার ট্যাক্স রিটার্ন জমা করতে পারেন।
যখন আপনার কোম্পানি তার প্রথম ট্যাক্স রিটার্ন ফাইল করে, তখন আপনি নগদ বা জমা পদ্ধতি নির্বাচন করবেন। আইআরএস আপনাকে আপনার কোম্পানির আয় এবং খরচের সর্বাধিক সম্পূর্ণ এবং সঠিক দৃষ্টিভঙ্গি দেয় এমন কোনও পছন্দ চয়ন করতে হবে। এটি আপনাকে বছরের-থেকে-বছরের একই পদ্ধতি ব্যবহার করতে হবে। অন্যথায়, আইআরএস আপনার বর্তমান তথ্য আপনার ঐতিহাসিক পরিসংখ্যান তুলনা করা প্রয়োজন যদি এটি খুব কঠিন হয়ে ওঠে। আপনি যদি আপনার অ্যাকাউন্টিং পদ্ধতি পরিবর্তন করার সিদ্ধান্ত নেন, তবে আপনাকে অনুমতির জন্য IRS ফর্ম 3115 ব্যবহার করতে হবে।
সিস্টেম কার্যকারিতা
কম্পিউটারাইজড একাউন্টিং সফটওয়্যার বায়ার হাড় হতে পারে, এটি বুকপিকিং বুনিয়াদি সরবরাহ করতে পারে, অথবা আপনি সম্পূর্ণরূপে সফটওয়্যার সমাধান ব্যবহার করতে পারেন যা কেবল বুককিপিং নয় তবে জায় ব্যবস্থাপনা, বন্টন ট্র্যাকিং, উৎপাদন এবং কাজ-ইন-অগ্রগতি ট্র্যাকিং, গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা, সময় এবং প্রকল্প ব্যবস্থাপনা এবং আরো।
ধারাবাহিক সফটওয়্যার বিবর্তনের কারণে, অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ প্রতিদিনের লেনদেনের কাজগুলি আরো বেশি করে এবং আপনার ব্যবসার অন্যান্য মান-যোগ করা কাজের জন্য আপনাকে মুক্ত করতে পারে।
এটি আপনার ব্যবসার বৃদ্ধির ধারণাটি কীভাবে অনুধাবন করে এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারটি মাপসইযোগ্য তা নিশ্চিত করার অর্থ প্রদান করে, যার অর্থ এটি অতিরিক্ত অ্যাকাউন্টগুলি, অতিরিক্ত ব্যবসায়িক ইউনিটগুলি সামঞ্জস্য করতে পারে এবং একটি বৃহত সংখ্যক জায় ইউনিট পরিচালনা করতে পারে বা তৃতীয় পক্ষের বারকোডে টাই করতে পারে সফটওয়্যার সিস্টেম, অন্যান্য জিনিসের মধ্যে। আপনি যদি একটি খুচরা দোকান পরিচালনা করেন, উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার সিস্টেমে তথ্য প্রবেশ করতে বারকোড স্ক্যানার এবং কোডেড পণ্য ট্যাগ ব্যবহার করে আপনার চয়ন করা সিস্টেমের উপর নির্ভর করে অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার নগদ নিবন্ধন লেনদেন রেকর্ড করতে পারেন।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার পেশাদার
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনার কোম্পানীর বিভিন্ন সুবিধা উপলব্ধ করা হয়। প্রথম এবং সর্বাগ্রে, একটি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের কাঠামো এবং শৃঙ্খলা নিশ্চিত করে যে আপনার সংস্থা সঠিক আর্থিক বিবৃতি তৈরি করতে পারে। আপনার সংস্থাকে বাইরের অর্থব্যবস্থার মতো বাইরের অর্থব্যবস্থার জন্য বা যদি আপনার আর্থিক বিবৃতিগুলি সাধারণত অনুমোদিত অ্যাকাউন্টিং নীতিগুলির (GAAP) অনুসারে উপস্থাপন করতে হয় তবে এটি আপনাকে বিশেষভাবে গুরুত্বপূর্ণ বলে মনে করা হয়।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার সময় বাঁচাতে পারে, বিশেষত যদি আপনি একটি বাজেট বা পূর্বাভাস তৈরি করতে চান। আপনার কেবলমাত্র আপনার ঐতিহাসিক ডেটার একটি প্রতিবেদন তৈরি করতে হবে এবং আপনার পরবর্তী বছরের বাজেট বা পূর্বাভাস তৈরির জন্য এটি কয়েকটি পরিবর্তনগুলি দিয়ে এগিয়ে যেতে হবে।
এছাড়াও আপনি আপনার সামগ্রিক অ্যাকাউন্টিং প্রক্রিয়ার দক্ষতা আরও সুদৃঢ় করতে এবং দক্ষতা যোগ করতে পারেন, বিশেষ করে যদি আপনি আরও কিছু রুটিন হিসাবরক্ষণ কাজগুলি যেমন আপনার অর্থ প্রদান পদ্ধতিতে বিলগুলি প্রবেশ করাতে সহায়তা করে প্রশাসনিক কর্মচারীদের ক্রস-ট্রেন করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ।
আপনি যখন কোম্পানির চালান তৈরি করেন, তখন আপনার অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার কোম্পানির অ্যাকাউন্টে প্রাপ্তির ভারসাম্য যোগ করে। একই অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের মধ্যে একত্রে কাজ করা এই কার্যকারিতাগুলি ত্রুটিগুলি হ্রাস করে এবং আপনি কোনও লেনদেনগুলি ক্র্যাকগুলির মাধ্যমে স্লিপ করতে দেয় না তা নিশ্চিত করতে সহায়তা করে।
সফটওয়্যার কনস
কয়েকটি ডাউনসাইডগুলি কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করার জন্য বিদ্যমান, যদিও তারা এখনও আপনার বইগুলিকে লেজার কাগজ এবং একটি পেন্সিলের সাথে রাখার চেয়ে আরও বেশি জ্ঞান করে। একবার আপনি সম্ভাব্য downsides বুঝতে একবার, আপনি আপনার ব্যবসা একটি সমস্যা হয়ে না হয় তা নিশ্চিত করার জন্য পদক্ষেপ নিতে পারেন। অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম জটিল এবং কিছুটা স্টাফ ব্যবহার করতে কঠিন হতে পারে। আপনি বা আপনার কর্মীদের অ্যাকাউন্টিং বিশ্লেষণ এবং বিস্তারিত বুঝতে কোন ইচ্ছা বা প্রয়োজন আছে যদি একটি barebones অ্যাকাউন্টিং প্যাকেজ ঠিক হতে পারে।
যদি আপনার আরো প্রতিষ্ঠিত সংস্থা থাকে, অথবা এমন একটি জটিল কাঠামোর সাথে যার মধ্যে জায়, কাজ-অগ্রগতি, বহু ব্যবসায়িক সংস্থা এবং আন্তঃপ্রণালী লেনদেন রয়েছে, উদাহরণস্বরূপ, আপনার কোম্পানির আরও বেশি প্রশিক্ষিত সহ আরো জটিল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের প্রয়োজন হবে কর্মীদের এটি পরিচালনা।
আপনি একটি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের জন্য চলমান খরচ হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি কুইকবুকগুলির অনলাইন সংস্করণটি চয়ন করেন তবে আপনার চলমান মাসিক ফি থাকবে। বৃহত্তর সফ্টওয়্যার প্যাকেজ, বিশেষ করে আপনার কোম্পানির সার্ভারে ইনস্টল করা, প্রায়ই লাইসেন্সের জন্য চার্জ। উদাহরণস্বরূপ, বলুন আপনার কোম্পানির 10 জন লোক রয়েছে যাদের আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম অ্যাক্সেস করতে হবে। সফ্টওয়্যার সরবরাহকারীটি আপনাকে সফ্টওয়্যার ক্রয়ের মূল খরচ ছাড়াও প্রতিটি ব্যবহারকারী লাইসেন্সের জন্য এক-বার, বার্ষিক বা মাসিক ফি চার্জ করতে পারে।
কোনও সফটওয়্যারের সাথে যে কোনও উদ্দেশ্যে, বিকাশকারীরা ক্রমাগত উন্নতি করে এবং সফটওয়্যারটি আপডেট করে যাতে এটি কম্পিউটিং বা ক্ষেত্রের পরিবর্তনের পরিবর্তনের সাথে উন্নত হয়। এর ফলে, মাঝে মাঝে ডাউনটাইম থাকতে পারে, বিশেষত যদি আপনি অনলাইন-ভিত্তিক সফ্টওয়্যার ব্যবহার করেন এবং নিয়মিত ডেটা ব্যাকআপগুলি আপনার অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমের একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ তৈরি করেন।
আপনার কোম্পানির জন্য সঠিক কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার নির্বাচন করার সময় আপনার গবেষণা করবেন। সফ্টওয়্যারটি বাস্তবায়ন এবং আপনার ডেটা লোড করার জন্য আপনি সমস্ত কাজ করেন যখন এটি আপনার পছন্দসই সফ্টওয়্যারগুলির খুব কম বৈশিষ্ট্য থাকে এবং আপনার ক্রমবর্ধমান ব্যবসায়কে সামঞ্জস্য করতে পারে না বা তার অনেকগুলি অতিরিক্ত বৈশিষ্ট্যগুলি থাকে এটি হতে প্রয়োজন যে চেয়ে আরো জটিল করা।
গ্রাহক পরিষেবাটি আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান, সুতরাং এমন একটি কোম্পানি চয়ন করুন যা আপনাকে সরবরাহ করতে পারে, বিশেষত, 24/7 সহায়তা এবং একটি অনলাইন জ্ঞান বেসের পরিবর্তে কথা বলার জন্য একজন লাইভ ব্যক্তি। এছাড়াও মনে রাখবেন যে আপনি যদি ক্লাউড ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ব্যবহার করেন তবে সংবেদনশীল আর্থিক তথ্য অনলাইন হ্যাকারদের কাছে প্রকাশ করা যেতে পারে, তাই আপনার কোম্পানির ইন্টারনেট সংযোগ এবং ডেটা সুরক্ষিত করার জন্য পদক্ষেপ নিন।
সিস্টেম আপগ্রেড
আপনি যদি প্যারেড ডাউন অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার ব্যবহার করে আপনার ব্যবসা শুরু করেন, অথবা এমনকি ম্যানুয়াল বুককিং সিস্টেমও করেন তবে কিছু সময়ে আপনি আপনার কম্পিউটারকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে আসতে আপনার কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং আপগ্রেড করার সিদ্ধান্ত নিতে পারেন। স্থানান্তর ব্যথিত করতে এবং আপনার কোম্পানির অ্যাকাউন্টিং সাফল্যের জন্য সেট আপ করতে, এটি একটি নতুন অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্যাকেজটিতে স্থানান্তর করার আগে এটি কিছু প্রিপ কাজ করতে সহায়তা করে।
আপনার ঐতিহাসিক ডেটা সাফ করে শুরু করুন, কারণ যদি আপনার অ্যাকাউন্টিং তথ্য ভুল, বিবিধ ইনপুট বা অসম্পূর্ণ তথ্য থাকে তবে এই ভুলগুলি আপনার নতুন সিস্টেমে বহন করবে এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং বইগুলিতে আপনার সততা বজায় রাখতে এটি আরও কঠিন হবে।
বছরের শেষে বা অন্তত এক চতুর্থাংশের শেষে আপনার নতুন সিস্টেমে স্থানান্তরিত করুন, যাতে আপনার একটি পরিষ্কার কাট-অফ তারিখ থাকতে পারে। ভবিষ্যতে আপনাকে কিছু ঐতিহাসিক লেনদেনে ফিরে যাওয়ার প্রয়োজন হলে এটি আপনাকে সহায়তা করবে। তারপরে, আপনার কোম্পানির চার্টের অ্যাকাউন্টগুলি কোনও ত্রুটির জন্য দেখুন এবং প্রয়োজনীয় হিসাবে নতুন অ্যাকাউন্ট যুক্ত করুন। আপনার গ্রাহক তালিকা, বিক্রেতা তালিকা, কর্মচারীদের তালিকা এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যারের মধ্যে থাকা অন্য কোনও তালিকা পর্যালোচনা করুন যা পুরানো, অব্যবহৃত অ্যাকাউন্ট বা অনুলিপি এন্ট্রি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে।
অ্যাকাউন্টের ভারসাম্য প্রকৃতপক্ষে সঠিক কিনা তা যাচাই করতে আপনার কোম্পানির ট্রায়াল ব্যালেন্সে প্রতিটি সাধারণ অ্যাকাউন্টার অ্যাকাউন্টটি আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট অডিট করুন। আপনার নতুন সিস্টেম এই লেনদেনের পিছনে বিস্তারিত সামঞ্জস্য করতে সক্ষম হবেন না, অর্থাত যে আপনি যদি ত্রুটিযুক্ত অ্যাকাউন্ট অ্যাকাউন্টের ভারসাম্য বহন করেন তবে ভুল বা ত্রুটিগুলি সমাধান করতে আপনার কাছে নতুন সিস্টেমের কোনও তথ্য থাকবে না। অবশেষে, আপনার সিস্টেম সেটআপটি পর্যালোচনা করতে পারেন কিনা তা দেখার জন্য আপনার অ্যাকাউন্ট্যান্ট বা সিপিএর সাথে পরামর্শ করুন এবং আপনার অ্যাকাউন্টিং কার্যপ্রবাহে দক্ষতা বা স্ট্রিমাইন যুক্ত করতে যে কোনও পরিবর্তনগুলি সুপারিশ করুন।
