আনুষ্ঠানিক ব্যবসা যোগাযোগ কোম্পানির লাইটহেডে এবং সাধারণত ক্লোজিং অভিবাদনের নীচে লেখকের স্বাক্ষর রয়েছে। এই ধরনের বাণিজ্যিক যোগাযোগের জন্য বিন্যাস সহজবোধ্য; তবে চিঠিটি একাধিক ব্যক্তির স্বাক্ষরের প্রয়োজন হলে একাধিক স্বাক্ষর থাকা এবং একাধিক স্বাক্ষরের জন্য স্থান প্রদানের ব্যাখ্যা করার জন্য সামান্য ভিন্ন পদ্ধতিতে গঠন এবং বিন্যাস করা আবশ্যক।
ঐতিহ্যগত ব্লক বিন্যাস
ব্যবসায় চিঠিপত্রটি ঐতিহ্যগত ব্লক বিন্যাসে হওয়া উচিত, যার অর্থ তারিখটি ল্যাটারহেডের নিচে দুই লাইনের স্পেস; addressee নাম এবং মেইলিং ঠিকানা তারিখ নিচে দুই লাইন স্পেস; একটি বিষয় লাইন addressee এর তথ্য নীচে দুটি লাইন স্পেস এবং অবশেষে, বিষয় লাইন নীচের দুটি লাইন স্পেস অভিবাদন। আনুষ্ঠানিক ব্যবসায়িক চিঠিপত্রের জন্য গ্রহণযোগ্য শুভেচ্ছা "প্রিয় মিস স্মিথ," "প্রিয় জোনস," "জেন্টলম্যান," অথবা কেবল, "শুভেচ্ছা।" আপনার চিঠি মিশ্র জিন্ড একাধিক addressees জন্য যখন চূড়ান্ত উদাহরণ দরকারী। প্রথাগত ব্লক বিন্যাস মানে অনুচ্ছেদগুলি বাম মার্জিনের সাথে প্রতিটি লাইন ফ্লাশের সাথে ইন্ডেন্ট করা হয় না।
একাধিক স্বাক্ষর জন্য কারণ
যে ব্যক্তি আপনি আপনার চিঠিপত্রের সাথে যোগাযোগ করেন সেটি ইতিমধ্যে জানতে পারে কেন একাধিক সাইনার আছে, আপনার চিঠির শরীরের কারণটি সংক্ষিপ্তভাবে পুনরাবৃত্তি করা বিজ্ঞতার কাজ। উদাহরণস্বরূপ, যেখানে একটি চিঠিটি একাধিক স্বাক্ষরের প্রয়োজন হতে পারে, এমন একটি ক্রিয়াকলাপের সাথে যোগাযোগ করা যার জন্য একাধিক ব্যক্তির কাছ থেকে অনুমোদন প্রয়োজন বা আপনার চিঠির বার্তাটি সমর্থন করে এমন অনেক লোকের যৌথ মতামত প্রকাশ করা। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন, "এবিসি কোম্পানির নির্বাহী নেতৃত্ব দলের পক্ষ থেকে, এই চিঠিটি আমরা অতিরিক্ত মানব সম্পদ কর্মীদের ভাড়া নেওয়ার জন্য আপনার লিখিত অনুরোধে আলোচনা করার পরে পৌঁছানোর মতামত নির্ধারণ করে দিয়েছি।" চিঠির প্রথম অনুচ্ছেদের মধ্যে, আপনার যোগাযোগের কারণ এবং এই চিঠিতে একাধিক স্বাক্ষর রয়েছে বলে উল্লেখ করুন। আপনার চিঠি নিম্নলিখিত অনুচ্ছেদ, অবশ্যই, বাম মার্জিন সঙ্গে ফ্লাশ।
বন্ধ অভিবাদন এবং স্বাক্ষর ব্লক
ক্লোজিং অভিবাদন একটি আনুষ্ঠানিক ব্যবসা পত্রের জন্য উপযুক্ত হওয়া উচিত, যেমন "খুব সত্যই আপনার," "সম্মানিতভাবে," বা "সেরা সম্মান।" ক্লোজিং অভিবাদন চূড়ান্ত অনুচ্ছেদের নিচে দুটি লাইন স্পেস শুরু।
যদি আপনার দুটি সাইনার থাকে তবে চার লাইনের স্পেসগুলি যা লিখিত স্বাক্ষরের জন্য পর্যাপ্ত স্থান রয়েছে সেগুলি বাদ দিন এবং বাম মার্জিনের সাথে প্রথম সাইনারের নামটি ফ্লাশ করুন। সাইনারের নামের নিচের লাইনটিতে, তাদের অবস্থান বা শিরোনাম টাইপ করুন। দ্বিতীয় সাইনারের নাম এবং অবস্থান বা শিরোনামের জন্য অন্য চারটি লাইন স্পেস ছেড়ে দিন। সংস্থার উচ্চ পদে থাকা ব্যক্তিটির নাম এবং শিরোনাম প্রথম স্বাক্ষর ব্লক হওয়া উচিত।
আপনার যদি তিনটি সাইনার থাকে তবে চার লাইনের স্পেসগুলি বাদ দিন এবং বাম মার্জিন দিয়ে স্বাক্ষর 1 এর নামটি ফ্লাশ করুন। উপর ট্যাব এবং সাইনার 2 নাম লিখুন; আবার ট্যাব করুন এবং স্বাক্ষরকারীর নাম টাইপ করুন 3. এক লাইনের স্থানটি ছেড়ে যান এবং স্বাক্ষর 1 এর অবস্থান বা শিরোনাম টাইপ করুন, ট্যাবটি সাইনার 2 এবং সাইনার 3 এর জন্য একই করুন এবং তাই তাদের শিরোনামগুলি সরাসরি তাদের টাইপরাইট করা নামগুলির অধীনে থাকে।
চার সাইনারের জন্য, চার লাইনের স্পেসগুলি বাদ দিন এবং বাম মার্জিন দিয়ে স্বাক্ষর 1 এর নামটি ফ্লাশ করুন। পৃষ্ঠার মাঝখানে ট্যাব করুন এবং সাইনার 2 এর নাম টাইপ করুন; পরবর্তী লাইনটিতে যান এবং সরাসরি তাদের নামের অধীনে স্বাক্ষর 1 এবং স্বাক্ষর 2 এর অবস্থান বা শিরোনাম টাইপ করুন। অন্য চারটি লাইন স্পেস ছেড়ে দিন এবং স্বাক্ষর 3 এবং স্বাক্ষর 4 এর জন্য বিন্যাসটি পুনরাবৃত্তি করুন।
আপনার খসড়া ছড়িয়ে
কারণ আপনি একাধিক ব্যক্তির পক্ষ থেকে একটি চিঠি রচনা করছেন, আপনি তাদের স্বাক্ষর অনুরোধ করার আগে খসড়াটি প্রেরণ করা একটি ভাল অনুশীলন। তাদের বলুন আপনি তাদের ইনপুট স্বাগত জানাই এবং ইমেলের মাধ্যমে খসড়া পাঠান বা পৃথকভাবে প্রতিটি ব্যক্তির পরিদর্শন করে। যখন সবাই চিঠি এর বার্তা এবং সামগ্রী সরবরাহের সাথে সম্মত হয়, তখন চূড়ান্ত সংস্করণটি প্রস্তুত করুন এবং প্রত্যেকে জানতে দিন যে আপনি ব্যক্তিগতভাবে স্বাক্ষরের জন্য এটি প্রচার করবেন।
