কিভাবে সভা মিনিট সেট আউট

ব্যবসায়ে আমরা সভাগুলোতে এবং বাইরে থাকি, যার সময় আমরা অনেক সিদ্ধান্ত গ্রহণ করি। একটি সভা শেষে, মিনিট মিনিট সিদ্ধান্ত গ্রহণ করে যাতে সমস্ত অংশগ্রহণকারীরা আরও পদক্ষেপ নেয়। মিটিং মিনিট মিটিংয়ের তালিকা এবং কর্মসূচী থেকে এজেন্ডা থেকে আরো সভাগুলো করার জন্য সিদ্ধান্ত নেওয়ার সিদ্ধান্ত গ্রহণ করে। মিটিং মিনিটগুলি নির্দিষ্ট করার জন্য নির্দিষ্ট পদক্ষেপগুলি ব্যবহার করে আপনার টিম, সহকর্মী এবং পরিচালকরা আরও আলোচনার বিষয়ে আলোচনার বিষয়গুলি এবং প্রত্যাশাগুলি নিশ্চিত করবে।

আপনার মিটিং মিনিট লিখতে নির্দেশিকা হিসাবে মিটিং এজেন্ডা ব্যবহার করুন। বৈঠক বিষয়সূচি বৈঠক এর নির্দেশিকা। এটি অংশগ্রহণকারীদের আপডেট করে এবং এটি তাদের উদ্দেশ্যগুলি, তাদের অর্জনে তাদের ভূমিকা এবং কোন নির্দিষ্ট আইটেমগুলি তাদের কাছে বরাদ্দ করা হয় তা দেয়। যেহেতু বৈঠকটি একটি এজেন্ডা ভিত্তিক, এজেন্ডা মিনিট লেখার নির্দেশিকা হয়ে ওঠে।

সভায় অংশগ্রহণকারীদের ভূমিকা বা আলোচনার জন্য প্রকল্পগুলি সংক্ষিপ্তভাবে বর্ণনা করুন। অংশগ্রহণকারীর ভূমিকা জানার জন্য প্রতিটি অংশগ্রহণকারীর ভূমিকা ব্যাখ্যা করুন যে কোন বিভাগের জন্য এবং কোন নির্দিষ্ট উদ্দেশ্যের জন্য উপস্থিত ছিলেন। অংশগ্রহণকারীদের ভূমিকা রূপরেখা নিশ্চিত করে প্রতিটি ব্যক্তি উদ্দেশ্যপূর্ণভাবে সভাতে উপস্থিত হন। সভায় অংশগ্রহণকারীর অংশগ্রহণকারীদের এবং অংশগ্রহণকারীদের জন্য অংশগ্রহণকারীদের ভূমিকা গুরুত্বপূর্ণ, তাই আলোচনায় আলোচনাগুলি পূর্বে আলোচিত বিষয়গুলির সাথে জড়িত থাকার আগে অগ্রসর হয়।

পরিষ্কারভাবে তাদের বক্তব্য দিয়ে সভায় উদ্দেশ্যগুলি তুলে ধরুন। উদাহরণস্বরূপ: সিদ্ধান্ত নিতে, ধারণাগুলি সংগ্রহ করতে বা অগ্রগতিতে টিম আপডেট করতে। লিস্টিং উদ্দেশ্যগুলি মিনিটের পাঠকদেরকে মিটিংয়ের উদ্দেশ্যটিকে পরিষ্কারভাবে বুঝতে সহায়তা করে। উদ্দেশ্য বা উদ্দেশ্য অংশ অনেক সিনিয়র পরিচালকদের পড়া হয়; যদি তাদের উদ্দেশ্যগুলি জড়িত হওয়ার প্রয়োজন হয় না, তবে কোনও পাঠ্য দরকার নেই। যদি কোন পরিচালকের উদ্দেশ্যগুলিতে নিখুঁত আগ্রহ থাকে, তবে সে পরবর্তী সভায় যোগ দিতে পারে।

বৈঠকে গৃহীত সিদ্ধান্ত লিখুন। পরবর্তী সভাটির এজেন্ডা নির্ধারণ করতে সমস্ত সিদ্ধান্ত নেওয়া হয়েছে এবং আলোচনা করা হয়েছে। সিদ্ধান্তগুলি লেখার জন্য অংশগ্রহণকারীদের এবং অ অংশগ্রহণকারীদের পর্যালোচনা করতে সক্ষম হয় যদি কোনও অনুসরণকারী ক্রিয়াকলাপ তাদের প্রয়োজন হয়, যার জন্য তারা প্রস্তুত করতে পারে। বৈঠকে আলোচিত সিদ্ধান্তগুলি অন্য সভাতে আরও আলোচনার প্রয়োজন না হওয়া পর্যন্ত কাজ করা হবে, যা নিজেই সিদ্ধান্ত গ্রহণ করবে। একটি মিটিংয়ে গৃহীত সিদ্ধান্তগুলি ক্যাপচার করা এবং ভাগ করা সঠিক, কার্যকর মিনিটের জন্য সমালোচনামূলক।

"পরবর্তী ধাপ" লিখুন তাদের পাশে একটি দায়বদ্ধ ব্যক্তির নাম দিয়ে কাজ। এই পদক্ষেপগুলি পরবর্তী বৈঠকে পাশাপাশি অংশগ্রহণকারীদের এবং অ-অংশগ্রহণকারীদের জন্য পোস্ট মিটিংয়ের জন্য কী দায়ী সে বিষয়ে সচেতন হওয়ার জন্য মিটিং সুবিধাটি সক্ষম করে। এটি নিশ্চিত করে যে, পরের সভায় ব্যক্তিরা তাদের কাজগুলি সম্পন্ন করে বা অন্য কাউকে সেগুলি সরবরাহ করতে পারে এবং সেগুলি পূরণ করতে পারে এবং পরবর্তী সভাতে যোগ দিতে পারে।

অংশগ্রহণকারীদের কাছে মিটিং মিনিটের একটি খসড়া পাঠান। খসড়াটি নোট, পরবর্তী পদক্ষেপ এবং সিদ্ধান্তগুলি আপডেট করে মিনিট সম্পাদনা করতে অংশগ্রহণকারীদের সক্ষম করবে। একটি খসড়া পর্যালোচনা নিশ্চিত করে যে সমস্ত তথ্য যথাযথভাবে ধরে নেওয়া হয়েছে এবং ব্যক্তিরা তাদের বা বিভাগে নির্ধারিত কাজগুলিকে পরিচালনা করে। খসড়া পর্যালোচনা প্রক্রিয়া অংশ হিসাবে, মন্তব্য সব অংশগ্রহণকারীদের একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা প্রদান। কোন সম্পাদনা গ্রহণ না হলে, মিনিট সব পক্ষের দ্বারা গৃহীত বলে মনে করা হয়।

মিটিং মিনিট পাঠান। একবার সমস্ত মতামত সংগ্রহ করা হলে, সভায় আমন্ত্রিত ব্যক্তিদের সভার মিনিট পাঠান। অবগত করা প্রয়োজন যারা অন্যান্য কর্মচারী বা অংশগ্রহণকারীদের অনুলিপি। মিনিটটি মিটিংয়ের শেষে ২4 ঘণ্টার মধ্যে বা পরবর্তী সভায় 1২ ঘন্টা আগে যেটি প্রথম আসে তা পাঠানো উচিত।

পরামর্শ

• সমস্ত তথ্য মিটিং মিনিটে ধরা হবে না, হাইলাইট যথেষ্ট। সভা ও দায়িত্বের সাথে সাক্ষাত্কার সংক্ষিপ্ত করার সময় মিটিং মিনিট কার্যকর। আপনি যদি সভাটি সহজতর করে থাকেন, তবে কাউকে টিমের জন্য নোট নিতে বলুন।