আপনি ব্যবসায়ের ব্যবসার ক্ষেত্রে যদি কাজ করছেন, তবে সম্ভবত আপনাকে কোনও সময়ে ব্যবসায়িক প্রস্তাব বা প্রস্তাব পত্র বিকাশ করতে হবে। এটি এমন একটি দস্তাবেজ যা আপনার প্রতিষ্ঠানের পণ্য বা পরিষেবাদিগুলি সুযোগ, ব্যয়, সময়রেখা এবং বাজেটের মতো সংজ্ঞাযুক্ত পরামিতিগুলির উপর ভিত্তি করে একটি সম্ভাব্য প্রত্যাশা করার জন্য ব্যবহার করা হয়।
একটি প্রকল্প প্রস্তাব কি? এছাড়াও একটি ব্যবসায়িক প্রস্তাব বা প্রস্তাবের চিঠি হিসাবে পরিচিত, এই নথির সাধারণত আপনার শিল্পের উপর ভিত্তি করে বিভিন্ন প্রয়োজনীয়তা সঙ্গে একটি নির্দিষ্ট বিন্যাস আছে। যাইহোক, প্রস্তাব পত্রের মূল লক্ষ্যটি সর্বদা আপনার প্রমাণিত হওয়া সমস্যার সমাধান করার জন্য কীভাবে আপনার ব্যবসায় সাহায্য করতে পারে তা প্রমাণ করে।
একটি প্রস্তাব পত্র কি?
প্রস্তাবপত্রের চিঠিগুলি কোনও ব্যবসার দ্বারা অনুরোধ করা যেতে পারে বা অযাচিত হতে পারে। অনুরোধটি একটি বিক্রয়কারীর কাছ থেকে একটি প্রস্তাবের জন্য একটি প্রস্তাবকারী হিসাবে সহজ হতে পারে অথবা একটি RFP নামক একটি আনুষ্ঠানিক প্রক্রিয়া হতে পারে, অথবা প্রস্তাবের জন্য অনুরোধ করা যেতে পারে। এই প্রক্রিয়ার সাধারণত প্রতিযোগিতার ব্যবসা জয়ী প্রতিযোগিতামূলক প্রস্তাব পাঠানোর একাধিক প্রতিষ্ঠান জড়িত থাকে। শিল্প এবং RFP এর প্রকারের উপর ভিত্তি করে, প্রস্তাবটি প্রত্যাশা করে নির্দিষ্ট প্রয়োজনীয়তাগুলি পূরণ করতে হবে।
অযাচিত প্রস্তাবনা বা অনানুষ্ঠানিক অনুরোধগুলির সাথে ডিল করার সময়, অনুসরণ করার জন্য আপনার কোনও আনুষ্ঠানিক নির্দেশিকা নেই। যাইহোক, এমন একটি নথি তৈরি করা গুরুত্বপূর্ণ যা আপনার সম্ভাব্য প্রশ্নের উত্তরগুলি স্পষ্ট এবং সংক্ষেপে প্রকাশ করতে পারে। যদিও এই ক্ষেত্রে কোনও আনুষ্ঠানিক প্রয়োজনীয়তা নাও থাকতে পারে, তবুও এটি একটি যৌক্তিক কাঠামো অনুসরণ করা এবং আপনার ব্যবসায়ের গুরুত্বপূর্ণ দিকগুলিকে কভার করা এবং কীভাবে সম্ভাব্য সমস্যাগুলি সমাধান করছে সেগুলি সমাধান করে তা অপরিহার্য।
একটি ব্যবসা প্রস্তাব বা প্রস্তাব চিঠির শিল্প এবং প্রক্রিয়া নির্বিশেষে, নিম্নলিখিত মানদণ্ড অন্তর্ভুক্ত করা উচিত:
- কাভার লেটার
- নামপত্র
- সুচিপত্র
- নির্বাহী সারসংক্ষেপ
- সম্ভাব্য সমস্যা সম্মুখীন একটি সংক্ষিপ্ত বিবরণ
- লক্ষ্য বা উদ্দেশ্য উদ্দেশ্য
- কি আপনার প্রতিষ্ঠান সমস্যা হ্যান্ডেল যোগ্যতা অর্জন করে তোলে
- মূল্য এবং সময়রেখা সহ সুযোগ,.
- কর্ম একটি কল
- যোগাযোগের তথ্য
আপনার প্রস্তাব শুরু করার আগে গবেষণা পরিচালনা
আপনি টাইপ করা শুরু করার আগে, এক জায়গায় সমস্ত প্রাসঙ্গিক তথ্য সংগ্রহ করা গুরুত্বপূর্ণ। প্রস্তাবটি পড়ার চেষ্টা করবেন এবং তিনি সিদ্ধান্তকারী কিনা তা খুঁজে বের করার চেষ্টা করুন। আপনার শ্রোতাদের কাছে আপনার প্রস্তাবটি পেশ করুন, নিশ্চিত করে যে তারা যে সমস্ত তথ্য খুঁজছেন তা সরবরাহ করে।
প্রত্যাশার মুখোমুখি হয় কি ধরনের ব্যথা খুঁজে বের করুন। আপনার প্রতিযোগিতার তুলনায় আপনার সংস্থাগুলি কীভাবে তাদের সমস্যার সমাধান করার জন্য যথোপযুক্ত উপযুক্ত তা স্থাপন করুন। সম্ভাব্য ব্যবসায়গুলি থেকে কথা বলতে পারে এমন একই ব্যবসার থেকে আলাদা করে এমন উপাদানগুলি তালিকাভুক্ত করুন।
সম্ভাব্য বাজেটের সময় বা সময়সীমা মনে আছে কিনা তা নিশ্চিত করুন এবং নিশ্চিত করুন যে আপনার অভ্যন্তরীণ সংস্থানগুলি সেই প্রয়োজনীয়তা পূরণের জন্য একত্রিত হয়েছে। আপনার প্রস্তাবের কোনটি আপনার প্রত্যাশাটি সর্বাধিক ব্যবহারের জন্য নির্বাচিত হয়ে গেলে, আপনাকে তাদের মূল্য উদ্ধৃত করার আগে আপনার অভ্যন্তরীণ খরচ গণনা করতে হবে।
প্রকল্পের সুযোগ প্রদান করুন
প্রকল্পটির সুযোগটি রূপরেখা প্রস্তাব-লেখার বিন্যাসের একটি প্রধান উপাদান। লিখিত এই মূল তথ্য আপনার প্রস্তাব লেখার উপর একটি মাথা শুরু দেয়। সুযোগের মূল বিবরণ খসড়া করার জন্য কিছু সময় নিন। প্রথম উপাদানটি আপনার প্রতিষ্ঠানের মধ্যে কে কাজ করবে তা নির্ধারণ করা, যিনি প্রক্রিয়াটি পরিচালনা করবেন এবং আপনার গ্রাহকের সাথে যোগাযোগের প্রধান পয়েন্ট কে হবে।
পরবর্তীতে, গ্রাহককে তাদের ব্যথাগুলি পরিচালনা করতে সহায়তা করার জন্য আপনাকে অবশ্যই কী করতে হবে তা নির্ধারণ করতে হবে। আপনার সংগঠন কী পদক্ষেপ গ্রহণ করবে এবং সম্ভাব্য সমস্যার সমাধান করার জন্য আপনি যে প্রক্রিয়াটি ব্যবহার করবেন তা রূপরেখা করুন। আপনার সাফল্যের পরিমাপ পরিমাপ করতে আপনার সংগঠন যে পরিমাপগুলি ব্যবহার করবে সেগুলিও তালিকাভুক্ত করা উচিত।
পরিশেষে, যতটা সম্ভব বিস্তারিত তালিকাটি রূপরেখা রূপরেখা করুন, আপনার প্রস্তাবিত তারিখ অনুসারে প্রকল্পটি সম্পূর্ণ করার জন্য আপনার কোম্পানী আঘাত করবে মাইলফলক প্রদান করে। আপনার টাইমলাইনে অনুমান করা উদার হউন, যে কোনো উদ্ঘাটনযোগ্য সমস্যাগুলির জন্য অ্যাকাউন্টিং হতে পারে। এটি আপনার প্রত্যাশাকে আপনি কী সরবরাহ করতে পারেন তার একটি বাস্তবসম্মত অ্যাকাউন্ট সরবরাহ করতে।
ভূমিকা এবং এক্সিকিউটিভ সারাংশ সঙ্গে শুরু করুন
আপনার প্রস্তাব পত্রের প্রবর্তন আপনার কোম্পানীর এবং ব্র্যান্ড সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, আপনি কোনটি এবং আপনি কী করছেন তার কিছু ব্যাকগ্রাউন্ড সহ। আপনি প্রায়ই প্রস্তাবপত্রগুলি লেখেন, তবে আপনি আপনার কোম্পানির সম্পর্কে বোলোলেপ্লেট পাঠ্য বিকাশ করতে পারেন যা আপনি প্রতিবার পুনঃব্যবহার করতে পারেন।
নির্বাহী সারাংশ আপনার প্রস্তাব প্রাসঙ্গিক বিষয় অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। যদিও আপনি নথির প্রতিটি দৃষ্টিভঙ্গি সংক্ষিপ্ত করার চেষ্টা করবেন না তবে আপনার কোম্পানির চাকরির জন্য সঠিক কেন এবং কীভাবে আপনি সম্ভাব্য ব্যথার পয়েন্টগুলি পরিচালনা করতে সহায়তা করবেন সে সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করবেন।
প্রস্তাব শরীরের বিকাশ
প্রস্তাবের সংস্থাটি আপনার প্রত্যাশার সম্মুখীন হওয়া সমস্যার বিশদ অন্তর্ভুক্ত করতে হবে। তাদের সমস্যাগুলি বোঝার জন্য, তাদের আড়াআড়ি এবং দৈনন্দিন ভিত্তিতে তারা যে সমস্যাগুলি দেখছেন তা নির্দিষ্ট করে নিন। এটি আপনার সম্ভাব্যতা দেখানোর জন্য সাহায্য করে যে আপনি তাদের পক্ষে গুরুত্বপূর্ণ এলাকায় ভালভাবে সচেতন।
আপনার প্রস্তাব জন্য উদ্দেশ্য রূপরেখা। এটি প্রাথমিকভাবে আপনার প্রস্তাবিত পণ্য বা পরিষেবাদিগুলির মাধ্যমে তাদের ব্যবসায়িক সমস্যাগুলির মাধ্যমে তাদের সহায়তা করার অর্থের সম্ভাবনাটি প্রদর্শন করবে। আপনার কোম্পানী আপনার প্রতিযোগীদের থেকে কী আলাদা করে এবং আপনি তাদের চেয়ে প্রত্যাশার সাথে কাজ করার জন্য আরও উপযুক্ত কেন সে সম্পর্কে বিশদ সরবরাহ করুন। এটিতে আপনি যে অন্যান্য সংস্থার সাথে কাজ করেছেন তার সাথে কথা বলা, অতীতের প্রকল্পগুলির উদাহরণগুলি দেখানো এবং আপনার জ্ঞান এবং দক্ষতার বিশদ সরবরাহ করাতে পারে।
বিশেষ উল্লেখ এবং অনুমান প্রদান করুন
আপনি নির্দিষ্ট দাম এবং সময়সূচী সঙ্গে বর্ণিত সুযোগ অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার সংস্থাটি সম্ভাব্যতার প্রয়োজনীয়তাগুলির জন্য সমস্ত বিশদ জানাতে পারে না, তাই আপনার কিছু অভ্যন্তরীণ বাজেট এবং টাইমলাইন বিধিনিষেধের মতো কিছু জিনিস অনুমান করতে হবে। আপনি প্রস্তাব মধ্যে যারা অনুমিতি অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন এবং এমনকি কয়েকটি অপশন প্রদান করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি প্রতিটি সময়রেখার জন্য সংশ্লিষ্ট মূল্যের সাথে চার সপ্তাহের পরিবর্তনের জন্য অনুমান প্রদান করতে পারেন, ছয়-সপ্তাহের পাল্টা পাল্টা এবং আট সপ্তাহের পাল্টা পাল্টা পাল্টাতে পারেন।
একটি শক্তিশালী আর্গুমেন্ট সঙ্গে বন্ধ করুন
প্রস্তাব পত্রের জন্য আপনার উপসংহারে আপনি যে তথ্যটি সরবরাহ করেছেন তার একটি সংক্ষিপ্ত সারসংক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনি প্রস্তাবিত প্রস্তাবটি বিবেচনা করার জন্য সময় নেওয়ার জন্য তাদের ধন্যবাদ, এবং পরবর্তীতে কী করতে হবে সে সম্পর্কে তথ্য সরবরাহ করুন। আপনার ব্যবসার প্রস্তাবের জন্য একটি কল করার জন্য এটি অন্তর্ভুক্ত করা গুরুত্বপূর্ণ। এই প্রস্তাবটি নিয়ে আপনি আলোচনায় বসতে বা চুক্তিতে স্বাক্ষর করার জন্য একটি সভা স্থাপনের জন্য আপনাকে কলিং অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন। অবশেষে, ইমেল, ফোন এবং ওয়েবসাইটের মতো কয়েকটি বিকল্প সহ তারা কীভাবে আপনার সাথে যোগাযোগ করতে পারে সে সম্পর্কে তথ্য অন্তর্ভুক্ত করে।
সর্বোত্তম অনুশীলন অনুসরণ করুন
আপনার প্রস্তাব চিঠি আরো কার্যকর করতে, কিছু সহায়ক নথি বরাবর পাঠান। এতে আপনার অতীত ক্লায়েন্টের কেস স্টাডিজ, সুখী গ্রাহকদের এবং প্রশংসাপত্রগুলির প্রশংসাপত্রগুলি আপনার সাফল্যের হার দেখাচ্ছে এমন পরিসংখ্যান সহ কেস স্টাডিজ অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে।
কোম্পানির লটারহেডে আপনার প্রস্তাবটি লিখতে ভুলবেন না এবং যদি আপনার কাছে সংস্থানগুলি উপলব্ধ থাকে তবে এটি গ্রাফিক ডিজাইনার দ্বারা ডিজাইন করা আছে। চাক্ষুষ উপাদান মনোযোগ প্রদান আপনার কোম্পানীর প্রত্যাশা প্রত্যাশী হতে পারে প্রতিযোগিতামূলক প্রস্তাব থেকে স্ট্যান্ড আউট করতে সাহায্য করতে পারেন।
অনুসরণ করতে ভুলবেন না
প্রস্তাবপত্রের চিঠিপত্রের সরাসরি অংশ না হলেও, প্রস্তাব পাঠানোর মূল উপাদানগুলির মধ্যে একটি হল সম্ভাব্যতার সাথে অনুসরণ করা। নথির বিষয়ে তাদের কোনো প্রশ্ন বা মতামত আছে কি না তা জানতে প্রস্তাব পত্র পাঠানোর কয়েক দিনের পরে আপনার প্রত্যাশাকে কল করুন বা ইমেল করুন। কোন উপাদান সম্পর্কে তাদের আরও তথ্যের প্রয়োজন হতে পারে তা স্পষ্ট করার প্রস্তাব। অনুসরণ করে, আপনি সম্ভাব্য সঙ্গে একটি শক্তিশালী সম্পর্ক গড়ে তুলতে সাহায্য।
