আপনি যদি একজন কর্মচারী আপনার বসের জন্য একটি প্রতিবেদন লেখেন বা আপনার ব্যবসার মালিককে আপনার জেনারেল ম্যানেজারের কাছে রিপোর্ট করা হয় তবে সেরা সরঞ্জামটি কেন "কী-কী-কী" কাঠামো। কেন আপনি এই রিপোর্ট লিখছেন? পাঠক কি তথ্য জানতে হবে? আপনি কিভাবে আপনার সুপারিশ বা সিদ্ধান্ত উপস্থাপন করতে যাচ্ছেন? এই কাঠামোর পরে আপনার নথিতে একটি যৌক্তিক প্রবাহ দেবে। এটি আপনার বস বা নির্বাহীকে সুনির্দিষ্ট তথ্য দেওয়ার জন্য প্রয়োজনীয় সুনির্দিষ্ট তথ্য দেবে।
কেন ফোকাস
বুঝতে পারছেন কেন আপনি রিপোর্ট লিখছেন। আপনি রিপোর্টের উদ্দেশ্য সম্পর্কে স্পষ্ট তা অপরিহার্য, অন্যথায় আপনি আপনার লেখার ভুল শ্রোতার কাছে দরখাস্ত করতে পারেন বা গুরুত্বপূর্ণ তথ্য ত্যাগ করতে পারেন। প্রয়োজন হলে প্রশ্ন জিজ্ঞাসা করুন। প্রতিবেদনটি একাধিক বিভাগে বিতরণ করা হবে কিনা তা বিবেচনা করুন, প্রতিটি বিভাগের উদ্বেগগুলিকে সম্বোধন করার জন্য আপনাকে পৃথক বিভাগগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত কিনা তা বিবেচনা করুন।
কি তথ্য অন্তর্ভুক্ত সিদ্ধান্ত নিন
আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য সংগ্রহ করুন, যেমন আর্থিক তথ্য, চার্ট এবং গ্রাফ। যাদের মতামত আপনার রিপোর্ট প্রাসঙ্গিক হয় সাক্ষাত্কার। তারপরে, শ্রোতাদের জানা প্রয়োজন এমন গুরুত্বপূর্ণ পয়েন্ট বা পয়েন্টগুলিতে সিদ্ধান্ত নিন। প্রধান পয়েন্টগুলি হাইলাইট করে এমন কিছু অনুচ্ছেদের লেখার মাধ্যমে শুরু করুন বা আইটেমগুলির বুলেট-বিন্দু তালিকায় আপনার তথ্য গঠন করুন।
আপনার সুপারিশ উপস্থাপন কিভাবে সিদ্ধান্ত নিন
রিপোর্ট একটি শিরোনাম দিন। সংক্ষেপে বিস্তারিত বিবরণ বা রিপোর্ট লেখার কারণটি বর্ণনা করুন। তথ্য সংগ্রহের আপনার পদ্ধতি বর্ণনা করুন। যৌক্তিকভাবে রিপোর্টের শরীর সংগঠিত করুন, উদাহরণস্বরূপ, মূল থিম অনুসারে। আপনি পুঙ্খানুপুঙ্খভাবে বিষয় তদন্ত করেছেন যে দেখানোর জন্য যথেষ্ট তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। আপনার পরিসংখ্যান উপর ভিত্তি করে, আপনার উপসংহার বা সুপারিশ সঙ্গে রিপোর্ট শেষ।
একটি এক্সিকিউটিভ সারাংশ যোগ করুন
আপনার রিপোর্টের শুরুতে ফিরুন এবং একটি অনুচ্ছেদ বা দুটি যুক্ত করুন যা রিপোর্টের মূল পয়েন্টগুলি তুলে ধরে। বিকল্পভাবে, আপনার ধারনা গঠন বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করুন। নির্বাহী সারাংশ আপনার বস পড়তে সময় আছে যে সব হতে পারে তাই সব প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। সংক্ষেপে, রিপোর্ট কি সম্পর্কে? প্রধান ফলাফল কি কি? আপনি প্রস্তাব বা সুপারিশ কি? এরপরে কি হবে? আপনার সারাংশ সম্পাদনা করুন যতক্ষণ না এটি আপনার রিপোর্টের সারাংশ এক বা দুই মিনিটের মধ্যে পড়ার সময় সরবরাহ করে।
রিপোর্ট ফরম্যাট
একটি কোম্পানী স্টাইল গাইড আছে, আপনি এটি অনুসরণ নিশ্চিত করুন। অন্যথা, প্রতিলিপিটি সহজে পড়া স্টাইলে ফর্ম্যাট করুন, কপিটিকে যতটা সম্ভব স্ক্যান করতে সহজ করে তুলুন। বিষয় আলাদা করতে স্পষ্ট শিরোনাম ব্যবহার করুন; এটি আপনার বসকে প্রতিবেদনে প্রাসঙ্গিক পৃষ্ঠাটি খুঁজে পেতে সহজ করে তোলে। বড় ফন্ট বা গাঢ় মুদ্রণ গুরুত্বপূর্ণ তথ্য হাইলাইট বিবেচনা করুন। প্রতিবেদনের শেষে একটি পরিশিষ্টের কোন আর্থিক বিবৃতি, মুদ্রিত উপকরণ বা অন্যান্য সহায়ক নথি সংগঠিত করুন।
চেক এবং প্রুফড
সঠিক বানান এবং ব্যাকরণ জন্য রিপোর্ট চেক করুন। অনলাইন বানান পরীক্ষা এবং ব্যাকরণ পরীক্ষা সহায়ক কিন্তু তারা সর্বদা প্রসঙ্গের জন্য অনুমতি দেয় না।যদি সম্ভব হয়, কেউ ত্রুটি জন্য একটি beady চোখের সঙ্গে রিপোর্ট proofread আছে। প্রফেসরডারকে সাধারণভাবে সমালোচনা করতে বলুন। আপনি একটি চিন্তা অসম্পূর্ণ রেখেছেন? আপনি ধারাবাহিকভাবে শিল্প পরিভাষা ব্যবহার করেছেন? এটা বুঝতে সহজ? আপনার স্টেলার শব্দভান্ডার সঙ্গে অঙ্কিত করার চেষ্টা করবেন না - পরিবর্তে স্বচ্ছতার জন্য সংগ্রাম।
