একজন ব্যবসায়ীর শ্রোতাদের জন্য লেখাটি বন্ধুকে চিঠি লেখার মতো নয়। চিঠিটির উদ্দেশ্য আলাদা - সাধারণত, আপনি নির্দিষ্ট তথ্য প্রেরণ করবেন বা কাউকে নির্দিষ্ট পদক্ষেপ নেওয়ার জন্য জিজ্ঞাসা করবেন - এবং ফর্ম্যাটিং এবং শৈলী সম্পর্কিত কিছু প্রত্যাশা রয়েছে। প্রায়শই, একটি ব্যবসায়িক চিঠিটি হ'ল আপনি যে কাউকে প্রথম ছাপ দেবেন, তাই এটি সঠিক করা গুরুত্বপূর্ণ।
একটি ব্যবসা পত্র কি?
একটি ব্যবসায়িক চিঠি কোনও সংস্থা যে কোনও সংস্থাকে অন্য সংস্থায় পাঠায়, বা কোন সংস্থা এবং তার গ্রাহক, সরবরাহকারী এবং অন্যান্য পক্ষের মধ্যে চিঠিপত্র। আপনার কাজের অংশ হিসাবে আপনি যে চিঠিটি লিখেছেন তা একটি ব্যবসায়িক চিঠি হিসাবে যোগ্যতা অর্জন করবে, কিন্তু কোনও ব্যবসা, সংস্থা, সম্প্রদায় গোষ্ঠী বা কোনও পেশাদার প্রসঙ্গে ব্যক্তি পাঠানোর যেকোন চিঠিও এই বিভাগে পড়বে। প্রাথমিক পরীক্ষাটি বিষয়বস্তুগুলির মধ্যে একটি: আপনার প্রাপককে আপনার কাজের জীবনকে প্রভাবিত করে আপনি কী লিখবেন তাতে আগ্রহ থাকবে? যদি তাই হয়, তাহলে আপনার চিঠি একটি ব্যবসায়িক চিঠি হিসাবে যোগ্যতা অর্জন করবে।
কেন আপনি একটি ব্যবসা পত্র লিখতে হবে
ব্যবসার গুরুত্বপূর্ণ তথ্য প্রকাশ করতে গ্রাহকদের, ক্লায়েন্ট, সরবরাহকারী এবং স্টেকহোল্ডারদের কাছে লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, তারা একজন নির্মাতার কাছ থেকে পণ্য অর্ডার করতে পারে, গ্রাহকের তাদের অর্ডারের স্থিতি সম্পর্কে আপডেট করতে পারে, কোম্পানির শর্তাবলীতে উল্লেখযোগ্য পরিবর্তন বর্ণনা করতে পারে, এমন একটি সমস্যা সনাক্ত করতে পারে বা সদ্গুণ প্রকাশ করতে পারে। অনেক ব্যবসায়িক চিঠিতে কল টু অ্যাকশন অন্তর্ভুক্ত করা হবে, অর্থাৎ, চিঠিটি নির্দিষ্ট তথ্য বা প্রাপকের প্রতিক্রিয়ার অনুরোধ করবে।
একটি পরিষ্কার এবং পেশাদারী পদ্ধতিতে লিখতে প্রয়োজন যখন ব্যক্তি ব্যবসা চিঠি ফরম্যাট চয়ন করুন। উদাহরণগুলিতে চাকরির আবেদন, সারসংকলন কভার লেটার, অভিযোগের চিঠি, পদত্যাগ পত্র, রেফারেন্স চিঠি, গ্রহণযোগ্যতা বা আনুষ্ঠানিকভাবে যোগদান বা ব্যবসার তথ্য অনুরোধ করা অন্তর্ভুক্ত। এই অক্ষরগুলি কি সাধারণ আছে তা হল আপনার লেখার শৈলীতে সৃজনশীল বা উদ্ভাবক হওয়ার পরিবর্তে আপনি সংক্ষিপ্ত এবং নির্দিষ্ট হতে পারবেন এমন একটি প্রত্যাশা।
একটি ব্যবসা পত্র জন্য ফরম্যাট
মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রে ব্যবসাগুলি নীচে তালিকাভুক্ত চারটি সাধারণ অক্ষর বিন্যাসগুলির একটি ব্যবহার করে। এই ব্লক শৈলী সবচেয়ে জনপ্রিয়।
ব্লক অক্ষর বিন্যাস: একটি ব্লক অক্ষর শৈলী দিয়ে, সমস্ত পাঠ্য বাম মার্জিন দিয়ে ফ্লাশ হয়। আপনি অক্ষরটি গঠন করবেন যাতে লাইনের পাঠ্য একক স্পেসেড এবং অনুচ্ছেদগুলি দ্বিগুণ হয়। মার্জিন সাধারণত একটি স্ট্যান্ডার্ড এক ইঞ্চি সেটিং আছে তবে কিছু ব্যবসা তাদের ঘর শৈলী মিটমাট করার জন্য এই পরিবর্তিত।
সেমি ব্লক অক্ষর বিন্যাস: সেমি-ব্লক ব্লক ফর্ম্যাটের সমান, প্রতিটি অনুচ্ছেদের প্রথম লাইন ইন্ডেন্ট করা হয় সেটি সংরক্ষণ করুন।
বিকল্প ব্লক অক্ষর বিন্যাস: এই বিন্যাসটি ব্লক ফর্ম্যাটের সাথে ঘনিষ্ঠভাবে অনুসরণ করে যে তারিখ, প্রশংসাসূচক বন্ধ ("আন্তরিকভাবে") এবং লেখকের নাম, শিরোনাম এবং স্বাক্ষর পৃষ্ঠাটির ডানদিকে প্রদর্শিত হবে। আপনি লটারহেড ব্যবহার না করা পর্যন্ত, লেখকের ফেরত ঠিকানা ডান প্রদর্শিত হবে।
সরলীকৃত অক্ষর বিন্যাস: ব্লক বিন্যাসে আরেকটি বৈচিত্র্য, সরলীকৃত শৈলী উদ্বোধনী অভিবাদনকে বাদ দেয় ("প্রিয় মিঃ স্মিথ:")। যখন আপনার প্রাপকের নাম না থাকে তখন এই ফর্ম্যাটটি চয়ন করুন।
কিভাবে একটি ব্যবসা পত্র প্রাপক ঠিকানা
একটি একক প্রাপক একটি ব্যবসা চিঠি অ্যাড্রেসিং তুলনামূলকভাবে সহজবোধ্য। পৃষ্ঠার বাম দিকে অভ্যন্তরীণ ঠিকানা ব্লকটিতে প্রাপকের নাম এবং ঠিকানাটি কেবল লিখুন। সালামের সাথে আপনার চিঠিটি খুলুন: "প্রিয় মিস্টার / মিসেস / মিস। উপাধি:" বা "প্রিয় স্যার / ম্যাডাম:" সালাম শেষে কলোনটি লক্ষ্য করুন - শুধুমাত্র একটি ব্যক্তিগত চিঠি শুধুমাত্র কমা ব্যবহার করে; একটি ব্যবসা চিঠি সবসময় একটি কোলন ব্যবহার করে।
আপনি যদি প্রাপকের সাথে প্রথম নাম পদে থাকেন তবে ব্যক্তির প্রথম নাম লিখতে গ্রহণযোগ্য, উদাহরণস্বরূপ, আপনি বেশ কয়েকবার পূরণ করেছেন এবং সেই ব্যক্তিকে ভালভাবেই জানেন। এই ক্ষেত্রে, আপনার অভিবাদন পড়তে হবে, "প্রিয় জোসেফ:" অবিলম্বে একটি প্রথম নাম জন্য পৌঁছাতে না, তবে; এটা অভদ্র বলে মনে করা হয়।
একই চিঠিতে একাধিক প্রাপককে সম্বোধন করতে, নিম্নলিখিত বিকল্পগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করুন:
যেখানে প্রাপক একই অবস্থানে কাজ: শিরোনাম, নাম এবং (বিকল্পভাবে) প্রতিটি প্রাপকের কাজের শিরোনাম লিখুন, তারপরে ঠিকানা ঠিকানা ব্লকের একক কোম্পানির ঠিকানা লিখুন। অভিবাদনের জন্য, প্রতিটি প্রাপকের নাম একই ঠিকানায় তালিকাতে প্রদর্শিত হোন।
উদাহরণ:
সুফিয়া প্রেক্টর, সিইও মো জনাব মার্টিন বায়ার্ন, বিক্রয় পরিচালক ড ড। রেগান কুলসন, বিপণন ব্যবস্থাপক ড এবিসি লিমিটেড টাউন স্ট্রিট টাউনসভিল, কেনটাকি 395494
প্রিয় মিসেস প্রেক্টর, জনাব বায়ার্ন এবং ড। কোলসন:
প্রাপক বিভিন্ন ঠিকানা এ কাজ যেখানে: প্রতিটি প্রাপককে নিজের চিঠিটি পেতে হবে যাতে আপনাকে একই যোগাযোগের একাধিক কপি প্রস্তুত করতে হবে। বন্ধ করার পরে কার্বন কপি টীকাটি ব্যবহার করুন - "cc:" - অন্যান্য প্রাপকদের নাম তালিকাভুক্ত করুন। টীকা প্রতিটি প্রাপক যারা অন্যান্য প্রাপক যারা জানতে দেয়।
উদাহরণ:
সুফিয়া প্রেক্টর, সিইও মো এবিসি লিমিটেড টাউন স্ট্রিট টাউনসভিল, কেনটাকি 395494 প্রিয় মিস প্রেক্টর: চিঠি শরীর বিনীত, জানি দই সিসিঃ জনাব মার্টিন বায়ার্ন, বিক্রয় পরিচালক, ড। রেগান কুলসন, বিপণন ব্যবস্থাপক ড
অনেক প্রাপক আছে যখন: যখন আপনি অনেক প্রাপকের কাছে লেখেন, যেমন পরিচালক বোর্ডের সদস্যরা, একটি চিঠি লিখতে এবং সম্পূর্ণরূপে গোষ্ঠীতে এটি ঠিক করা উপযুক্ত। অভিবাদন মানুষের শরীরের উল্লেখ করা উচিত, উদাহরণস্বরূপ, "প্রিয় বিক্রয় বিভাগ" বা "প্রিয় কমিউনিটি যোগাযোগ দল।" চিঠির শেষে একটি বন্টন ব্লকটি ব্যবহার করুন, যে ব্যক্তিটি চিঠিটি পড়তে হবে সেই পৃথক গোষ্ঠী সদস্যদের তালিকাবদ্ধ করুন।
উদাহরণ:
পরিচালন পর্ষদ এবিসি লিমিটেড টাউন স্ট্রিট টাউনসভিল, কেনটাকি 395494 বোর্ডের প্রিয় সদস্যগণ: চিঠি শরীর বিনীত, জানি দই বন্টন: মিস সোফিয়া প্রেক্টর জনাব মার্টিন বাইরন ড। রেগান কুলসন ড মিসেস এলিজাবেথ মেজিয়া প্রফেসর জয়ন ভার্গাস মিঃ কোহেন অ্যান্ডারসেন
একটি বিজনেস লেটার বিভিন্ন অংশ
আপনি ব্লক বিন্যাস বা অন্য শৈলী ব্যবহার করছেন কিনা, আপনার ব্যবসার চিঠিটি নিম্নোক্ত বিভাগগুলিতে থাকা উচিত:
লেটারহেড বা ফেরত ঠিকানা: ব্যবসায় সাধারণত মুদ্রিত কাগজ ব্যবহার করে যা একটি বিশেষ ডিজাইন করা লোগো বা শীট শীর্ষে লেটারহেড অন্তর্ভুক্ত করে। লেটারহেড সংগঠনের ঠিকানা এবং যোগাযোগের বিবরণ বহন করে। আপনি যদি লেটারহেড ব্যবহার না করেন তবে চিঠির উপরের বাম দিকের কোণে আপনার নাম এবং ঠিকানা লিখুন। গ্রহীতার জন্য এটি সহায়ক হবে যদি এটি আপনার টেলিফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করার জন্য গ্রহণযোগ্য তবে বাধ্যতামূলক নয়।
তারিখ: ফেরত ঠিকানা নীচে অবিলম্বে একটি মাস-দিন-বছরের বিন্যাসে তারিখ লিখুন। যেহেতু অন্য দেশ দিন-মাস-বছরের বিন্যাস ব্যবহার করে, সংখ্যা ফর্মের পরিবর্তে শব্দটি ট্রান্সফার করে বিভ্রান্তি এড়াতে পারে - "২8 জুন, ২0188।"
ভিতরের ঠিকানা: প্রাপকের নাম, কোম্পানির নাম, ঠিকানা এবং জিপ কোড লিখুন। উপযুক্ত হলে একটি কাজের শিরোনাম অন্তর্ভুক্ত করুন। স্ট্যান্ডার্ড ব্যবসা স্টেশনারি ব্যবহার করে সর্বদা বাম মার্জিনের ভিতরে অভ্যন্তরীণ ঠিকানা সারিবদ্ধ। এটি করার অর্থ তিনটি ভাগে বিভক্ত হলে ঠিকানাটি খামের জানালায় প্রদর্শিত হবে।
অভিবাদন: উপরে বর্ণিত অভিবাদন পরে একটি কোলন ব্যবহার করতে মনে রাখবেন।
বিষয় লাইন: একটি বৈকল্পিক বিষয় লাইন জুড়ে প্রাপকটি দ্রুত কী সম্পর্কে তা বুঝতে সাহায্য করে। এখানে একটি উদাহরণ:
প্রিয় মিঃ ফিলিপস:
কাজের আবেদন প্যাক জন্য অনুরোধ
শরীরএই রাবার রাস্তা পূরণ যেখানে। একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি দিয়ে শুরু করুন যা আপনি কেন লিখছেন তা অনুচ্ছেদের একটি সিরিজ অনুসরণ করে যা সমস্যাটির দিকে রূপরেখা দেয়। সংক্ষিপ্ত অক্ষর রাখুন। বেশিরভাগ ব্যবসায়িক অক্ষরের জন্য, দুই থেকে পাঁচ অনুচ্ছেদের আদর্শ।
প্রশংসাসূচক বন্ধ: আপনি একটি ব্যবসা চিঠি বৃত্তাকার জন্য বিভিন্ন অপশন আছে। এখানে কিছু উদাহরন:
- আপনার সত্যিই,
- বিনীত,
- আন্তরিকভাবে আপনার,
- আপনার অনুগত,
- সহৃদয়তার সহিত,
- শুভ কামনা,
স্বাক্ষর: আপনার নাম এবং কাজের শিরোনাম মুদ্রণ করুন, আপনার টাইপ করা নাম এবং প্রশংসাসূচক বন্ধের মধ্যে একটি স্থান রেখে। আপনি এই স্থান আপনার নাম সাইন ইন করব।
পরিবেষ্টন এবং কার্বন কপি: একটি সিসি অন্তর্ভুক্ত করুন: যদি আপনি অন্য কারো কাছে চিঠিগুলির কপি প্রেরণ করেন। যদি চিঠিটির সাথে কোনও নথি সংযুক্ত থাকে তবে "এনক্লোজার" বা "এনক্লো।" লিখুন। স্বাক্ষর ব্লক নীচে।
কিভাবে একটি ব্যবসা পত্রের দেহ লিখুন
যাই হোক না কেন আপনার ব্যবসা চিঠি উদ্দেশ্য, চিঠি শরীর পরিষ্কার এবং সংক্ষেপে অপরিহার্য। আপনার প্রাপক ব্যস্ত যে বুঝতে এবং এটি মাধ্যমে স্কিম সম্ভবত। লজিক্যাল অনুচ্ছেদের মধ্যে আপনার অক্ষর গঠন করুন - অনুচ্ছেদের প্রতি একটি ধারণা - যাতে প্রাপক দ্রুত নীচের লাইন পেতে পারেন।
সংক্ষেপে অর্থহীন, যদিও; আপনি একটি কূটনৈতিক এবং পেশাদারী স্বন জন্য সংগ্রাম করতে হবে। দুটি উদাহরণ বিবেচনা করুন:
সাবধানে বিবেচনা করার পর, আমি অন্য কোম্পানির একটি অবস্থান গ্রহণ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছে। আমি কোম্পানী এবিসি এ কাজ করতে যাচ্ছি।
দ্বিতীয় সংস্করণ সংক্ষিপ্ত, কিন্তু এটি খুব সরাসরি এবং স্বতঃস্ফূর্ত স্বন মধ্যে কঠোর। এটা পাঠক আপত্তিজনক হতে পারে। প্রথম উদাহরণ, যখন কম সংক্ষিপ্ত, আরো শ্রদ্ধাশীল।
একবার আপনি চিঠিটির শরীরের মধ্যে আপনার পয়েন্ট তৈরি করলে, কল-টু-অ্যাকশন দিয়ে শেষ করুন, একটি সংক্ষিপ্ত বিবৃতি যা আপনি এখন কী ঘটতে চান তা বর্ণনা করে। মনে রাখবেন, আপনার পাঠক ব্যস্ত। তিনি পরবর্তী কি করতে হবে তার অনুমান ছেড়ে না। এখানে কিছু উদাহরন:
আপনি এই প্রস্তাবের সাথে একমত হলে, মে 31 দ্বারা আবার সাড়া দিন। আপনি যদি XYZ এর পরিষেবাগুলি সফলভাবে ব্যবহার করেছেন এমন ব্যক্তিদের জন্য যোগাযোগের তথ্য চান তবে দয়া করে আমাকে [email protected] এ ইমেল করুন।
ভয়েস এবং ভাষা জন্য বিকল্প
ব্যবসায়িক চিঠিগুলির ভাষা একটি স্বচ্ছন্দ, কথোপকথনমূলক শৈলী থেকে বৈধ চিঠিপত্র পাওয়া হাইপার-আনুষ্ঠানিক, প্রযুক্তিগত শৈলী থেকে পরিবর্তিত হয়। সবচেয়ে কার্যকর ব্যবসায়িক অক্ষর এই দুটি চরমের মধ্যে একটি ভারসাম্য বজায় রাখে। যদিও ব্যবসায়িক চিঠিগুলি সময়ের সাথে সাথে কম প্রথাগত হয়ে উঠেছে, তবে এটি অত্যন্ত অস্বাভাবিক লেখাটি অস্বাভাবিক এবং অসম্মানজনক হিসাবে জুড়ে যেতে পারে। অপরদিকে, আনুষ্ঠানিকভাবে আনুষ্ঠানিক লেখার পাঠকদের বিচ্ছিন্ন করতে পারে যারা আপনার শিল্প-নির্দিষ্ট ভাষা, শব্দভাণ্ডার এবং ফ্রেজ়িং বুঝতে পারে না। সব লেখার সাথে, আপনি শ্রোতা স্বন মেলে আবশ্যক। এটি আপনাকে আপনার পছন্দসই শৈলী সম্পর্কিত প্রচুর পরিমাণে দেয়।
যতক্ষণ না আপনি ব্যাংকিং খাত হিসাবে বিশেষভাবে আনুষ্ঠানিক শিল্পে কাজ করেন, ততক্ষণ আপনি তাদের আনুষ্ঠানিক সমতুল্য - "শুরু," "পরিবর্তনের" পরিবর্তে "সমাপ্তি" এবং "চেষ্টা" এর পরিবর্তে "শুরু" করার পরিবর্তে দৈনন্দিন শব্দের ব্যবহার করার চেষ্টা করা উচিত "চেষ্টা." বেশিরভাগ লোকেরা দীর্ঘতর এবং আরো জটিল শব্দগুলির সাথে পেশাদার শব্দভাণ্ডারকে যুক্ত করে তুললে এটি সহজ রাখা দ্বন্দ্বজনক বলে মনে হতে পারে। স্পষ্টতা, তবে কী। আপনার চিত্তাকর্ষক শব্দভাণ্ডারটি প্রদর্শন করার চেয়ে আপনার প্রাপক তার অংশে সর্বনিম্ন প্রচেষ্টার সাথে আপনার চিঠিটি বোঝেন এমন আরো বেশি গুরুত্বপূর্ণ।
যতক্ষণ না তারা আপনার কোম্পানির ঘরের স্টাইলের একটি নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য না হওয়া পর্যন্ত "আমি," "না" এবং "না" মত সংকোচনগুলি এড়িয়ে চলুন। কথোপকথন খুলতে গ্রাহকদের কাছে লেখার সময় কিছু কোম্পানি আরো অনানুষ্ঠানিক ভয়েস ব্যবহার করতে পছন্দ করে; অন্যদের পরিবর্তে একটি আনুষ্ঠানিক স্বর ধর্মঘট হবে। সামঞ্জস্য কি। আপনি যদি অন্যের উপর লেখার এক শৈলী পছন্দ করেন, তবে সংস্থার জুড়ে আপনার শৈলী পছন্দগুলির সাথে যোগাযোগ করতে ভুলবেন না এবং নিশ্চিত হন যে প্রত্যেকেই একই শৈলী নির্দেশিকা অনুসরণ করছে।
একটি ব্যবসা পত্র উদাহরণ
এটি সব একত্রিত করে, এখানে ব্লক বিন্যাসে একটি ছোট্ট ব্যবসায়িক অক্ষরের উদাহরণ রয়েছে:
মিঃ কার্ট ওয়ানান এবিসি লিমিটেড টাউন স্ট্রিট টাউনসভিল, কেনটাকি 395494 জানুয়ারী 11, 2018 প্রিয় মিঃ ওরয়ান: আমি আমাদের টাউনসভিলে "সক্রিয় বিকাশ" কমিউনিটি আউটরিচ প্রোগ্রামে আপনার সক্রিয় সমর্থনের জন্য আপনাকে আবার ধন্যবাদ জানাচ্ছি। আপনার প্রতিক্রিয়া, আপনার গঠনমূলক সমালোচনা এবং আপনার মূল্যবান অভিজ্ঞতা এই প্রকল্পের সফল বাস্তবায়ন উল্লেখযোগ্যভাবে অবদান রেখেছে। আমরা এখন আমাদের ফলো-আপ প্রকল্পের জন্য পূর্ণ তহবিল পেয়েছি, যা স্বতঃস্ফূর্তভাবে "আপনার ডোরস্টেপ প্রকৃতির"। আপনি যদি এই প্রকল্পে আপনার সহযোগিতা অব্যাহত রাখতে সম্মত হন তবে আমরা আনন্দিত হব। আমরা অবশ্যই আপনার অন্তর্দৃষ্টি এবং দক্ষতা ব্যবহার করতে পারে। আমি আপনার সংক্ষিপ্তসারের প্রস্তাবটি বর্ণনা করে একটি সংক্ষিপ্ত ব্রোশিওর ঘিরে রেখেছি। আমি আপনার পরবর্তী পদক্ষেপগুলি নিয়ে আলোচনা করার জন্য আপনার সাথে দেখা করতে চাই এবং আগামী সপ্তাহে একটি অ্যাপয়েন্টমেন্ট নির্ধারণের জন্য আপনার অফিসে কল করব। তোমার অবদানের জন্য তোমাকে অগ্রিম ধন্যবাদ। আন্তরিকভাবে আপনার, জানি দই Encl:
