আপনি যদি একটি হার্ড-কপি ব্যবসায়িক চিঠি পাঠাচ্ছেন তবে আপনি যদি কোনও মানক, প্রথাগত বিন্যাসে আটকে থাকেন তবে আপনি নিরাপদ। পার্ডু ইউনিভার্সিটি প্রস্তাব করে যে আপনি নিজের নাম এবং ঠিকানা দিয়ে শুরু করুন - যদি না এটি লেটারহেডে থাকে - এবং তারপরে নীচের তারিখ। তারপরে, প্রাপকের নাম এবং ঠিকানা, তারপর অভিবাদন লিখুন। আপনি অনেক অক্ষর পাঠালে, আপনি আপনার কম্পিউটারে একটি টেমপ্লেট সেট আপ করে সময় বাঁচাতে পারেন।
আপনার ঘটনা পরীক্ষা করুন
আপনি যদি মৌলিক তথ্যগুলি ভুল করে থাকেন তবে আপনি গ্রাহকদের জয় করবেন না বা লোকেদের প্রভাবিত করবেন না। এমিলি পোস্ট ইন্সটিটিউটটি আপনাকে চিঠিটি মেইল করার আগে প্রাপকটির নাম এবং ঠিকানা এবং তার ব্যবসার সঠিক নাম নিশ্চিত করতে হবে। যদি প্রাপকের নাম লিঙ্গ নিরপেক্ষ হয়, যেমন প্যাট বা স্যাম, খুঁজে বের কর, যদি আপনি করতে পারেন, আপনি একজন পুরুষ বা মহিলার কাছে লেখেন কিনা। যখন আপনি চিঠিটি লিখেন, তখন আপনি সঠিকভাবে সবকিছু বানান নিশ্চিত করার জন্য প্রুফড্রেড।
অজানা লেখার
যদি আপনি কাউকে লেখেন তবে আপনি কোনও সম্ভাব্য গ্রাহক হিসাবে ভালভাবে জানেন না, যথোপযুক্ত সৃষ্টিকর্তা মিস বা ড। আপনি লিঙ্গ জানেন না, "প্রিয় প্যাট স্মিথ" সঙ্গে এটি নিরাপদ খেলা। আপনার কাছে যদি সমস্ত বিক্রয় পরিচালক হিসাবে একটি শিরোনাম থাকে, "প্রিয় বিক্রয় পরিচালক" গ্রহণযোগ্য। তবে, ইনকর্পোরেটেড পত্রিকা বলে যে আপনি যদি সঠিক নামটি খুঁজে পেতে পারেন তবে এটি আরও ভাল। যদি এটি আপনার সাথে দেখা হয় তবে "প্রিয় প্যাট" গ্রহণযোগ্য হতে পারে - এটি একটি রায় কল যা আপনাকে করতে হবে।
এটা সংক্ষিপ্ত রাখুন
যখন আপনি একটি ব্যবসা চিঠি লিখছেন, এটি সংক্ষিপ্ত রাখা। আপনার যদি কিছু সংযোগ থাকে - আপনি চেম্বার অফ কমার্সে দেখা করেন, একজন সহকর্মী তাকে সুপারিশ করেছেন - আপনি এটি আনতে চান, জেরক্স তার ওয়েবসাইটে নোট করে। তারপর চিঠি পয়েন্ট পেতে, যা প্রাপকের জন্য এটি থাকা উচিত। এটি একটি বিক্রয় চিঠি, উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার কাছ থেকে কেনার সুবিধা নিতে চান। যদিও একটি ইমেল বিস্ফোরণের মতো এটির সাথে যোগাযোগ করবেন না - যদিও আপনি যদি একটি ডজন অনুরূপ অক্ষর পাঠাচ্ছেন তবে তা যতটা সম্ভব ব্যক্তিগত হিসাবে তৈরি করুন।
সতর্কভাবে শব্দ নির্বাচন করুন
আপনি যদি আপনার কোম্পানির মধ্যে কাউকে লেখালেখি করছেন তবে আপনার অভিবাদনের পছন্দের বিষয়টি কেবল তার উপরেই নির্ভরশীল নয়, এটি আপনার সুপারভাইজার, সিইও বা আপনার অধীনস্থদের একজন কিনা তা নির্ভর করে। পাবলিক ওয়ার্ল্ড কনসালট্যান্ট ফার্ম বলছে যে আপনার ক্যারিয়ারের ক্ষতিতে ফিরে আসা কিছু এড়াতে আপনাকে আপনার শব্দগুলি সাবধানে নির্বাচন করা উচিত। এমনকি যদি আপনি কোনও সমস্যা নিয়ে আলোচনা করছেন বা একটি সতর্কতা চিঠি পাঠাচ্ছেন, তবে মাঝারি, ধার্মিক স্বর রাখুন - যখন আপনি রাগান্বিত হন তখন লিখবেন না।আপনি যাই হোক না কেন যাই হোক না কেন ব্যক্তিগত রাখা রাখা হবে, কারণ প্রায়ই এটি হবে না।
