মিটিং বিশ্বব্যাপী নিয়মিত ঘটতে থাকে এবং কয়েক মিনিটের অফিসিয়াল দলিলগুলি গৃহীত পদক্ষেপগুলি এবং সিদ্ধান্তগুলি রেকর্ড করার জন্য ব্যবহৃত হয়। যেহেতু কয়েক মিনিটের মধ্যে কোম্পানির চোখে অফিসিয়াল নথি হয়ে যায়, মিনিটের জন্য যে কোনও পরিবর্তনগুলি করা দরকার তা সংযোজন প্রয়োজন। যখন আপনি একটি সংযোজন তৈরি করেন তখন আপনি অবশ্যই কখন এবং কীভাবে মিটিং সভাতে এটি উপস্থাপন করবেন এবং অফিসিয়াল মিনিটের মধ্যে এটি যুক্ত করতে হবে, যাতে আপনি আপনার নিজের এই পরিবর্তনগুলি না করেন।
শেষ বৈঠকে সরকারী মিনিটের কপি তৈরি করুন, যাতে সভায় অংশগ্রহণকারী সবাই তাদের পর্যালোচনা করতে পারে।
পরবর্তী সভায় মিনিট পাস। গত সভায় মিনিট পর্যালোচনার মাধ্যমে বৈঠকে সভা শুরু করার জন্য সভাপতিত্ব করা হয়। অংশগ্রহণকারীদের সব মিনিট মাধ্যমে পড়া এবং তারা সরানো আগে তাদের অনুমোদন করা আবশ্যক। যদি কেউ যোগ, পরিবর্তন বা সংশোধন করার কিছু থাকে, তাহলে এটি বলতে উপযুক্ত সময়।
মিনিট পরিবর্তন লিখুন। আপনি মিনিটের আপনার অনুলিপি সরাসরি পরিবর্তনগুলি লিখতে পারেন, অথবা কাগজের আলাদা টুকরাতে নোটগুলি নিচের দিকে নিয়ে যেতে পারেন।
মিটিং সদস্যদের মঞ্জুরিপ্রাপ্ত প্রতি মিনিটে প্রস্তাবিত পরিবর্তনগুলি মেনে চলতে অনুমতি দিন। সবাই যদি চুক্তিতে থাকে, তবে আপনি মিনিটগুলিতে সংযোজন তৈরির সাথে এগিয়ে যেতে পারেন।
বৈঠক স্থগিত করা পরে সংযোজন তৈরি করুন। মিটিংয়ের পরে সংযোজন ঠিক করা সর্বোত্তম, যাতে তথ্য আপনার মনের মধ্যে এখনও তাজা। সংযোজন তথ্য লিখতে মিনিট টেমপ্লেট ব্যবহার করুন।
মিটিং দলের সদস্যদের কাছে সংযুক্ত সংযোজন সঙ্গে সরকারী মিনিট বিতরণ। ভবিষ্যতে অনেক দূরে থাকলে পরবর্তী সভাটি পর্যন্ত আপনি অপেক্ষা করতে পারেন না। পরিবর্তে, মিনিটের একটি ইলেকট্রনিক অনুলিপি এবং গোষ্ঠীকে ইমেলের মাধ্যমে সংযোজন এগিয়ে দিন, এবং সদস্যদের জানাবেন যে তাদের প্রতিক্রিয়া বা অনুমোদনটি স্বাগত জানাই। গ্রুপের সবাই যদি সংযোজন সহ মিনিটের অনুমোদন দেয় তবে এটি আপনার নতুন কার্যকারী নথি হয়ে উঠবে।
আপনার চেয়ারপারসন স্বাক্ষর প্রাপ্তির জন্য আপনার পরবর্তী সভায় মিনিট এবং সংযোজন আনুন। চেয়ারম্যান তাদের উপর লক্ষণ একবার মিনিট শুধুমাত্র অফিসিয়াল হয়ে।
