কোন গ্রাহককে আপনি কোনও গ্রাহককে জানাবেন যে আপনি তার আর সেবা করবেন না আপনার ব্যবসায়ের খ্যাতি তৈরি করতে বা ভাঙতে পারে। গ্রাহকরা ইন্টারনেটে আপনার এবং আপনার সংস্থার মতামতগুলি সহজেই প্রকাশ করতে পারেন, তাই যদি তিনি ধারাবাহিকভাবে অযৌক্তিক বা দাবির সম্মুখীন হন তবেও আপনাকে অসম্মানিত না হয়ে আপনার বার্তাটি অবশ্যই যোগাযোগ করতে হবে। গ্রাহকের কাছে একটি চিঠি লেখার খবরটি ভাঙ্গার সবচেয়ে ভাল উপায়, কারণ এটি আপনাকে কী বলার কথা ভাবতে সময় দেয় এবং এটি একটি বিব্রতকর পাবলিক দৃশ্য থেকে গ্রাহকের সংরক্ষণ করে।
গ্রাহকের কাছে চিঠিটি লিখুন এবং আজকের তারিখ হিসাবে আপনার কোম্পানী আর তার পরিবেশন করতে পারবে না। সহজ, পরিষ্কার, দৃঢ় ভাষা ব্যবহার করুন যাতে গ্রাহক বুঝতে পারেন যে এই সিদ্ধান্তটি চূড়ান্ত এবং আলোচনার জন্য, বিতর্ক বা আতঙ্কের জন্য উন্মুক্ত নয়।
নেতিবাচক অবস্থার পরিবর্তে পরিস্থিতির ইতিবাচক মনোযোগ দিয়ে আপনি এই সিদ্ধান্তটি কেন করেছেন তা ঠিক করুন। স্পষ্টতা মধ্যে যাওয়ার পরিবর্তে একটি সাধারণ কারণ ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি গ্রাহকের কাছে যান, কারণ সেগুলি আপনার কর্মচারীদের কাছে মৌখিকভাবে আপত্তিজনক, তাহলে তিনি লিখবেন যে তিনি অযৌক্তিক। পরিবর্তে, বলুন যে আপনার সংস্থা তার চাহিদাগুলি সামঞ্জস্য করতে সক্ষম নয় এবং সেটি আরও ভালভাবে অন্য কোন সংস্থার দ্বারা পরিবেশন করা হবে। প্রকৃতপক্ষে, গ্রাহকের "চাহিদাগুলি" তার ধারাবাহিকভাবে ধাক্কাযুক্ত মনোভাবের সাথে জড়িত, তবে আপনি তাকে মনে করছেন যে আপনি এই সিদ্ধান্তটি তার সেরা আগ্রহের সাথে করেছেন।
বিকল্প হিসাবে, আরো নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক কারণ ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ক্লায়েন্টকে বলতে পারেন যে আপনার গ্রাহক বেস এত দ্রুত বাড়ছে যে আপনি আর আপনার গ্রাহকদের জন্য মানের পরিষেবা সরবরাহ করতে পারবেন না এবং ফলস্বরূপ আপনাকে কিছু ছেড়ে দিতে হবে। আপনি যদি আপনার সময় অতিবাহিত করে এমন দাবির ক্লায়েন্টকে যেতে দেন তবে বলুন যে আপনি তার প্রত্যাশা পূরণের জন্য তার সময়গুলির প্রয়োজনগুলি পূরণ করতে পারবেন না।
কিছু নির্দেশিকা বা অন্তত ভাল শুভেচ্ছা প্রস্তাব। উদাহরণস্বরূপ, আপনি গ্রাহককে অন্য স্থানীয় ব্যবসায়ের একটি রেফারাল দিতে পারেন যা আপনার একই পরিষেবা সরবরাহ করে। আপনি যদি গ্রাহকদের কাটিয়ে থাকেন তবে এটি আপনার কাজটিকে বিশেষভাবে ভাল করে তোলে কারণ আপনার ছোট ব্যবসা চাহিদা অনুসারে চলতে পারে না। আপনি তাদের প্রতিস্থাপন খুঁজে পেতে সাহায্য করতে ইচ্ছুক হলে গ্রাহকরা আরও বোঝার হবে। আপনি যদি তার গরীব মনোভাবের কারণে একজন গ্রাহককে যেতে দেন তবে, তাকে প্রতিযোগীদের কাছে উল্লেখ করবেন না কারণ তাকে তার সাথেও মোকাবিলা করতে হবে না। এই ধরনের ক্ষেত্রে, "আমি আপনাকে শুভ কামনা করি" মত কিছু বলার মাধ্যমে কেবল আপনার চিঠিটি বন্ধ করুন।
