ব্যবসার মালিক হিসাবে, আপনার অর্থের নজর রাখা এবং সময়গুলিতে কর প্রদান করা আপনার দায়িত্ব। আপনার পছন্দগুলির উপর নির্ভর করে, আপনি এই কাজটি পরিচালনা করতে আপনার নিজের অ্যাকাউন্টিং করতে পারেন, একজন পেশাদার ভাড়া করতে পারেন বা আপনার প্রতিষ্ঠানের কাউকে মনোনীত করতে পারেন। আপনি কোন বিকল্পটি চয়ন করেন তা কোন ব্যাপার না, সেখানে বিভিন্ন অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলির সাথে নিজেকে পরিচিত করতে সময় নিন। ম্যানুয়াল এবং কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সফটওয়্যার প্রোগ্রাম ছাড়াও একক-এন্ট্রি সিস্টেম এবং ডাবল-এন্ট্রি সিস্টেমগুলির মধ্যে পার্থক্যগুলির বিষয়ে আপনার স্পষ্ট বোঝার বিষয়টি নিশ্চিত করুন।
একটি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম কি?
বিভিন্ন ধরনের অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম রয়েছে, এবং প্রতিটিতে স্বতন্ত্র বৈশিষ্ট্য রয়েছে। যাইহোক, তাদের সকলের একটি সাধারণ উদ্দেশ্য রয়েছে: ব্যবসার আর্থিক ক্রিয়াকলাপ পরিচালনা করা, যেমন তার উপার্জন, ব্যয় এবং দায়। এই ডিজিটাল যুগে, বেশিরভাগ অ্যাকাউন্টেন্ট অত্যাধুনিক পেমেন্ট অনুস্মারক, উন্নত রিপোর্টিং ক্ষমতা, স্বয়ংক্রিয় ডেটা ব্যাকআপ, ক্লাউড-ভিত্তিক পরিষেবাদি এবং আরও অনেক কিছু সমন্বিত সিস্টেমগুলি ব্যবহার করে।
একাউন্টিং সিস্টেম ছাড়া, আপনার মাসিক এবং বার্ষিক প্রতিবেদনের জন্য আপনার বইগুলি প্রস্তুত করা, আপনার প্রতিদিনের খরচের নজর রাখুন এবং আপনার কোম্পানির আর্থিক কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন করা কঠিন হবে। ম্যানুয়াল গণনা অপ্রচলিত এবং মানুষের ত্রুটি প্রবণ। অন্যদিকে, কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি সঠিক এবং সবকিছুকে আরও সহজ করে তোলে। ব্যয়বহুল ভুলগুলি প্রতিরোধ করার সময় আপনি বা আপনার টিম সময় এবং অর্থ সঞ্চয় করবেন।
এই প্রোগ্রামগুলি অ্যাকাউন্টিং তথ্যের সব ধরণের পরিচালনা করতে পারে এবং বিস্তারিত প্রতিবেদন তৈরি করতে পারে। আপনি কর্মচারীদের বেতন দেওয়া এবং প্রদেয় মজুরি, রেকর্ড লেনদেন, ক্রেডিট টার্নওভার অনুপাত এবং সেলস, বেতন, জায় এবং আপনার ব্যবসার অন্যান্য কী দিকগুলির সাথে সম্পর্কিত ডেটা প্রক্রিয়া যাচাই করতে তাদের ব্যবহার করতে পারেন। কিছু অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম ছোট ব্যবসার জন্য এবং ফ্রিল্যান্সারদের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে, অন্যরা বড় উদ্যোগ, সরকারী সংস্থা বা নির্দিষ্ট শিল্পগুলিতে আপীল করে।
অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার প্রকার
একটি অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম নির্বাচন আপনার বাজেট, পছন্দ এবং ব্যবসায়িক আকার উপর নির্ভর করে। আর্থিক সফ্টওয়্যার সিস্টেমের চারটি প্রধান ধরণেরগুলির মধ্যে রয়েছে:
- একা-এন্ট্রি সিস্টেম
- ডাবল এন্ট্রি সিস্টেম
- ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম
- কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম
এগুলি আরো ক্লাউড একাউন্টিং সফ্টওয়্যার, কাস্টম অ্যাকাউন্টিং সফ্টওয়্যার, এন্টারপ্রাইজ রিসোর্স প্ল্যানিং সফটওয়্যার, বাণিজ্যিক অফ দ্য-শেফ সফটওয়্যার এবং আরও অনেক কিছুতে বিভক্ত হতে পারে। সর্বশেষ প্রোগ্রামগুলির বিপণন এবং বিক্রয় অটোমেশন ক্ষমতা, সীমাহীন চালান সময়সূচী, বেতন মডিউল এবং অন্যান্য কাটিয়া প্রান্ত বৈশিষ্ট্য রয়েছে। অ্যাকাউন্টিং তাদের অ্যাপ্লিকেশন আপনার দৈনন্দিন দৈনন্দিন অপারেশন ট্র্যাকিং অতিক্রম করে।
একক এন্ট্রি সিস্টেম সবচেয়ে মৌলিক বিকল্প। তাদের নাম প্রস্তাব করে, তারা অ্যাকাউন্টিং জার্নাল একটি একক এন্ট্রি সঙ্গে প্রতিটি লেনদেন রেকর্ড। এই পদ্ধতি ব্যবহার করা সহজ এবং অ্যাকাউন্টিং প্রশিক্ষণ প্রয়োজন হয় না। এটি কার্যকলাপ কম পরিমাণে সঙ্গে ছোট কোম্পানি আপিল। নেতিবাচক দিক হল এটি ত্রুটিগুলির প্রবণতা এবং অ্যাকাউন্টগুলি প্রাপ্তিযোগ্য, অ্যাকাউন্ট প্রদেয়, দায় এবং আরও অনেক কিছু ট্র্যাক করে না।
আজকাল বেশিরভাগ ধরণের আর্থিক সফটওয়্যার সিস্টেম, ছোট উদ্যোগের জন্য ডিজাইন করা সহ, ডাবল এন্ট্রি বুককিপিং ব্যবহার করুন। এর অর্থ হল যে প্রতিটি লেনদেনে কমপক্ষে দুটি অ্যাকাউন্ট জড়িত থাকবে, যা আরো সঠিক রিপোর্টিং এবং সময়মত ত্রুটি সনাক্তকরণের অনুমতি দেয়।
ম্যানুয়াল বনাম কম্পিউটারাইজড অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম
উভয় অ্যাকাউন্টিং সিস্টেম একই নীতির উপর ভিত্তি করে। ম্যানুয়াল অ্যাকাউন্টিং, সময় কাটাচ্ছে এবং আরও কাগজপত্র জড়িত। যারা এটি ব্যবহার করে তাদের আর্থিক বিবৃতির প্রতিবেদন প্রস্তুত করতে হবে, ট্রায়াল ব্যালেন্স গণনা করতে হবে, শারীরিক নিবন্ধকদের রেকর্ডগুলি রেকর্ড করতে হবে ইত্যাদি। যেহেতু সবকিছু নিজে সম্পন্ন হয়, তাই মানব ত্রুটির উচ্চ ঝুঁকি আছে।
অন্যদিকে, কম্পিউটারাইজড সিস্টেম ইলেকট্রনিকভাবে আর্থিক আর্থিক লেনদেন রেকর্ড করে এবং আপনার ক্রিয়াকলাপগুলি স্ট্রিমলাইন করতে পারে। ব্যবহারকারীরা বিভিন্ন ফরম্যাটে তথ্য দেখতে, মেঘে এটি সংরক্ষণ করতে এবং যেতে যেতে অ্যাক্সেস করতে পারেন। উদাহরণগুলি FreshBooks, Zoho Books, FreeAgent, QuickBooks, Xero এবং ActivityHD অন্তর্ভুক্ত।
আপনার নেশার উপর নির্ভর করে, আপনি শিল্প-ভিত্তিক অ্যাকাউন্টিং সিস্টেমগুলি যেমন Sage 300 নির্মাণ এবং রিয়েল এস্টেট, আবিলা এমআইপি ফান্ড অ্যাকাউন্টিং বা ঋষি স্থায়ী সম্পদ হিসাবেও নির্বাচন করতে পারেন। অনেক প্রোগ্রাম বিশেষভাবে স্বাস্থ্যসেবা সুবিধা, উত্পাদন সংস্থা, অলাভজনক এবং অন্যান্য ধরনের সংস্থার জন্য ডিজাইন করা হয়।
