একটি ইভেন্ট পরিকল্পনা অনেক কাজ লাগে। প্রত্যেক ব্যক্তির বা সংস্থার জন্য যাদের পরিষেবাগুলি আপনি ভাড়া করেন, তাদের জন্য আপনাকে সেই পরিষেবাটি ছাড়াই অতিরিক্ত চার্জ করা বা আটকে রাখা থেকে রক্ষা করার জন্য একটি চুক্তি করতে হবে। একটি ইভেন্ট চুক্তি লেখার সময় প্লেইন, সংক্ষিপ্ত ভাষা ব্যবহার করুন তাই কোন পক্ষ থেকে ভুল ব্যাখ্যা করার জন্য কোন রুম নেই।
আপনার রেফারেন্সের জন্য একটি নথিতে চুক্তিতে অন্তর্ভুক্ত করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত তথ্য সংকলন করুন। এটিতে আপনার এবং কোম্পানির বা ব্যক্তির সাথে যোগাযোগের ঠিকানা, ফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা, ইভেন্টের তারিখ, কর্মীর সময়গুলি দেখাতে সময় এবং ইভেন্টটি শুরু হওয়ার সময় এবং এর প্রত্যাশিত হওয়া সম্পর্কিত নাম এবং যোগাযোগের তথ্য অন্তর্ভুক্ত। শেষ. আপনি সরবরাহকারী কোনও প্রাসঙ্গিক সরঞ্জামের তালিকা এবং চুক্তিবদ্ধ কর্মীকে কী আশা করতে চান তা লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি একটি ডিজে ভাড়া নিচ্ছেন তবে আপনি যদি স্পিকার সরবরাহ করতে পারেন তবে এটি পরিষ্কার করুন, তবে ডিজে তারের জন্য দায়ী।
পরিচিতি তথ্যের জন্য বিভাগগুলির সাথে তালিকা তৈরি করুন, তালিকাভুক্ত তারিখগুলি এবং সময়গুলি, সেইসাথে আপনার তালিকার প্রত্যাশাগুলি তৈরি করুন। ইতিমধ্যে বিন্যস্ত চুক্তির জন্য, মাইক্রোসফ্ট অফিস থেকে অনেকগুলি বিনামূল্যে টেম্পলেট সরবরাহ করে।
প্রাপকের নামে আপনার নাম, চুক্তিবদ্ধ কর্মীর নাম (বা কোম্পানির নাম) প্রাপক হিসাবে, ঘন্টা বা সামগ্রিক মজুরি এবং যেকোনো অতিরিক্ত ফি যা যোগ বা বিয়োগ করার জন্য দায়বদ্ধ, তা প্রদান করে একটি পেমেন্ট চুক্তি লিখুন (বিশেষ করে এটি কেন হতে পারে, যদি গ্রহণযোগ্য.). প্রদানের পদ্ধতি অন্তর্ভুক্ত করুন (চেক, নগদ, পেপ্যাল) এবং পেমেন্ট প্রদান করা হবে। অনুষ্ঠানের দিনে পেমেন্ট প্রদান করা হবে কিনা সেটি নির্দেশ করে যে পরিষেবাটি সম্পূর্ণ হওয়ার আগে বা পরে হবে।
বিশেষ করে অর্থ ফেরত এবং বাতিলকরণের জন্য একটি বিভাগ লিখুন এবং অর্থ প্রদান না করার জন্য আপনার স্থানের কী স্পষ্টভাবে প্রকাশ করবেন। বাতিল করার অনুমতি দেওয়ার জন্য একটি সময় উইন্ডো অন্তর্ভুক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ: "সংস্থা ইভেন্টটি 48 ঘন্টা আগে বাতিল করতে পারে, বা তাদের মূল্য নির্ধারণ করা হবে।" এছাড়াও ফি হবে, রাজ্য।
আপনার ইভেন্টের নির্দিষ্ট কোনও আলোচনাযোগ্য আইটেম এবং কীভাবে সমাধান করা যেতে পারে সেগুলির জন্য একটি বিভাগ লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, ইভেন্টটি যদি বাইরে থাকে, তবে "বৃষ্টির দিন" পরিকল্পনাটি অন্তর্ভুক্ত করুন বা ইঙ্গিত দিন যে আপনি ইভেন্টটি বাতিল করবেন কিনা, আপনি চুক্তিবদ্ধ কর্মীকে কীভাবে সূচিত করবেন এবং কী কী (যদি থাকে) ক্ষতিপূরণ পাবেন।
আপনার নাম এবং চুক্তিবদ্ধ কর্মীদের পূর্ণ নামগুলির সাথে একটি বিভাগ তৈরি করুন, টাইপ করুন, একটি লাইন তারিখ এবং সাইন সহ। কর্মীর জন্য সাইন ইন ইভেন্ট চুক্তি অনুলিপি করুন, এবং আপনার রেকর্ডের জন্য একটি অতিরিক্ত কপি রাখুন।
