কিভাবে একটি প্রশিক্ষণ মেমো লিখুন

যখন আপনি একটি প্রশিক্ষণ ম্যানুয়াল, ব্যবসা প্রক্রিয়া বা হ্যান্ডবুক আপডেট করতে হবে, নিখুঁত গাড়ির একটি প্রশিক্ষণ মেমো হয়। মেমো ফরম্যাটে আপনি আপনার প্রাপকদের লক্ষ্য করতে এবং সময়মত ফলোআপ তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে পারবেন এবং বিশেষ করে এমন পরিস্থিতিতে যেখানে নতুন আইনি বিবেচনার ভিত্তিতে বা প্রয়োজনীয় পদক্ষেপগুলিকে একটি বিদ্যমান প্রক্রিয়াতে যুক্ত করা হয়েছে তার জন্য দরকারী। কয়েকটি সহজ পদক্ষেপ অনুসরণ করে, আপনি নিশ্চিত করতে পারেন যে আপনার মেমোগুলি সাধারণ ক্ষতিগুলি এড়িয়ে চলার সময় আপনার ধারনাগুলি স্পষ্টভাবে এবং স্বল্পতার সাথে যোগাযোগ করে।

আপনার শ্রোতা সনাক্ত করুন। এই আপনাকে আপনার মেমো জন্য সবচেয়ে প্রাসঙ্গিক তথ্য অন্তর্ভুক্ত করতে সাহায্য করবে। উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনি তৃতীয় মেঝেতে নতুন কপিয়ারটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা ব্যাখ্যা করতে লেখেন, তবে বিল্ডিংয়ের প্রতিটি কর্মচারীকে মেমো পাঠান না। অথবা একটি নতুন আইন যদি আইন অফিসে শপথ গ্রহণ করা হয় তা প্রভাবিত করবে, তবে আপনাকে রক্ষণাবেক্ষণ দল অন্তর্ভুক্ত করতে হবে না।

আপনার বিষয় ভূমিকা। লাইন প্রথম দম্পতি আপনার পাঠকদের জানা উচিত কেন এই মেমো তাদের জন্য গুরুত্বপূর্ণ। তাদের পুরানো প্রক্রিয়াটি কী ছিল তা জানতে দিন, বা এই আপডেটটি কোনও প্রযোজ্য প্রক্রিয়াটি আপডেট করে, সেইসাথে আপডেটটির কারণ।

নতুন পদক্ষেপ বা প্রয়োজনীয়তা রূপরেখা। শিরোনামের মাত্র এক স্তর ব্যবহার করুন এবং আপনার ব্যাখ্যাগুলি সংক্ষিপ্ত এবং ফোকাস রাখুন। হালনাগাদকৃত তথ্যের পাশাপাশি কোনও পূর্ববর্তী পদক্ষেপ বা প্রক্রিয়া অন্তর্ভুক্ত করা উচিত যা আর অনুসরণ বা সম্পাদন করা উচিত নয়।

একটি সময় লাইন অন্তর্ভুক্ত করুন। নতুন নীতি কার্যকর হবে যখন আপনার দর্শকদের স্পষ্টভাবে জানাতে। যদি এটি একটি তাত্ক্ষণিক পরিবর্তন হয় তবে পূর্বে পদ্ধতির জন্য কোনও অনুগ্রহের সময় বা স্থানান্তরিত প্রক্রিয়া আছে কিনা তা স্পষ্টভাবে উল্লেখ করুন। উদাহরণস্বরূপ, অনুপস্থিতির ছুটির জন্য অনুরোধ করার জন্য একটি নতুন ফর্ম থাকলে, কর্মচারীদের জানাতে হবে যে ইতিমধ্যেই প্রক্রিয়া চলছে এমন অনুরোধগুলির কী হবে।

অনুসরণ পদক্ষেপ সঙ্গে বন্ধ করুন। আপনার মেমো শেষে, আপনার দর্শকদের জানতে হবে যদি তাদের কোন প্রশ্ন থাকে তবে তাদের কী করা উচিত যা আপনার নথিতে উত্তর দেওয়া হয়নি। এই অতিরিক্ত ডকুমেন্টেশন, অথবা একটি কল নম্বর যে তারা কল করতে পারেন একটি লিঙ্ক অন্তর্ভুক্ত হতে পারে। আপনার প্রশিক্ষণের মেমো আপডেটগুলির একটি সিরিজের অংশ হিসাবে, পরবর্তী আপডেটটি প্রস্তুত হলে রাষ্ট্র হবে।