কার্যকরী ব্যবসায়িক প্রতিবেদন লেখার বৈশিষ্ট্যগুলি রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, পরিচালকদের অগ্রিম তাদের প্রতিবেদনগুলি রূপরেখা করা উচিত যাতে তারা সমস্ত প্রয়োজনীয় তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে। উপরন্তু, পরিচালকদের নির্দিষ্ট পাঠক এর জ্ঞান বেস বাইরে যে বিশেষ পদ বা শব্দ ব্যাখ্যা করা উচিত। যাইহোক, পাঁচটি মূল বৈশিষ্ট্য সবচেয়ে কার্যকরী ব্যবসায়িক প্রতিবেদনগুলিকে আন্ডারলাইন করতে থাকে।
সম্পূর্ণতা
রিপোর্টগুলি যা তারা প্রকাশ করার চেষ্টা করছে তাতে সম্পূর্ণ হতে হবে। সম্পূর্ণ প্রতিবেদন লেখার নিশ্চিত করার সর্বোত্তম উপায় হল আপনি আপনার সমস্ত উদ্দেশ্যগুলি কভার করে নিশ্চিত করুন। উদাহরণস্বরূপ, বিপণন গবেষণা রিপোর্টের উদ্দেশ্য পণ্য, মূল্য এবং গ্রাহক পরিষেবার সাথে গ্রাহক সন্তুষ্টি মাত্রা নির্ধারণ করতে পারে। উপরন্তু, আপনার উদ্দেশ্যগুলি কীভাবে আপনার পণ্যগুলি বা পরিষেবাদিগুলি কেনার বন্ধ করে দেওয়া হয়েছে তা খুঁজে বের করতে পারে। একটি সাধারণ ব্যবসা রিপোর্ট গঠন একটি ভূমিকা, শরীর এবং উপসংহার অন্তর্ভুক্ত। আপনাকে পরিচালকদের বা সহকর্মীদের জন্য একটি নির্বাহী সারাংশ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে যার কাছে আপনার প্রতিবেদনগুলির ফলাফল স্ক্যান করার সময় রয়েছে। আপনার নির্বাহী সারাংশ বুলেট পয়েন্ট ব্যবহার করুন, এবং শুধুমাত্র সবচেয়ে উল্লেখযোগ্য পয়েন্ট বা ফলাফল হাইলাইট।
সঠিকতা
তথ্য বা পরিসংখ্যান বিবৃত যখন আপনার রিপোর্ট সবসময় সঠিক হতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, বিপণন পরিচালকদের তাদের রিপোর্ট আর্থিক তথ্য intersperse করতে চান। অর্থ ব্যবস্থাপক দুই বছরের জন্য ত্রৈমাসিক বিক্রয় এবং মুনাফা পরিসংখ্যান সহ বিপণন গবেষণা পরিচালক প্রদান করতে পারে। রিপোর্টে তাদের অন্তর্ভুক্ত করার সময় এটি বিক্রয় এবং মুনাফা সঠিকভাবে প্রতিবেদন করার জন্য বিপণন গবেষণা পরিচালকের কাছে। একইভাবে, আপনি রেফারেন্স সঙ্গে আপনার কিছু বিবৃতি ব্যাক আপ করতে হবে। অতএব, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে যে আপনি অন্য কোনো লেখকের বিবৃতিগুলি সম্পূর্ণরূপে বোঝার আগে সম্পূর্ণরূপে বুঝতে পেরেছেন।
সহজ ভাষা ব্যবহার করে
ওয়েবসাইট উদ্যোক্তার মতে, আপনার প্রতিবেদনে বার্তাটি সহজ হওয়া উচিত। আপনি আপনার রিপোর্ট লিখতে চান যেমন আপনি একজন জুনিয়র উচ্চশিক্ষা সহ কাউকে সম্বোধন করছেন। বিমূর্ত ধারণা বা বিষয় জন্য সহজ শব্দ এবং ব্যাখ্যা ব্যবহার করুন। শ্রোতা সদস্যদের তার ক্ষেত্রের বাইরে থেকে ভাষ্য দেওয়ার সময় একজন পরিচালককে প্রযুক্তিগত শর্তাদি ব্যবহার করা এড়িয়ে চলতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, মার্কেটিং গবেষণা পেশায় যথাক্রমে বিপণন গবেষণা পদগুলি "ওপেন-এন্ড" এবং "ক্লোড-এন্ড" -এর পরিবর্তে "বহুবিধ পছন্দ" এবং "ফাঁকা-মধ্যে-ফাঁকা" শব্দগুলি ব্যবহার করা উচিত। এছাড়াও, বাক্য সংক্ষিপ্ত এবং বিন্দু রাখা।
সঠিক বানান, বিরাম এবং ক্রিয়া কাল
বানান বা ব্যাকরণগত ত্রুটির সাথে রিপোর্ট আউট করার জন্য কেবল কোনও অজুহাত নেই। সর্বদা আপনার কম্পিউটারে বানান পরীক্ষক মাধ্যমে আপনার রিপোর্ট চালান। অন্য কেউ সম্ভাব্য ব্যাকরণগত ত্রুটি বা ভুল ক্রিয়া কাল ব্যবহার করার জন্য আপনার রিপোর্ট প্রমাণিত আছে। আপনি সমস্ত রিপোর্ট সঠিক জায়গায় কমা, সময়কাল, প্রশ্ন চিহ্ন এবং বিস্ময় বিন্দু অন্তর্ভুক্ত নিশ্চিত করুন।
একটি সক্রিয় ভয়েস ব্যবহার করুন
সক্রিয় ভয়েস আপনি আপনার রিপোর্টে কর্তৃপক্ষের সাথে লিখতে পারবেন, যেমন প্যাসিভ ভয়েস। মৃত্যুদন্ড কার্যকর, পরিচালিত এবং সমীক্ষা করার পরিবর্তে নির্বাহিত, পরিচালিত এবং সমীক্ষার মতো শব্দ বা বাক্যাংশগুলি ব্যবহার করুন। "Ed" তে শেষ হওয়া শব্দগুলি ব্যবহার করুন, কারণ তারা আরও সক্রিয় ভয়েস প্রতিনিধিত্ব করে।
