কোন ব্যবসা সেটিংসে, মিটিং অনিবার্য। এর চেয়ে বেশি বার, জনগণকে এই সভাগুলোতে যোগ দিতে হবে, তাদের ভয় দেখাবে। হতে পারে কারণ এটি খুব বেশি সময় ধরে চলছে, কারণ মিটিংয়ের জন্য কোনও সুস্পষ্ট কারণ নেই বা সম্ভবত এই মিটিংগুলির দ্বারা সমাধান করা যায় না। তারা স্পষ্টভাবে কার্যকর বৈঠকের পাঁচটি পিপি পূরণ করে না: উদ্দেশ্য, পণ্য, অংশগ্রহণকারী, সম্ভাব্য সমস্যা এবং প্রক্রিয়া।
উদ্দেশ্য
বৈঠকের উদ্দেশ্যটি মিটমাট করা, এজেন্ডা বা অংশগ্রহণকারীদের দ্বারা আলোচনা করার প্রয়োজনীয় মূল উদ্দেশ্য হিসাবে সংজ্ঞায়িত করা হয়েছে। আলোচনা করার কোন সমস্যা নেই তবে একটি মিটিং কল করার কোন কারণ নেই। কোন পরিষ্কার উদ্দেশ্য সঙ্গে মিটিং প্রত্যেকের সময় একটি বর্জ্য হয়।
প্রোডাক্ট
একটি মিটিংয়ের পণ্যটি যখন বলা এবং সম্পন্ন করা হয় তখন অর্জন করা উচিত এমন পছন্দসই ফলাফল বর্ণনা করে। এটি কেবল সভায় আকাঙ্ক্ষিত ফলাফল নয়, তবে ভবিষ্যতে কোম্পানির প্রকল্প এবং মেলার মধ্যে যে আলোচনায় আলোচনা করা হয় তারও পছন্দসই ফলাফল। মিটিংয়ের পণ্যটিকে সামনে এগিয়ে নিয়ে যাওয়া সভায় সভা পরিচালনা করে, মিটিংয়ের উদ্দেশ্য পূরণ না করে এমন বিষয়গুলিতে কথোপকথনগুলিকে বিভ্রান্ত করে রাখে।
অংশগ্রহণকারীরা
সভায় অংশগ্রহনকারীরা কেবলমাত্র সেই ব্যক্তিদের অন্তর্ভুক্ত করে যাদের জড়িত হতে হবে, যাদের দৃষ্টিভঙ্গি বা কাজগুলি সরাসরি মিটিংয়ের উদ্দেশ্য এবং পণ্যকে প্রভাবিত করে। উদাহরণস্বরূপ, হাসপাতালের মেডিক্যাল কর্মীরা হসপিটাল কম্পিউটার সিস্টেম সম্পর্কে একটি বৈঠকে অংশগ্রহন করবে না। তবে নার্স ও ডাক্তাররা স্বাস্থ্য ও রোগ সংক্রান্ত বিষয়গুলি বা মিটিংয়ের সভাগুলোতে অংশগ্রহণ করবে, যা তাদের লাইসেন্সগুলি আপ টু ডেট রাখতে ক্রনিনিং শিক্ষা ইউনিট, সিইউগুলি পেতে সহায়তা করবে।
সম্ভাব্য সমস্যা
সম্ভাব্য বিষয়গুলি অংশগ্রহণকারীদের মধ্যে উদ্বেগের সম্ভাবনা, এজেন্ডা বিষয়গুলির বর্তমান অবস্থার সাথে তারা যে সমস্যাগুলি দেখেন বা মিটিংয়ের সময় উত্থাপিত সম্ভাব্য সমাধানগুলির সাথে তাদের কোন সমস্যা দেখা দেয় সেগুলি হ'ল উদ্বেগের বিষয়। সম্ভাব্য বিষয়গুলিও সভায় প্রস্তুতির সময় নোটিশ থেকে পালিয়ে যাওয়া যে কোনও ভুলগুলি ধরতে অন্তর্ভুক্ত। উদাহরণস্বরূপ, কেউ এজেন্ডা তালিকাভুক্ত সমস্যাগুলির সম্ভাব্য সমাধানগুলির উপর উপস্থাপনা দিচ্ছে। সভায় কেউ কেউ লক্ষ্য করতে পারে যে এক বা দুইটি ঘটনা অনুপস্থিত, এবং এই ঘটনাগুলি সভার ফলাফল বা সমাধানটির উপর গভীর প্রভাব ফেলতে পারে। সমস্যাগুলি একটি প্রকল্পের ব্যয় বা প্রকল্পটি সম্পন্ন করার সময় নিয়ে সমস্যা হতে পারে।
প্রক্রিয়া
মিটিংয়ের প্রক্রিয়াটি সভায় সভাপতিত্বের জন্য প্রয়োজনীয় পদক্ষেপ এবং সভাগুলো উদ্দেশ্য অর্জনের জন্য রয়েছে। ভবিষ্যতে প্রকল্পগুলি এবং পণ্যদ্রব্য অর্জনের জন্য এটি একটি প্ল্যান তৈরি করাও যাতে এটি সমাপ্তির দিকে নজরে রাখা যায়। সময় এগিয়ে পদক্ষেপে তালিকাভুক্ত প্রক্রিয়া থাকার ফলে সকলেই মিট, প্রকল্প বা পণ্যদ্রব্যের উদ্দেশ্য এবং ফলাফল অর্জনে নিশ্চিত হওয়ার উপায় জড়িত। এটি বৈঠক অগ্রগতি অনুসরণ করার একটি উপায়।
