অ্যাকাউন্টিং নীতি এবং পদ্ধতি এক এবং একই জিনিস নয়, যদিও অফিসের কর্মীরা প্রায়শই দুজনকে বিভ্রান্ত করে। অ্যাকাউন্টিং নীতিগুলি অ্যাকাউন্টিং বিভাগ কোন নির্দিষ্ট পরিস্থিতিতে প্রত্যাশা করে তা নির্ধারণ করে এমন নির্দেশিকা বা বিধিগুলি উপস্থাপন করে। নীতিগুলি তৈরি করে, অ্যাকাউন্টিং বিভাগ নিশ্চিত করে যে কোম্পানির নিয়ম এবং মানগুলি প্রভাবিত হয় এবং যারা প্রভাবিত তাদের দ্বারা সুসংগতভাবে পালন করে। পদ্ধতির অ্যাকাউন্টিং নীতিগুলি রক্ষণাবেক্ষণ করা হয় এবং অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণগুলি স্থানান্তরিত হয় তা নিশ্চিত করার স্বতন্ত্র পদক্ষেপগুলি সংজ্ঞায়িত করে সমীকরণের কী দিকটি উপস্থাপন করে।
নীতি নির্ধারণ করুন
অ্যাকাউন্টিং নীতি এবং কোম্পানীর অন্যান্যদের দ্বারা ব্যবহৃত পদ্ধতির হ্যান্ডবুকের সাথে আসার সময়, আপনাকে প্রথমে প্রতিটি নিয়ম বা নির্দেশিকাটি এমন একটি ব্যক্তিগত নীতি হিসাবে সংজ্ঞায়িত করতে হবে যা আপনি মানুষের অনুসরণ করতে চান। একসাথে নীতি মিশ্রিত করবেন না, কারণ এটি খুব বিভ্রান্তিকর। অ্যাকাউন্টিং বিভাগ নগদ প্রবাহ নীতি, ভ্রমণ প্রতিদান নীতি, ক্ষুদ্র নগদ নীতি, অ্যাকাউন্ট প্রদেয় নীতি বা বিলিং নীতিগুলি তৈরি করে, কেবল কয়েকটি নাম তৈরি করে। নীতিটি নিয়মকে সংজ্ঞায়িত করা উচিত - কী হিসাবে পরিচিত - এবং এতে অন্তর্ভুক্ত হওয়া আবশ্যক এবং এটি কেন পালন করা উচিত। নীতি এবং পদ্ধতি পৃথক দলিল হিসাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা হয়।
সংক্ষিপ্ত বিবরণ লিখুন
প্রতিটি নীতি নির্দেশিকা বা নিয়ম একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ বা সারসংক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত করা আবশ্যক। সংক্ষিপ্ত বিবরণ প্রথম আসে, বিশদ বিবরণ সহ বিস্তারিত তথ্য। উদাহরণস্বরূপ, অ্যাকাউন্টিং বিভাগের একটি ক্ষুদ্র নগদ তহবিল নীতি থাকতে পারে যা ক্ষুদ্র নগদ, এটি ক্রয়ের কভারের ধরন এবং এটি নিশ্চিত করার জন্য দায়ী ব্যক্তিটির শিরোনাম সঠিকভাবে কীভাবে রক্ষণাবেক্ষণ করা যায় তার বিবরণ প্রদান করে। নীতিটি মানুষের নামের তালিকা দেয় না, বরং এটির জন্য দায়ী কোম্পানির শিরোনাম বা অবস্থান।
পদ্ধতি রূপরেখা
প্রক্রিয়াগুলি ধাপে ধাপে প্রক্রিয়া যা দ্বারা ব্যক্তি কোম্পানির নীতি অনুসরণ করে।উদাহরণস্বরূপ, অ্যাকাউন্টিং বিভাগ নগদ-প্রবাহ নীতি নির্ধারণ করতে পারে যা সর্বদা কত অপারেটিং নগদ পাওয়া যায় এবং এটি উপলব্ধ না হলে কী ঘটতে হবে তা নির্দিষ্ট করে। কিন্তু নীতিটি রক্ষণাবেক্ষণের জন্য অ্যাকাউন্টিং বিভাগের কেউ অবশ্যই ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন সম্পূর্ণ করতে হবে। ব্যাংক পুনর্মিলনের প্রক্রিয়া নগদ-প্রবাহ নীতি অনুসরণ করা হয় তা নিশ্চিত করার জন্য ব্যাংক পুনর্মিলন কীভাবে করবেন তার বিস্তারিত পদক্ষেপ রয়েছে। পদ্ধতিটি লেখার জন্য, প্রতিটি ধাপ সম্পন্ন হওয়া প্রতিটি শিরোনাম এবং পরবর্তী পদক্ষেপগুলিতে কী ঘটবে তা শিরোনাম সহ প্রতিটি পদক্ষেপের রূপরেখা।
ধাপ সংখ্যা
পদক্ষেপ অবশ্যই ঘটতে হবে যাতে ক্রম লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, ব্যাংক পুনর্মিলন প্রক্রিয়াটি ব্যবহার করে, এমন প্রথম জিনিসটি দিয়ে শুরু করুন যা ঘটতে হবে, যেমন: ব্যাঙ্ক বিবৃতি অ্যাকাউন্টিং পরিচালকের কাছে খোলা রাখতে হবে। অ্যাকাউন্টিং ম্যানেজারকে অবশ্যই অ্যাকাউন্টিংয়ের অন্য কাউকে প্রকৃত পুনর্মিলন কাজটি পাস করার আগে অবশ্যই পদক্ষেপগুলি অন্তর্ভুক্ত করুন। এটি চেক বিচ্ছিন্নতা, অর্থদাতাদের নাম এবং আরও অনেক কিছুগুলির জন্য দ্রুত পর্যালোচনা হিসাবে অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল
নীতি এবং পদ্ধতি ম্যানুয়াল সামনে কোম্পানি প্রতিটি অবস্থান দ্বারা সঞ্চালিত দায়িত্বগুলির সংক্ষিপ্ত বিবরণ সহ অ্যাকাউন্টিং বিভাগের শিরোনাম একটি তালিকা অন্তর্ভুক্ত করুন। দায়িত্ব বিচ্ছেদ নিশ্চিত করার সময় এটি অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ তৈরি করতে সহায়তা করে। প্রতিটি পৃষ্ঠার জন্য নীতিগুলি লিখুন, নতুন পৃষ্ঠা তৈরি করুন বা পৃষ্ঠাগুলির সেট তৈরি করুন। প্রতিটি নীতি তাদের দেখার জন্য সহজ করে তুলতে সামগ্রীগুলির টেবিলের নিজস্ব শিরোনাম এবং শিরোনাম পায়। নীতির পরে, ব্যাকআপ হিসাবে তাদের নিজস্ব পৃষ্ঠাগুলিতে সমস্ত পদ্ধতি অন্তর্ভুক্ত করুন। উপাদানের টেবিলে "ক্যাশ ফ্লো পলিসি" শীর্ষক শিরোনাম এবং তাদের নিজস্ব পৃষ্ঠাগুলির সাথে একটি প্রধান শিরোনাম হিসাবে অন্তর্ভুক্ত হতে পারে যার মধ্যে রয়েছে "ব্যাংক পুনর্মিলন," "জেনারেল লেজার ব্যাংক অ্যাকাউন্ট পুনর্মিলন," বা যে নির্দিষ্ট নীতিতে প্রযোজ্য অন্য কোনও পদ্ধতি।
