কোষাধ্যক্ষের চাকরি অনেক ক্ষেত্রেই প্রতিষ্ঠানের বোর্ডের সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ কাজ। ক্লাব কোষাধ্যক্ষ উভয় আসন্ন এবং বহির্গামী উভয় একটি ক্লাব এর অর্থের জন্য দায়ী, এবং আইনি সম্মতি নিশ্চিত করার জন্য সঠিক রেকর্ড রাখা প্রয়োজন।
আয়ের সংগ্রহ
সংগ্রহস্থল সংগ্রহ একটি ক্লাব কোষাধ্যক্ষ কাছাকাছি-সার্বজনীন কাজ। ক্লাবের বছর শুরু হওয়ার পরে ঋণ সংগ্রহের কাজ শুরু হয়, তা হল আগস্টের মতো স্কুল ক্লাবগুলির সাধারণত বা জানুয়ারীর মতো পরিষেবা সংস্থাগুলির সাথে। টাকা সংগ্রহের কাজটি সহজ হলেও তবে ভাল রেকর্ড রাখতে হবে। কোষাধ্যক্ষদের ক্লাবের সদস্যপদ বজায় রাখার জন্য তাদের দেনা পরিশোধ করেছেন এমন লোকেদের তালিকা রাখা উচিত।
বিল দিচ্ছে
কোষাধ্যক্ষ এর কাজ এক ক্লাব জন্য বিল পরিশোধ করা হয়। স্কুল সেটিংসে, এটি একটি স্কুল সংস্থার সময় স্কুল অ্যাডমিনিস্ট্রেটরদের কাছ থেকে প্রয়োজনীয়তাগুলির মাধ্যমে করা যেতে পারে, ক্লাবটিতে সাধারণত একটি চেকিং অ্যাকাউন্ট থাকে। কোষাধ্যক্ষকে দেওয়া সমস্ত বিল রেকর্ড করতে হবে এবং আরও ব্যাখ্যা প্রয়োজন হলে কেন তাদের অর্থ প্রদান করা হয়েছিল।
একটি বাজেট প্রস্তুতি
বাজেট একটি ক্লাব এর ভিত্তিগত নথি। যদিও কিছু ক্লাব কোনও ইভেন্টের পরিকল্পনা করতে পছন্দ করে তবে তহবিল সংগ্রহের উপায় খুঁজে বের করে, এটি করার ফলে ক্লাবটিতে একটি স্ট্রেন হতে পারে। ক্লাব কোষাধ্যক্ষ কোন তহবিল সংগ্রহের প্রচেষ্টা শুরু করার আগে একটি বাজেট নির্বাণ উপর জোর দেওয়া উচিত। বাজেটে সব খরচ, এমনকি ছোট প্রশাসনিক খরচ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত।
আর্থিক তথ্য রিপোর্ট
একটি সাধারণত সাংগঠনিক বোর্ড সভায় ক্লাব এর কোষাধ্যক্ষ থেকে একটি আর্থিক রিপোর্ট প্রয়োজন। এই আর্থিক প্রতিবেদনটিতে কোনও অ্যাকাউন্টের শুরু এবং শেষ ব্যালেন্স অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত। সংগৃহীত কোনও টাকা আচ্ছাদিত করা উচিত এবং বিলগুলি তালিকাভুক্ত করা উচিত। আর্থিক প্রতিবেদনটি বোঝা সহজ, এবং কোষাধ্যক্ষ এটি সম্পর্কে প্রশ্নের উত্তর দিতে খোলা থাকা উচিত।
একটি উত্তরাধিকার প্রস্তুতি
একটি নতুন কোষাধ্যক্ষ নির্বাচিত হলে, বর্তমান কোষাধ্যক্ষ রেকর্ড-পালন প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করে এবং উত্তরাধিকারী সব তথ্য একটি বর্ণন করে ব্যাখ্যা করে যে ব্যক্তি প্রস্তুত করতে হবে।
