ধরুন আপনি একজন কোম্পানির একজন পরিচালক এবং আপনি বেশ কয়েকজন কর্মচারীর তত্ত্বাবধান করেন। আপনি কর্মচারীদের তাদের কাজের কর্তব্য বুঝতে চান কারণ আপনি বার্ষিক তাদের কাজের কর্মক্ষমতা মূল্যায়ন করতে হবে। আপনি যদি ফ্লোর চার্টে কাজের দায়গুলি দেখতে পান তবে এটি তাদের সাহায্য করবে। এটি একটি ছবি বা চিত্রের পাশাপাশি একটি বর্ণনাতে দেখা যায় যদি এটি একটি প্রক্রিয়া বুঝতে সহজ হয়।
প্রবাহ চার্ট সফ্টওয়্যার প্রাপ্ত করুন অথবা আপনি যদি এটির দ্বারা প্রবাহ চার্ট প্রতীকগুলির সাথে একটি প্রবাহ চার্ট টেমপ্লেটটি পেতে পছন্দ করেন। তারা কী দাঁড়াবে তা বোঝার জন্য প্রতীকগুলি অধ্যয়ন করুন যাতে আপনি প্রবাহচিত্র তৈরি করার সময় সঠিকভাবে তাদের ব্যবহার করবেন। একবার আপনি প্রবাহ চার্ট তৈরি প্রবাহ চার্ট প্রতীক বুঝতে হবে সহজ।
প্রতিটি পৃথক ব্যক্তির কাগজপত্রের জন্য আপনি প্রতিটি তত্ত্বাবধানের জন্য প্রতিটি কাজের পদক্ষেপ ক্রমশান্তিকভাবে লিখুন। প্রতিটি কর্মচারী আপনার তালিকাভুক্ত পদক্ষেপগুলির পর্যালোচনা করুন এবং আপনি যে কোনও পদক্ষেপগুলি সম্পর্কে অবহিত করেন যা আপনাকে মিস করতে পারে তাই আপনি তাদের তালিকাতে যোগ করতে এবং প্রবাহ চার্টে অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন।
প্রবাহ চার্ট সফ্টওয়্যার বা টেমপ্লেট ব্যবহার করে আপনি তত্ত্বাবধান প্রতিটি কাজ জন্য একটি ফ্লো চার্ট তৈরি। আপনি ধাপে দুটিতে বর্ণিত প্রতিটি কাজের জন্য প্রবাহ চার্টের প্রতিটি পদক্ষেপ অন্তর্ভুক্ত করুন। সঠিক পদক্ষেপে এবং সঠিক পদক্ষেপে সঠিক পদক্ষেপে আপনি প্রতিটি পদক্ষেপের জন্য প্রযোজ্য প্রতীকটি অঙ্কন করুন।
কর্মচারীকে প্রবাহ চার্টের প্রথম খসড়াটি প্রদান করুন যা সেই দায়িত্বগুলি পূরণ করে এবং প্রবাহচিহ্নে তার মন্তব্যগুলি জিজ্ঞাসা করে। আপনি যে কোন পদক্ষেপগুলি মিস করেছেন বা ভুল ক্রমানুসারে আপনার যে কোনওটি সনাক্ত করতে পারেন।
প্রয়োজনীয় বিবেচিত প্রবাহচিহ্নে যে কোনও পরিবর্তন বাস্তবায়নের মাধ্যমে মন্তব্যগুলি বিবেচনায় নেওয়া ফ্লোচার্টগুলি পুনরায় করুন। আপনি কোনও মন্তব্যে কর্মচারীর সাথে একমত না হন বা প্রবাহ চার্টে পরিবর্তনগুলি কর্মচারীর সাথে আলোচনা করে এবং ব্যাখ্যা করেন যে আপনি কেন সম্মত হন না এবং তাকে প্রতিক্রিয়া দেওয়ার সুযোগ দেন। তারা এমন কিছু জানে যা আপনি না করেন এবং আপনার কাজটির কোন অন্তর্দৃষ্টি বা দৃষ্টিকোণ না থাকে এবং আপনি একবার তার দৃষ্টিভঙ্গি বুঝতে পারলে আপনি তাদের পরিবর্তনের সাথে একমত হতে পারেন।
কর্মীদের তাদের কাজের জন্য সমাপ্ত প্রবাহচিহ্ন একটি কপি দিন। এছাড়াও সেইসব কাজের জন্য যা একটি প্রক্রিয়ার অংশ হিসাবে আপনি সেই প্রক্রিয়ার সাথে জড়িত সকল কর্মচারীর সাথে অন্যান্য প্রবাহচিহ্নগুলি ভাগ করতে চান যাতে তারা সমগ্র প্রক্রিয়াটি বুঝতে পারে। এটি ক্রস প্রশিক্ষণ সহজতর করবে এবং কর্মচারীদের জানাবে যে তারা ব্যবসার সমালোচনামূলক একটি বড় প্রক্রিয়াগুলির অংশ।
ভবিষ্যতে রেফারেন্স এবং প্রশিক্ষণ উদ্দেশ্যে একটি রিং বাইন্ডার প্রবাহ চার্ট একটি কপি রাখুন।
